こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
働き方の自由化とともに社内で共通の認識を持たせるための社内wikiが注目されています。社内wikiが上手く機能していれば企業としても様々な相乗効果が期待できますが、導入したは良いものの社内で定着しないという事例も確認されています。
これから社内wikiの導入を検討している、もしくは浸透に失敗してしまっている状態の企業には、社内wikiを上手く機能させる「ルール」について理解しておくことをおすすめいたします。この記事では社内wiki浸透における課題と改善策について見ていきましょう。また改善によるメリットも合わせて紹介していきます。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは言葉の通り社内用のWikipedia（ウィキペディア）という意味です。Wikipediaをご存知であれば分かりやすいかと思いますが、社内で情報やナレッジを共有認識するために用いられることが一般的です。社内wikiは部門間のみならず企業全体にも広範囲に適用することが可能です。
またページの作成者や管理者だけでなくどの社員でも専門知識なしに編集することが可能です。閲覧においても同じように誰でも可能ですが、これらは設定で制限を設けることもできます。このように社内wikiは物事を共有するために社員同士による編集が可能となっていますので、完成度合いに関わらず編集時点で閲覧可能な点も特徴です。
社内wikiの概要を理解したところで、次に社内wikiを浸透させる際の課題について見ていきましょう。
社内wikiの課題
ルールが明確でない
企業として社内wikiを導入したものの明確なルールが無ければ社員としても投稿のしようがありません。Wikipediaといったツールをあまり見ない人からすれば社内wikiの使い方も分かりません。
心理的なハードル
本来は社員たちが積極的に投稿、編集を行なってこそ効果を発揮する社内wikiですが、方向性やマニュアルが無ければそもそもどんな内容を投稿してよいかすら分からないといった事態に陥ってしまいます。
そのような心理的なハードルが形成されてしまうと、社内wikiを活用しようとする社員がいなくなってしまいます。マニュアルが無いと「自分の投稿は正しいのか？」「投稿しても誰も見ないのではないか」といったように不安な気持ちを煽ることに繋がってしまいます。
管理者の不在
初めのうちは社員たちのお手本となって投稿や編集を行なってくれる「管理者」の存在も重要ですが、その管理者が不在または不足していた場合、上記の心理的なハードルに繋がってしまう可能性があります。
このように社内wiki導入には様々な課題があるのも事実ですが、次にそれらの課題を改善する方法を見ていきましょう。
社内wiki浸透のための改善方法
最低限のルールを設ける
社内wikiで共有する内容を明確にしたり最低限のルールを決めておくことは重要です。例えば「今日から社内wikiを使うことになった。何か共有したいことがあれば随時投稿するように」といった方針だと話が広すぎて何を投稿すれば良いか分かりづらいです。
それを「社内wikiでは顧客の問い合わせ内容を共有して下さい」というルールを設ければ社員としても投稿する内容が明確となり投稿への意欲が増すわけです。内容ごとに社内wikiをいくつか設けてもよいでしょう。ルールが増えすぎてもややこしくなるのであくまで「最低限」を心がけましょう。
テンプレートを用意
社内wiki導入の際、どのように投稿すればよいかという指標となるテンプレートを作成し公開しておけば、社員としても書くことが明確となります。閲覧側としても全ての投稿が同じ形式で書かれていたら見やすいですよね。テンプレートを作成しておくことで投稿時間の削減や閲覧側の見やすさといった改善に繋がります。
管理者を選定する
社内wiki導入の際は、上記のルール選定やテンプレート作成を行なってくれる管理者を設けるようにしましょう。初めのうちは管理者が率先して投稿を行うなどすると、社員もついてくることでしょう。
管理者が必ずしも偉い人である必要はありませんが、リーダーシップや行動力があり、尚かつwikipediaなどの情報共有ツールに精通している社員を選定する必要があるでしょう。ここまで社内wiki浸透のための改善方法を見ていきましたが、次は改善によるメリットについて紹介していきます。
社内wiki改善によるメリット
情報ナレッジの統一
社内で部門ごとに分かれていた情報を社内wikiで統一することで、全体の共有としてのアクセス改善が期待できます。これにより「どの部署に必要な情報があるのか分からない」といったトラブルを防ぐことが可能です。また情報が一つになることで管理も容易となります。
属人化防止
社内wikiで上手く業務上の情報を共有できれば特定の部署や範囲に情報が集中してしまう「属人化」を防ぐことができます。そうすることで、有益な情報を企業全体に行き渡らせることができるので、より効果的になります。皆が必要な情報を共有していることで企業全体の売り上げにも影響してくるでしょう。
業務効率化
情報共有が不足していると部署ごとに同じことを言っていたり、皆が同じところで失敗しているといったトラブルと直面することになります。社内wikiで上手く企業全体に情報共有ができていれば、そのような問題はおきません。
企業内に可能な限り情報を全て共有しておくことは、会議など様々な部門の人たちが集まるような状況においても有利に働きます。会議の際情報共有が不足していると、いちいち確認のための時間を割くことになり、貴重な工数である会議時間を無駄にしてしまいます。
会議専用の社内wikiを作成し事前にアジェンダや内容が確認できていれば、会議の内容も活性化し、短時間で意義のあるものとなっていきます。
人材教育コスト
今日の日本は少子高齢化により深刻な人手不足が指摘されているように、人材の教育や研修にも工数を割くことがままならない状態となっています。人材教育の社内wikiを作成していれば、教育や研修に工数が割けない状態でも関係ありません。
新規メンバーに対し2週間ほど研修をおこなう会社もありますが、そのように行えば一度に多くのメンバーに対応しなければならない担当者には大きな負担となります。わかりやすい研修マニュアルが社内wikiで共有されていれば、そのように研修を行う理由も無いでしょう。社内wikiを確認してもらい、分からなったところを質問してもらうだけで十分です。
品質向上
経験のあるベテラン社員がそのノウハウを教えないというのは非効率的ですし、組織としてもあまりにももったいないことです。仕事のノウハウという社内wikiを作成することで、新入社員が問題に直面した際もスムーズに対応できますし、そのノウハウをさらに改良したりして結果的に品質向上につながるのです。
社内の一体感を構築する
社内の情報が共有されていないと、全体としてどのような動きがあるのか分からないといった疎外感に繋がってしまいます。社内wikiで全体の情報共有が出来ていれば、他部署でもお互いの動きが分かり、それが社内全体の一体感に繋がります。また一体感があると士気向上にもつながり、全体の利益にも影響してくるでしょう。
社内wikiでは最低限のルールを設けましょう
企業としても非常に有益となり得る社内wikiですが、導入に失敗しないためにも最低限のルールは設けるようにしましょう。テンプレート作成などに時間が割けない場合はグループウェアの利用も一つの手段です。
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