こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」マーケティングの畝です。
建設プロジェクトにおいて、建設に関わる情報がまとめられた電子ファイルの共有を効率的に実施したいと考えたことはないでしょうか。
あると思われた方も少なくはないと思います。
電子ファイルの効率的な共有は、その建設プロジェクトを円滑に進めるための肝になる重要な課題です。ここでは、データ共有においてどのような課題があるのか、その課題を解決するためには、どのようなことに気をつける必要があるのかなどについて解説します。
この記事を読めば、電子ファイルの共有に関する概要を理解できることでしょう。
ぜひ最後まで、ご覧いただければと思います。
Contents
建設業でのデータ共有の課題
ここでは、建設業界で電子ファイルを共有する場合に、課題になる事柄について解説します。
データ共有に時間がかかる
クラウドシステムを含む、オンラインストレージを利用しないで、電子ファイルを共有する場合、手間と時間がかかります。
オンラインストレージを利用しない場合の基本的な電子ファイルの共有方法は、電子メールに添付したり、USBメモリを介した方法になります。
しかし、これらの共有方法の欠点は、利用容量の制限がかかりやすいことです。特に建設業界では、図面のイメージデータや写真などの容量の大きいデータの共有が主となります。
そのような環境下で、データ容量を意識しながら、図面や写真を送付する度にデータの圧縮やファイルの分割を行うのは、無視できない手間となることでしょう。現場やオフィスで速やかに事実確認を行いたい場合、このような無駄な労力はできるだけ省かれるのが理想的です。
そのため、アップロード容量が緩和されているオンラインストレージで電子ファイルの共有を行えるよう努力する必要があります。
セキュリティにおける懸念
オンラインストレージを利用しない場合、セキュリティ面でも懸念される部分があります。
例えば、電子メールを利用して電子データの共有を行う場合、メールの宛先を間違えてしまえば、途端に情報漏洩につながります。また、USBメモリを利用した場合でも、移動先あるいは移動中の場所のどこかに置き忘れたり、紛失したりするリスクを無くすことはできません。
しかし、オンラインストレージを利用した場合は、メールの宛先を間違えて情報漏洩をしてしまったり、置き忘れて紛失したりするリスクを下げることができます。
さらに、ベンダーが提供する高度なセキュリティで守られたスペース上で、電子ファイルの共有を行えるので、安全でリアルタイムな情報の共有が可能となります。
ネットワーク接続可能なハードディスクによるデータ管理の脆弱性
オンラインストレージを利用しない電子ファイルの管理方法として、ネットワークに接続可能なハードディスクによる管理方法があげられます。
しかし、この場合、データ破損の可能性が高まることがあります。
ネットワーク接続可能なハードディスクによるデータ管理の場合、作業現場にハードディスクを配置して、運用することが多いようです。その結果、破損や故障のリスクが高まるというデメリットが発生してしまいます。
また、ハードディスクが故障してしまえば、データ復旧に多大な手間や時間がかかる上、最悪の場合、データが消失してしまう可能性すらあります。業務上重要な電子ファイルが消失してしまえば、納期遅れの原因になることは明らかです。そのためにも、電子ファイルの共有は、強固な管理体制のもと実施していく必要があります。
オンラインでデータを共有した時の失敗例
ここでは、オンラインストレージの導入に失敗した事例を解説していきます。オンラインストレージ導入の検討の際に参考となれば幸いです。
大量のファイルのアップロードができない
オンラインストレージで電子ファイルを管理する場合、大量のファイルをアップロードすることに向いていないケースも見受けられます。
オンラインストレージの場合、電子メールなどの管理方法と比較すれば、ファイルサイズ等の制限が緩和されていますが、一度にアップロードするファイル量に制限があるサービスもあります。
このような理由から、オンラインストレージサービスを選定する時は、利用可能な容量だけでなく、一度にアップロードできるファイルサイズにも注意しましょう。
操作が煩雑で現場に馴染まない
ツールの操作が煩雑で、利用しにくいサービスの場合も、オンラインストレージを導入して失敗する典型的なケースです。
従業員のITリテラシーは、十人十色で違います。多くの従業員が一定レベルのITリテラシーをもっていれば、何も問題ありませんが、IT活用が苦手な方も一定数いることでしょう。
そのため、ITリテラシーの低い従業員にとって、オンラインストレージを効率的に利用することは難しいと考えるべきでしょう。いくら便利なツールでも、従業員の間に浸透しなければ意味がありません。
そのオンラインストレージが、自社に適しているか導入前に見極める必要があります。
高度すぎるセキュリティ設定による弊害
セキュリティ対策ができることが、オンラインストレージのメリットでもあるのですが、高度過ぎるセキュリティシステムは、サービスの導入を失敗させる原因になります。
オンラインストレージサービスによっては、アクセス権限を詳細に設定できるものもあります。しかし、そのアクセス権限の付与の仕方によっては、フォルダ1つ移動しただけで、そのフォルダへアクセスできなくなることもしばしば発生するようです。
オンラインストレージを導入する場合、セキュリティが高度過ぎないかも検討する項目としてあげるべきでしょう。
ファイルの形式によってはデバイスで開けないこともある
オンラインストレージの導入に失敗したケースには、格納したファイルを開くことができないという事例もあるようです。
共有するファイルには、図面や写真などのイメージの他、ワードやエクセルなどのファイルも存在するでしょう。デバイスによっては、このようなファイルを開けない場合もあります。
建設業において、現場に常にパソコンがあることは稀です。そのため、資料が必要になった出先での閲覧が常時可能でなければ、業務の円滑な進捗に支障をきたすことは間違いないでしょう
そのため、頻繁に閲覧をすることが予想されるファイルにおいては、どのデバイスでも閲覧できることを予め確認しておくことをオススメします。
建設現場とオフィスでファイル共有を効率化するコツ
ここでは、ファイル共有を効率化するコツをご紹介します。
共有したいファイルを洗い出す
まず大切なことは、共有したいファイルの洗い出しを行うことです。区分けして個別に情報共有されると、共有する側も共有される側にとっても作業効率が下がります。
その時点で分かっている範囲で構わないので、どんな情報を共有するべきか洗い出すことが重要となるでしょう。
情報共有アプリを利用する
情報共有アプリを利用するのも、情報を効率的に共有するコツと言えます。
メールで情報共有を行うとすると、情報の受け手が、別途その情報をどこに保存するか検討しなければならず、効率的ではありません。
電子ファイルを含む業務情報を効率的に運用する手段として、情報共有アプリを利用することも1つの手です。
ファイルの運用ルールを決める
情報のスムーズな共有には、ファイルに運用ルールを事前に決めておくことも重要です。
情報共有ツールを利用していたとしても、その運用ルールが決まっていないと、情報共有が非効率的に進められてしまいます。
運用ルールといっても難しいものではなく、日報を毎日決まった時間に共有するといった具合に、ごくごく基本的なルールを決めるだけで、情報共有を効率的に実施できます。
建設業でのデータ共有システムを選定する時のポイント
ここでは、データ共有システムを選定する時のポイントをご紹介します。
データ容量は適切に確保できるか
まずは、データ容量を適切に確保できるかどうかを確認しましょう。
利用するオンラインストレージサービスにより、利用できるデータ容量や一度にアップロードできるファイルサイズに差があります。
そのため、自社で利用することを想定し、データの容量の制限に引っかからないように、オンラインストレージサービスを選定することが重要です。
対応機器は適当か
次にそのオンラインストレージサービスに対応しているデバイスかどうかも確認が必要です。
そのツールの利用には、もしかしたら、最新のデバイスやOSが必要かもしれません。
古いデバイスやOSを利用している場合、そのツールに対応していないこともあるため、オンラインストレージの導入と一緒に、新しいデバイスの購入も検討する必要もあるでしょう。
十分なセキュリティ対策が講じられているか
セキュリティ対策が講じられているかも、オンラインストレージを導入するのに重要なポイントです。扱う情報は、個人情報が多分に含まれているため、セキュリティ対策が充実していることは大切なファクターとなります。
万が一、情報が漏洩した場合、顧客との信頼関係を損ねることは避けられません。
データ共有の課題解決の1つとして「クロジカ大容量ファイル管理」の利用を
データ共有の課題を解決する方法として、クラウド型大容量ファイルサーバーが便利です。
その中でも、「クロジカ大容量ファイル管理」がオススメできます。
その理由は、取引先へのデータ送信が簡単で、安全安心にファイルが管理でき、操作が簡単だからです。その他にも、スマートフォンに対応していたり、セキュリティ面に強かったりとメリットの多いオンラインストレージとなっています。
まとめ
いかがでしたしょうか。
ここまで、電子ファイルを効率的に共有するための課題や、その方法について解説してきました。
この記事のポイントを整理すると以下の通りです。
- 建設業でのデータ共有の課題は、データ共有に時間がかかる、セキュリティ面での懸念があるなど。
- 効率的に情報を共有するコツは、情報共有ツールを利用したり、共有したい情報を洗い出すことがあげられる。
- オンラインストレージサービスの選定ポイントは、データ容量が適切に確保できるか、利用するデバイスが適当かなど。
- オンラインストレージを利用するなら、「クロジカ大容量ファイル管理」がオススメ。
これらの情報が少しでも皆様のお役に立てば幸いです。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
参考：【国土交通省】土木工事等の情報共有システム活用ガイドライン
大容量ファイル管理をクラウドでかんたんに
無料ではじめる大容量ファイル管理
クロジカガイドブック
- 大容量ファイル管理の課題を解決
- 大容量のクラウド移行
- 大容量のデータ共有
- データ保護
- クロジカ大容量ファイル管理の主な機能
