こんにちは。「クロジカ大容量ファイル管理」印刷業ライターの麻です。
膨大な入稿データや在版データを日々取り扱う印刷業界にとって、データの管理・共有に関する悩みはつきものではないでしょうか。専用ソフトを用いた容量の大きなデータの管理や社内外の担当者とのデータ共有など、印刷業界にとって避けては通れない課題の数々は、クラウドストレージの活用で解決が可能です。
そこで本記事では、印刷業界におけるデータ管理・共有に関するよくある課題と、その解決策について解説します。
Contents
印刷業界のデータ管理・共有に関する、よくある課題4点
印刷業界ならではのデータ管理・共有に関するよくある課題は、次の4点です。
・膨大なデータの管理の課題
・最新校正データの管理の課題
・複数の部署・職種におけるデータ共有の課題
・取引先とのデータ共有の課題
それぞれの課題について、詳しく見ていきましょう。
膨大なデータを管理しきれない
取引先からの入稿データはもちろん、膨大な在版データも抱える印刷業界にとって、適切なデータ管理は切実な課題といえます。取引先からハードディスクで提供されるデータや、普段の活用シーンは少なくても保存しておかなければならない古いデータなど、日々増えゆくデータの管理方法に頭を抱えるシステム担当者は少なくないはずです。
専用のデザインソフトやDTPソフトを使って作成するデータはサイズが重くなりやすく、社内サーバーの容量不足を招く一因にもなります。社内サーバーでデータを管理している場合、容量の拡張にともなう手間やコストに苦慮するケースもあるでしょう。
最新校正データの管理ミスが起こりやすい
社内外を問わず複数の担当者が関わる案件や、短期間で何度も再校正を重ねる案件では、最新校正データの管理が複雑になりがちです。例えば何通もやり取りしたメールを取り違えたり、メール校正の合間に紙での色校正を挟んだりするなど、過去の校正と最新校正を混同しやすくなります。取引先が古い校正を最新と思い込み、最新校正に存在するミスを見逃してしまうこともあるでしょう。
また、制作者が最新ではない古いデータを誤って修正し印刷してしまうといった、いわゆる“先祖返り”によるミスが発生することもあります。大きな損害に直結しかねない最新データ管理ミスの防止は、印刷業界にとって特に気をつけたい重要な課題といえるでしょう。
部署や職種によってデータ管理の方法が異なる
印刷物を印刷するまでには、営業・企画・デザイン・DTP・製版などさまざまな工程があります。印刷物の制作に携わる全社員が常にスムーズに情報共有できる状態が理想ではありますが、実際には部署や職種によってデータ管理の方法が統一されていないことも珍しくありません。
「どこにどのデータがあるか、一部の社員しか理解していない」状況では、普段の業務効率に影響を及ぼすだけでなく、ミスの原因やトラブル時の対応の遅れなどにもつながる恐れがあります。
取引先とのデータ共有による情報漏洩リスク＆業務負担増
印刷物を納品するまでの間、取引先や外注先との密なデータ共有が必要になる印刷業界では、情報の取扱いに対する十分な注意が必要です。入稿データの受け取りやメール校正などの場面では添付データサイズが大きくなりやすいため、何通かに分けたメールの送受信が必要となるケースも少なくないでしょう。頻繁なメールの送受信は手間がかかるだけでなく、情報漏洩リスクも伴います。
これまで広く用いられてきたパスワード付きZIPファイルのメール送信（PPAP）は、現在では“セキュリティ対策”と“受け取る側の利便性”という2つの観点から適切ではないと考えられ、内閣府でも令和2年11月より利用を廃止しています。
参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日
業務効率にも考慮しつつ大切なデータを安心・安全に管理することは、印刷業界にとって大きな課題といえます。
印刷業界のデータ管理・共有の課題はクラウドストレージで解決
印刷業界が抱えるデータ管理・共有に関する課題の数々は、インターネット上でデータを管理するクラウドストレージを活用することで解決できます。ここでは、先に紹介した4点の課題ごとに、クラウドストレージを用いた解決策を解説します。
必要に応じてストレージの容量を増やせる
クラウドストレージは、必要に応じて容量を追加することができます。入稿データや在版データなど、増える一方のデータによるサーバーの容量不足にお困りのシステム担当者は、クラウドストレージの活用を検討してみましょう。
簡単な手続きで容量を拡張できる点もメリットです。自社サーバーとは異なり、新しいサーバーの増設やHDDの取り付けといった手間がかかりません。利用可能な容量はプランによって異なるため、自社の状況に合わせたサービスを選ぶとよいでしょう。
「バージョン管理機能」でデータ重複を防げる
最新校正データの管理には「バージョン管理機能」を備えたクラウドストレージの活用がおすすめです。バージョン管理機能では、自動的に各ファイルの編集履歴を残すことができます。データの新旧を判断しやすくなるため、重複保存リスクの軽減や最新校正データの取り違え防止に役立ちます。
社内の別部署や外注先など複数の担当者が並行して同じ案件に取り組むケースでも、バージョン管理機能があればミスのリスクを下げ、業務をスムーズに進めやすくなります。
「フォルダ共有機能」でデータを一元管理
「フォルダ共有機能」を備えたクラウドストレージでは、グループフォルダを設けてデータを一元的に管理することができます。
部署や職種などをまたいで活用するファイルを一元管理すれば簡単にデータを共有できるので、「別部署が管理するデータがどこにあるのか分からない」、「データ探しに時間がかかる」などと悩むこともなくなります。
高セキュリティ＆簡単！ファイルをURL化してデータ共有
クラウドストレージに保存したデータは、URL化して担当者間で簡単に共有することができます。また、頻繁にやり取りが発生する取引先がいる場合は、「フォルダ共有機能」で、特定の人しかファイルにアクセスできないように設定することで、入稿・校正データの受け渡しなどが、よりスムーズになります。これによって、セキュリティ性の高いファイル共有が可能になり誤送信リスクへの対策もとることが出来ます。また、添付データサイズが大きくなりがちな入稿・校正メールの送受信にかかる手間を大幅にカットできる点も、取引先と社内双方にとってのメリットといえるでしょう。
まとめ
機密情報を含む膨大なデータを取り扱う印刷業界にとって、データ管理・共有に対する適切な対応は必須といえます。とはいえ「営業から印刷までの工程で、社内外を問わず多くの担当者が頻繁にデータをやり取りする」、「専用ソフトを用いるためデータが重くなる」といった印刷業界ならではの事情による問題も避けては通れません。
セキュリティ対策や業務効率も考慮しながら大切なデータを適切に管理・共有するためには、クラウドストレージを上手く活用することがおすすめです。バージョン管理やフォルダ共有機能を備えたクラウドストレージは、システム管理者だけでなく、校了までに何度も修正を繰り返す制作現場にとっても使い勝手がよいでしょう。各社が様々なプランを提供しているため、自社に合わせたクラウドストレージサービスの導入を検討してみてください。
印刷業でのファイル管理に「クロジカ大容量ファイル管理」
「クロジカ大容量ファイル管理」は、広範囲において膨大な入稿データや在版データを扱う印刷業において、データ管理の"はじめの一歩" となるサービスです。
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さらにマルチデバイス対応なので、タブレットからスマートフォン、PCからスマートフォンなどデバイスをまたいでデータ交換が可能です。また、プロジェクト単位でフォルダ分けして、部署間を超えたファイル連携や取引先とのデータ共有など、利用者数に合わせたプラン選択ができます。
簡単に導入でき、安心安全で利便性の高い機能を備えています。
ファイル管理でお悩みの方はぜひお気軽にご相談ください。
ライター：麻 桃子
印刷会社の制作部門での経験をもとに、印刷業界の「データ管理」「ファイル共有」に
まつわる課題や悩みを現場感に即した表現でお届けします。
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