こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」製造業ライターの堀内です。
製造業では製造工程の中で設計や営業、生産管理、購買、製造とさまざまな部署と情報共有をしなければなりません。しかし、ファイル共有の方法が非効率的で情報共有がスムーズにいかない企業が珍しくないのも事実です。
皆さんの会社でも「ファイル共有に手間がかかる」「情報共有に時間がかかっている」などの悩みはないでしょうか。その悩みの解決にはクラウドストレージによる情報共有が最適です。
本記事では製造工程におけるファイル共有の課題と、クラウドストレージによる改善策について紹介します。
Contents
製造工程におけるファイル共有の課題
一般的に製造工程とはモノを作り販売するまでの過程のことを指します。具体的には製品の企画・設計～生産計画～購買～製造～販売までが製造工程に含まれます。その製造工程においてファイル共有の課題には何が挙げられるでしょうか。
事務工数がかかる
一つ目の課題は、事務工数がかかり非効率的である点です。
製造業の仕事は自社だけで完結するものではなく、外部の企業とも頻繫にやり取りをする必要があります。取引先からの受注や協力会社への依頼の時に、ファイルの共有を電子メールで行っている方もいるのではないでしょうか。
しかし、設計図やCADの図面などはファイル容量が大きくなりがちで、メールだと容量制限があったりファイルの圧縮をする必要があったりと何かと事務工数がかかるものです。他にも、部品点数が多い組立加工業では、部品の納品書を何回にも分割して送付することがありますが、メールの履歴を管理する手間もかかります。
また、いままでの慣習からFAXで発注や受注を行っている企業も存在するでしょう。時には紙で管理する必要もありますが、基本的に紙でのやり取りは管理が大変であり、システムに手入力もしなければならず、非効率的なのは否定できません。
全社的な取り組みができない
工場や営業所、倉庫が複数の拠点にある企業では、全社的な取り組みができないという点もファイル共有で起きる課題です。
社内のネットワークが整備されておらず、ファイルのやり取りをメールで行っていると、複数の拠点と本社とで情報共有がスムーズにいかず、さまざまなデメリットが発生します。
たとえば多くの企業では原価計算を行っています。製品別に原材料費や人件費などがいくらかかっているかを分析する原価管理は、各工場が個別に行うだけでなく、本社でも一元的に管理する必要があります。
なぜなら、もし原材料費の高騰が原価を上げる原因だった場合、各工場が個別に資材調達をするのではなく、会社がまとめて調達をした方が安く購入できるなどのメリットがあるからです。しかし、情報共有がスムーズにいかないと、一元管理が難しくなり、結果として全社的な改善ができないことになります。
情報をリアルタイムに把握できない
製造のプロセスにおいては、営業や生産管理、製造といった部署が密に連携をしなければなりません。特に、ファイル共有をはじめとする情報共有をリアルタイムにできないと、さまざまな問題が発生することになります。
たとえばリアルタイムに把握したい情報の一つとして、在庫があります。在庫は、各部署が日々の販売実績や出荷実績、製造実績を集計することで正確に把握することができます。ただ、Excelなどの表計算ソフトで集計をしていると、バージョン管理がおろそかになり、最新の在庫情報を確実に把握できません。
セキュリティ面
ファイル共有を一歩間違えてしまうと、情報漏洩という問題も発生します。製造工程の中では機密性の高い情報を扱うことになりますが、メールでファイル共有をすると送信先を誤ってしまう可能性があります。
またUSBでの情報共有も、無くした時の影響を考えるとリスクのある方法です。そのため、セキュリティ面を確保しながら、いかにファイル共有をするかも課題として挙げられます。
製造業の情報共有を進めるクラウドストレージとは
クラウドストレージとは、インターネットを経由してファイルの保存・共有ができるサービスのことです。インターネット環境さえあればPCやスマートフォンから目的のファイルにアクセスすることができます。
クラウドストレージを利用すれば従来のように個別のPCに保存する必要がはなくなるほか、万が一のためのデータのバックアップとしても活用できます。
さまざまな関係先とファイル共有をしなければならない製造工程において、クラウドストレージの導入がもたらすメリットは効率化や全体最適など多岐にわたります。
クラウドストレージによる改善策
では、クラウドストレージを導入したことで、製造工程のファイル共有がどのように変わるでしょうか。その一例をひも解いていきます。
事務作業の効率化
クラウドストレージでさまざま部署、取引先とファイルを共有する場合は、指定のURLを送るだけで共有ができます。従来のように、ファイルが大容量のためにメールに分割して添付したり、ファイル共有サイトにアップロードしたりする手間がなくなります。
これにより事務工数を削減することができ、業務の効率化につながるメリットがあります。
情報の共有によるサプライチェーンの最適化
インターネット環境さえあればどんな場所からでもアクセスできる点が、クラウドストレージの特徴の一つです。製造業のように全国に支店や工場、倉庫を持っている企業でも、クラウドストレージを活用すれば製造工程を一気通貫で管理できるようになります。
近年、原料の調達から生産、販売までを管理するサプライチェーンマネジメントの重要性が増しています。クラウドストレージにより各拠点の情報を共有すれば、サプライチェーンの情報を適切に管理できるため、最適化につながります。
タイムリーに情報を把握できる
クラウドストレージを活用すれば、営業から購買、生産、出荷までの部署でタイムリーに情報を把握できるようになります。なぜなら、クラウドストレージにあるファイルを複数の人が共同で閲覧・編集できるため、情報共有がいっそうスピーディになるためからです。
在庫情報は営業と生産管理、製造部門で迅速に共有する必要がありますが、クラウドストレージに日々の出来高や完成品在庫をファイルとして保存していれば、営業と生産管理はその情報を元に正確な納期回答ができるようになります。
高度なセキュリティ対策
クラウドストレージでは権限を付与したうえでファイル共有ができるため、セキュリティ面での対策にもなります。見せたい相手にだけファイルにアクセスできるように設定しておけば、情報漏洩のリスクを防ぐメリットがあるのです。
また、個別のファイルごとにパスワードをかけたり、時限付きの公開機能を備えたクラウドストレージもあります。仮に意図しない相手に共有URLを送信してしまった場合、ファイルに紐づいている該当のURLを削除すれば受信者の閲覧を防ぐことが可能です。
経済産業省からはデータ保護にとどまらず、セキュリティ対策に関する幅広い領域においてのガイドラインが提示されています。自社のデータ資産を安全に保管できるようにまずは第一歩としてクラウドストレージを検討されてみてはいかがでしょうか。
経済産業省：工場システムにおけるサイバー・フィジカル・セキュリティ対策ガイドライン
まとめ
今回は、製造工程におけるファイル共有の課題と、クラウドストレージでその課題をいかに改善できるかを解説しました。
製造業はさまざまな関係先があり、また全国に拠点を持つ企業も存在するため、従来のようなメールやFAXなどでの情報のやり取りは改善の余地があるのではないでしょうか。
しかし、クラウドストレージを利用すればインターネット経由で簡単にファイルを共有できるため、業務の効率化やサプライチェーンの最適化につなげることができます。
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ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：堀内 孝浩
食品会社にて工程管理や設備管理、製造オペレーターを約7年経験。
製造業における生産性向上・コスト削減・DXなど幅広い領域で現場感に基づいた実用的な情報を提供します。
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