こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
この記事をご覧の方は、在宅勤務を続けるための課題が何かを知りたいと思われているのではないでしょうか。
在宅勤務を続ける場合の課題を知ることは重要です。課題を知らずに在宅勤務を続けようとすると、思わぬ課題に直面し、業務効率や生産性の低下を招き、自社の業績に悪影響を及ぼしかねません。
この記事を参考にして在宅勤務の課題を認識することで、業績に悪影響を与えることなく永続的な在宅勤務を実現できるでしょう。
永続的に在宅勤務制度を取り入れるメリットとは
急拡大した在宅勤務ですが、その後も在宅勤務を継続している企業が存在するには大きく4つの理由があります。
その4つとは「営業の生産性を向上できる」「コストを削減できる」「多様な人材を雇用できる」「企業イメージを向上できる」点ですが、それらを1つ1つ見ていきましょう。
コストを削減できる
在宅勤務の導入によって企業のコストを削減できます。
企業のコスト削減になる例としては、社員の通勤交通費や出張費など移動に関わるコストや、オフィス賃料や設備コストなどです。
もちろん在宅勤務を導入する際にツール導入費などの初期コストが発生しますが、長期的に考えた場合にトータルでコスト削減となるでしょう。
営業の生産性を向上できる
お客様のオフィスを訪問して商談をする従来の営業方法では、商談時間よりも移動時間の方が長いケースもあります。
しかし在宅勤務でよく使われるWeb会議ツールを活用してオンライン商談にすることで、営業の生産性向上が期待できるでしょう。
商談に費やせる時間が増えることで、商談件数の増加が見込めるだけでなく、商談に向けた資料作成や事前調査などの準備に時間を費やせるというメリットがあります。
企業イメージを向上できる
在宅勤務を導入している企業が増えたことで、特に若者世代を中心に、在宅勤務を導入している企業に対して良いイメージを持つ方は多いです。
企業側は在宅勤務を導入していることを世間に発信することで、幅広い人材を雇用できる可能性が高まります。
働き方改革を推進して社員を大切にしているというメッセージの発信にもなり、働きやすい会社であるというアピールができるでしょう。
むしろ在宅勤務を取り入れていない会社の場合は、社員を大切にしないイメージや、古い体質のイメージを持たれてしまうリスクが高まります。
多様な人材を雇用できる
在宅勤務を可能にすることで、働く場所の制約がなくなります。またフレキシブルな勤務時間を導入することで、通常の出社時間では出勤が難しい人材を雇用できる機会が増えるでしょう。
例えば育児や介護などが理由で、従来のフル出社の勤務時間では働くことが難しかった場合でも、在宅勤務であれば働けるケースがあります。
また地方に住んでいて都心のオフィスに出社することは難しいため、仕方なく地方の会社に勤務している優秀な方もいます。在宅勤務を永続的にすることで、そのような優秀な方を雇用できる機会が増えるでしょう。
更に時短勤務の社員でも通勤時間が不要になればフルタイムで勤務できるようになり、人材の活躍を促進できる効果もあります。
現在は問題なくオフィス勤務をしている社員でも、将来的に結婚や育児などライフステージが変化する場合もあるでしょう。そのような場合でも在宅勤務を取り入れていれば柔軟に対応ができ、離職の防止にもつながります。
在宅勤務を永続的にする際の課題とは
メリットの多い在宅勤務ですが、永続的にする場合には課題があります。
暫定的な在宅勤務であれば、これらの課題を無視して在宅勤務をしていても大きな問題にならなかったかもしれませんが、今後も永続的に在宅勤務を続ける場合は無視できない課題となるはずです。
それら課題の詳細を1つ1つ見ていきましょう。
勤怠管理が難しい
在宅勤務では社員の勤怠管理が難しくなります。オフィスに出勤している場合はタイムカードで出勤時間を記録したり、社員が実際に働く様子を確認できました。
しかし在宅勤務ではそれらができないため、基本的に社員の自己申告によって勤怠管理がされます。
例えば勤務時間中に業務をサボっていたり、退勤報告後にサービス残業していても、管理者は把握することが難しいでしょう。
仕事のアウトプットなどから働いているかどうかをある程度判断できますが、例えばPCの起動停止時刻で出退勤を管理する仕組みを導入するなどして、勤務時間を把握する必要があります。
人事評価が難しい
在宅勤務中はオフィスで働く場合よりも人事評価が難しくなります。
社員の勤務状況を直接見ることはできず、仕事の成果に結びつく活動をどの程度しているかの可視化が難しいためです。
そのため労働時間で判断してしまうケースもありますが、オフィスで働いていた場合よりも効率的な時間の使い方をしているかどうかは、判断が難しい場合が多いでしょう。
業務内容が明確な場合や、成果物が決められている場合、売上など数字で可視化できる場合であれば評価は難しくありません。
しかし成果の定量化が難しいバックオフィス業務などの場合は、評価で不公平感が生まれる可能性があります。
プロジェクトやタスクの進捗管理が難しい
オフィスで働いている場合は、業務中の気軽な会話などでプロジェクトやタスクの進行状況が把握できましたが、在宅勤務ではコミュニケーションの頻度が減少するためそれらの把握が難しくなります。
在宅勤務用にタスクの進捗管理シートを作成しても、入力に手間がかかるため記入されない場合も多いはずです。
そのため頻繁にチャットやメールなどで進捗確認しますが、確認する側もされる側も手間や負担があるため、次第に進捗確認がされなくなってしまいます。
オフィス勤務ではできていたプロジェクトやタスク管理を効率化する工夫が必要となるでしょう。
在宅勤務を永続的にするためのITツール
ここでは在宅勤務を永続的に実施するためのITツールの中でも、特に重要な3つを紹介します。
これらのITツールを導入せずに、永続的な在宅勤務を実現するのは難しいでしょう。
Web会議ツール
Web会議ツールはPCやスマホなどの端末を使って、画面越しで会議ができるツールです。無料で利用できるものから有料のものまで多くのツールが存在します。
ツールをインストールするだけで利用できるものが多く、導入の容易性やコストの低さが魅力です。
電話やメールの場合は細かいニュアンスを伝えるのが難しいという課題がありますが、Web会議ツールを使うことで実際に対面で会議しているような環境を構築できます。
ただしWeb会議ツールは通信が安定していない環境では音声や映像が途切れてしまう可能性があるため、ネットワーク環境を安定させる必要があるでしょう。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、テキストやスタンプなどを使い、素早く手軽にコミュニケーションできるツールです。
例えば「この業務に関して疑問があるが、わざわざメールで聞くまでもない」と思う場合でも、チャットツールであれば気軽に聞けるでしょう。
メールのように「お疲れ様です」や「よろしくお願いします」のような定型文を入力する必要はなく、聞きたいことを端的に確認できます。
気軽な情報共有や頻繁なコミュニケーションが促進できることで、業務の効率化にも繋がるツールです。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールとは、社員が独自に持っている知識やノウハウといったナレッジを、収集して管理し、活用できるようにするツールです。
Web会議ツールやチャットツールを導入することも重要ですが、在宅勤務においては個人が持つ有益なナレッジを全社で共有することも重要となります。
ナレッジ共有がしっかりされていなければ、認識のズレが生まれて問題に繋がったり、問題に対する対応も遅くなるリスクが高まるでしょう。
ナレッジが共有されていることで社員同士の連携性が高まり、企業全体の業務効率や生産性の向上につながります。
まとめ
この記事では、在宅勤務を続けるうえでの課題や、永続的な在宅勤務を可能にするITツールを紹介しました。
デメリットを知らずに在宅勤務を続けようとすると、思わぬ課題に直面するだけでなく、業務効率や生産性の低下を招き、自社の業績に悪影響を及ぼしかねません。
この記事で紹介した内容を参考にして、永続的な在宅勤務を実現できれば幸いです。
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