メンテナンスとエンジニアリングを事業領域とされている株式会社マイスターエンジニアリングでは、1100名でクロジカスケジュール管理をお使いいただいています。本社と現場の社員を繋いだクロジカスケジュール管理のご利用方法を、情報システムグループの鈴木様と、総務部の遠藤様にお伺いしました。
スケジュール管理を一本化したいと思った
─ グループウェアを検討された背景や課題を教えてください。
鈴木様： もともとスケジュール管理はMicrosoft Exchangeを使用し、外部公開はしていませんでした。ですが、営業部門から社外でもスケジュールを確認したいという要望がありまして、営業部門用に他社のグループウェアを110人くらいで利用していました。そうなると会議室の予約はMicrosoft Exchange、人のスケジュール管理は他社グループウェアと、2つのツールを使わなくてはいけないことになり、それを一本化したいと考えていました。
遠藤様：社内のネットワークを利用している社員は500名程で、あとの500名はお客様の元に常駐しお客様のネットワークを利用しているので、社内情報は書面にして郵送していました。これらをリアルタイムで通知したいと思い、クロジカスケジュール管理を導入しました。
グループウェアの比較検討は手軽さと見やすさでクロジカスケジュール管理に決定
─ クロジカスケジュール管理を導入された決め手は何でしょうか？
鈴木様：まずグループウェアの構想はずっとあったのですが、導入の決め手が無く先延ばしになっていました。ただ情報伝達・共有の面で課題はあり、導入したいとは思っていましたので、まずはグループウェアをほんとに社員が使ってくれるのか確認しようと、予算を抑えたトライアルという形で7・8社のグループウェアを比較検討しました。この比較検討には2年くらいかかっています。その中で手軽に導入できて、もし使えなかったらすぐに解約できるものとして、クロジカスケジュール管理を試してみたんです。
遠藤様：最後はあれよあれよという間に決まりましたね。急にポッと出てきて、「あ、見やすいね」みたいに（笑）
本社でしか確認できなかった社長メッセージを全社員へ配信
─ 実際にクロジカスケジュール管理をどのようにご利用されていますか？
遠藤様：紙だった通達を、ウェブで配信するようになりました。
鈴木様：今まで通達などは、給料明細を送るタイミングで月に1回送っていたのですが、今は通達ができ次第各部署でアップしてくれるようになったので、リアルタイムに情報を伝達することができています。
遠藤様：あとは社長からのメッセージを、全社員へ届けることができるようになりました。今まで、お客様のところへ常駐しているメンバーなど、本社以外のメンバー全員に連絡を取る手段が確立されていなかったので届けることができませんでした。でもクロジカスケジュール管理を導入したことで、ブログを使って毎月1回は社長から全員へメッセージを配信することができるようになりました。
社員の声が本部まで届くようになった
─ クロジカスケジュール管理を使うことで職場はどう代わりましたか？
鈴木様： もともと社員のポータルというものが欲しかったんです。クロジカスケジュール管理の共有フォルダには規程なども載せていますので、入社して何もわからない社員でもとりあえずこれを見たら情報が得られます。そういう入り口ができたのはいいことですね。
遠藤様：要望が上がってくるようになりました。例えば掲示物に対して、社員から「もっと早く掲載して」と要望が出され、担当部署で対応する等どんどん改善しています。昔だったら聞こえなかった社員の声が本部まで聞こえるようになったのはありがたいことだと思います。
鈴木様： あとは今まで通達などは郵送で送っていたので、どれくらいの人が見ているのか分かりませんでした。やっぱり作る側からすると見てほしいですし、効果も分からないのは難点でした。それが電子化することで測定できるようになったのは大きいですね。
遠藤様： どうしても郵送しなければならないものはありますが、量は格段に減りました。
今まで大きいサイズで送っていたものがサイズダウンしたので、費用も抑えられるようになりましたね。
次のステップは業務改善と効率化
─ 今後の展開をお聞かせ下さい。
鈴木様： グループウェアの導入は3ステップに分けて考えています。まずは情報伝達。情報をみんなに配信していこうということですね。これが今クロジカスケジュール管理で実現できていることです。次に行いたいのが業務改善と効率化です。これはワークフローを使って今期から実現していきたいと考えています。 現在は紙で行なっているのですが、部署が多くルートも部署によって異なるので、システムから変えていこうと尽力しています。最後が相互間の情報共有です。
遠藤様：技術の会社なので、技術情報を他部署でも情報共有できるようになればと考えています。またお客様の元に常駐している社員も数百人いますので、色々とコミュニティを作って仲間を増やしていきたいと思っています。