こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
2020年の新型コロナウィルスの影響で、オフィスワークをしていた方々の働き方が見直されました。その中で不要不急の外出を控えるために在宅ワーク（テレワーク）が推進されているため、多くの企業でも導入が進んでいます。
多くのメリットがある反面、やはり業務内容の可視化、進捗などが不明確になるため、今どういった進捗で業務が進んでいるのかわかりづらい面があります。そこで今回は、在宅ワークで各個人がスケジュール管理を行う必要性をお伝えします。在宅ワークのメリットも合わせてお伝えいたします。
在宅ワークのメリットとデメリットについて
メリット
・出勤が不要になり業務時間の改善ができる
在宅ワークでは、会社に出勤する必要がないです。出勤が必要なくなる為、その通勤時間を業務に当てることができます。また、企業側としても交通費が不要になり、場合によってはオフィスの縮小を行い、固定費の見直しにもなります。
・個人の生産性の改善ができる
オフィス勤務で働いていると、予定外の打ち合わせ、会議が突発的に発生し業務が中断されてしまうことが多々あります。しかし、在宅勤務ではこうした中断がなくなり、業務を遂行する集中力を高く維持でき、業務効率や生産性の向上が図れます。
・優秀な人材の確保ができる
在宅勤ワークは、労働時間短縮制度などと組み合わせて利用が可能です。育児や、介護が必要な家族がいる社員が利用することで、今まで通勤に利用していた時間を業務や家族のために使用することができます。このような柔軟な働き方を取り入れる企業はワークライフバランスを重視する人に評価され企業選定の大きなポイントになります。
デメリット
・業務の可視化が難しい
在宅ワークで課題となることは、『いつ働いているのか』が可視化しにくい部分です。勤務時間とプライベートの線引が曖昧になるため、勤怠管理もあやふやになりやすいです。近くで状況や空気感を把握できないため、進捗確認もオフィス勤務より難しくなります。
スケジュール管理ツールについて
次にスケジュールの管理ツールについて説明します。先ほどお伝えしたデメリットを改善するために導入を検討してみてはいかがでしょうか。
スケジュール・プロジェクト管理ツールとは
タスク管理や工程管理などを管理するためのアプリケーションです。ただの工数管理だけではなく様々な機能を持ち合わせています。メッセージ管理やスケジュールの共有なども簡単に行えるため、チームで仕事をする上で進捗共有ができるツールと言えます。このツールを適切に用いることによって、仕事を円滑に進め効率的な働き方を実現できます。
在宅ワークでスケジュール管理が必要な理由
プロジェクトの規模が大きくなり作業人数が増えてくると、各個人の仕事進捗が見えにくくなり、プロジェクトの進行に大きな問題を引き起こすことがあります。特に『抜け』と『漏れ』などのミスによる手戻り作業は、スケジュール管理をしていれば発生することのない仕事です。
以下でさらに細分化したスケジュール管理が必要な理由を記載いたします。
スケジュール作成の効率化ができる
スケジュールの管理ツールを使えば、簡単な操作ですぐに予定を入力可能であり、効率的にスケジュール作成ができます。パソコンだけでなくスマートフォンのアプリでも管理できるものも多いです。
外出先で手元にパソコンがない場合でも、予定の入力や変更ができ、スケジュール入力の手間を減らすことで、ほかの業務に時間を割くことができるため、業務の効率化にもつながります。
情報の可視化ができる
管理ツールを使って情報を可視化することで、現在自分がどの工程についているのか状況を正しく理解することできます。管理ツールの中には、個人のスケジュールと企業の全体スケジュールをカテゴリー毎に色分けできるものがあり、自分好みや使いやすさに合わせてカスタマイズすることができます。
また、管理ツールの中には期限を通知してくれるリマインダーの機能が搭載されているものが多くあります。予定の時刻に近づくとPCやスマートフォンでポップアップやプッシュ通知が届くので、先ほどの『抜け』『漏れ』を回避することができます。
共有の容易化ができる
スケジュール管理ツールには、共有機能がついているものもあります。（もちろん、無料で使用できるものと、有料でないと使用できないものもあります。）この共通機能が使えるツールを使用すれば関係者とも仕事の情報共有がしやすくなります。
部署やプロジェクトチームのメンバー同士で各スケジュールを事前に共有しておくことで、誰が、いつ、どんな状態にいるのか、ツールを確認するだけですぐにわかるようになります。そのため、進捗具合の可視化につながります。
会議のスケジュール調整も管理ツールを使用して調整することが可能になります。また、集まる人数が多ければ多いほど各個人のタスク状況の確認が必要になりスケジュール調整にかかる時間も増えますが、ツールを活用すれば短時間で調整が可能になり、無駄なコストを減らして生産性も上がることが期待できます。
スケジュールの可視化でより効率的な業務フローを整える
ツールを使うことで、情報の可視化を行うことができますが、このツールにプラスして、以下の手法を使うことでよりスケジュール管理の大切さや必要性を個人レベルまで落とし込むことができます。
ガントチャートを使ってフローを整える
『ガントチャート』とは、横軸に時間、縦軸に作業内容を配置し、工程やタスク毎に作業開始日、作業完了日の情報を帯状グラフに表したものです。タスクの全体像や進捗状況を可視化して把握しやすくなります。現在の業務進捗がスケジュール的に遅れていないか、また遅れていた場合は何が原因になっているのかの調査などにも役立ちます。ガントチャートはもちろんプロジェクトが走り出してからも使えますが、主には事前準備のタイミングで使用することが多いと言えます。
時間管理マトリクス
時間管理マトリクスというものがあります。これは、7つの習慣というベストレラービジネス書の著者であるスティーブン・コヴィーが提唱した時間に関する考え方のことです。内容を要約させていただくと、普段の生活における時間を、『重要性』と『緊急性』で分類することから始めます。その上でタスクを整理していくと、自分の行動で余分な時間というのを洗い出すことができます。特に個人でのタスク整理に有効なものとなっており、使用すると時間の使い方、業務効率ががらりと変わります。
ToDoリスト
ToDoリストとは、その名の通り、やるべきことを一覧にしたものことです。タスクを洗い出したり、優先順位をつけて整理したり、抜け漏れを防止することが目的です。リストアップの方法は大きく2つとなっており、ノートやメモ、手帳などの紙を使うアナログな方法と、スマートフォンやパソコンなどのデジタルツールを使う方法です。どちらも長所と短所がありますが、今回はデジタルツールを使用することをおすすめします。
まとめ
在宅ワークは、雇われる側・雇う側の双方にメリットがある一方で仕事進捗が可視化できないといった問題点があります。これを解消するためにも、スケジュール管理ツールを導入することで、解決することができます。もちろん、使える機能が多い有料のものから、昨日はシンプルだが無料のツールも数多く存在するので、ビジネスの規模に合わせたツール選定が必要です。
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