こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「社労士（社会保険労務士）」は、労務トラブルを解決に導く役割を持つ、企業にとって欠かせない存在です。社労士の中には特定企業に所属する「勤務社労士」もいますが、多くの場合は「社労士事務所」で働いているでしょう。
社労士事務所では多くの顧問先企業を手厚くサポートしていくために、いかにして業務効率化するかが重要となります。しかし、多くの社労士事務所が使っているホワイトボードには課題が多く、業務効率低下につながってしまいます。
社労士事務所で業務効率化を実現するなら、「ITツール」の活用を考えるべきです。そこでこの記事では、ホワイトボードを使っている社労士事務所の課題や、解決策としておすすめのITツールをご紹介します。ホワイトボードに無駄を感じている社労士事務所にお勤めの方は、ぜひご一読ください。
目次
ホワイトボードを使っている社労士事務所が抱える3つの課題
特にスケジュール管理では、ホワイトボードを使っている社労士事務所もまだまだ多いですよね。しかしホワイトボードには不便な点が多く、課題の種となってしまうことも。まずは、ホワイトボードを使っている社労士事務所が直面しやすい3つの課題について解説します。
情報更新に時間がかかる
当然ながらホワイトボードはパソコン上から使えないため、情報更新に時間がかかるのが最大の難点です。まず、席を立ってホワイトボードの定位置まで移動しなければなりません。その上で、古い情報を消したりペンで新しい情報を手書きしたりする細かい作業が必要となります。
ホワイトボードでスケジュール管理していた場合、このような面倒な更新作業が頻繁に発生するでしょう。なぜなら、社労士は顧問先の都合でスケジュールの変更を余儀なくされることも多いためです。情報更新に時間がかかるのはもちろん、手が汚れてストレスの元にもなります。
スタッフとリアルタイムに情報共有できない
社労士は、顧問先企業に勤める全社員に対して労務上のサポートを行うことになるでしょう。さらに顧問先企業の数も多いと、社労士の業務負担は相当なものとなります。社労士1人だけでは大変なので、社労士補助や他の社労士など、スタッフの存在が欠かせません。
社労士事務所でホワイトボードを使っていると、スタッフとの情報共有が大きな課題となります。当然ながら、どのスタッフも定位置に行かなければホワイトボードに書かれた情報を把握できないためです。特にスケジュール管理では更新作業が頻発しやすいため、お互いの最新スケジュールをリアルタイムに共有することは困難でしょう。
事務所内でしか利用できない
社労士は、顧問先企業からの労務相談などで外出することも多いのではないでしょうか。ホワイトボードは、事務所を出ると利用できないのも大きなネックです。外出中には、ホワイトボードに書かれたスケジュールなどの確認や更新は当然できません。
たとえば外出中にスケジュールが変更となった場合、迅速に情報共有しないと思わぬトラブルとなることもあり得ます。かといって電話やメールでホワイトボードの更新をお願いするのでは、スタッフに迷惑がかかってしまいます。また、ホワイトボードでは外出時だけでなく、リモートワークでも必要な情報を取得できません。
社労士事務所の業務効率化にベストなITツールは「グループウェア」
このように、ホワイトボードを使っている社労士事務所には、さまざまな課題が付き物です。これらの課題を解決するためには、オンラインで使えるITツールを活用するのが良いでしょう。ITツールの中でも、最もおすすめなのは「グループウェア」です。
グループウェアは職場の情報共有やコミュニケーションを効率化するITツールで、豊富な機能が備わっています。ここでは、ホワイトボードに比べてはるかに効率的な、グループウェアのおすすめ機能を4つご紹介します。なお、グループウェアでできることを詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
正確・迅速にスケジュール管理できる「カレンダー機能」「日程調整機能」
「カレンダー機能」は、オンラインで全スタッフがスケジュール管理・共有できる機能です。その名の通りカレンダー形式で、全スタッフの最新スケジュールがひと目で把握できます。リアルタイムにスケジュール共有できることで、スタッフ間の連携強化につながるでしょう。
また、「日程調整機能」を組み合わせることで、所内外の日程調整も飛躍的に効率化できます。候補日程などを設定して相手にメールを送信し、都合の良い日程を選択してもらうだけで日程調整完了です。決まった日程はカレンダー機能に自動反映されるため、ホワイトボードを手作業で更新する手間がかかりません。
オンラインで出退勤を管理できる「勤怠管理機能」
ホワイトボードでスタッフの出退勤を管理している社労士事務所におすすめしたいのが、「勤怠管理機能」です。勤怠管理機能を使うと、オンラインで勤怠管理や勤怠情報の共有が行えます。出退勤の打刻がパソコンやスマートフォンから簡単に行えるため、ホワイトボードまで移動する必要がありません。
また、任意スタッフの勤怠情報も必要に応じて把握できるので、勤怠表を印刷・提出する必要もなくなります。さらに、残業時間などの集計も自動で行ってくれるため、毎月の給与計算も格段に効率化することが可能です。
全スタッフに情報展開できる「社内SNS」
社労士事務所の全スタッフに周知したい情報がある場合に役立つのが、「社内SNS」です。社内SNSを使うと、その名の通りSNSのように全社的な情報発信がオンラインで行えます。全スタッフがWebブラウザを通して手軽に情報を得られるため、ホワイトボードで情報共有するよりも効率的です。
しかも社内SNSで発信した内容は、スタッフのパソコンやスマートフォンに通知されます。そのため、見逃されることなくスピーディーな情報展開が可能です。さらに、「いいね」やコメントを付けることもできるので、スタッフ間のコミュニケーション活性化も期待できます。
グループウェアで、ホワイトボードの無駄を解消しましょう！
今回は、ホワイトボードを使っている社労士事務所の課題や、解決策としておすすめのグループウェアをご紹介しました。
需要の高い社労士事務所で多くの業務をこなすためには、いかにして業務効率化するかが鍵となります。しかしホワイトボードでは不便な点が多く、社労士事務所の業務効率化は難しいでしょう。
業務効率化を実現するためにITツールの活用を考えるのであれば、グループウェアが最もおすすめです。ホワイトボードに効率の悪さを感じる社労士事務所の方は、ぜひグループウェアの導入を選択肢に入れてみてください。
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