こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ワークフローの意味をご存じでしょうか？
言葉だけでとらえると『人と人との間で行われる業務の流れ』という意味になりますが、ビジネスにおいての意味は『あらかじめ業務のために作られた流れ（手順やツール）』の事を言います。
ワークフローツールを使うとペーパーレスで業務をすすめることができるため、申請を行う社員や承認をする管理者にとっても非常に役立つ便利なツールです。
この記事ではビジネスにおける『ワークフロー』『ワークフローシステム』についてわかりやすく解説していきます。ぜひ参考にしてみて下さい。
目次
ワークフローの意味とは？
ビジネスにおけるワークフローとは社内業務のために作られた流れ(手順)のことです。
日々行われる仕事には、あらかじめ一連の流れや決まった手順があります。
例えば総務部における消耗品の受発注管理、経理部における交通費精算方法など、誰が処理しても必ず同一の処理ができるよう、あらかじめ決められた一連の手順が必要となります。
以前は人がその手順をコントロールし管理を行っていましたが、IT化の進んだ現在では、ITによるワークフローシステムツールによって誰もが同じように手順を追えるよう、電子化されてきているのです。
ワークフローがあると何が出来る？
紙媒体で行われていたワークフロー業務を電子化することで、手作業でかかっていた業務の効率化が図れます。
人や紙媒体を介さず行われる社内の申請手続きや稟議書の回覧、決裁など、電子でスムーズにやりとりが行えるので、自分も相手も双方が時間をかけることがなく業務を行うことができるのです。
オンライン上でやり取りできる
申請に対するアクションを全てオンライン上で行えます。
申請者が申請して、承認者が承認、その結果、許可・差し戻し・却下などの一連のフローについて全てオンライン上で完結させることができるのです。
書類の管理やカスタマイズができる
各種申請書には決められたフォーマットがあります。
以前はこの書類のフォーマットをあらかじめ紙媒体で用意し、フォーマットが変更になるたび書類を入れ替える作業が必要でした。しかし電子化されている場合、様々な申請書のフォーマットを用意することはもちろん、企業の運用方法に合わせて簡単にカスタマイズすることが可能となりました。
業務効率化が図れる
何事も手作業の場合、時間も手間もかかります。
なぜなら一連の流れを人がやりとりする方法だと、ミスを出さないよう慎重になるからです。
しかしワークフローを電子化することでシステムでプロセスが確認でき、ミスを防ぐことができるのです。
結果ワークフローはアナログ手作業からデジタル化・電子化となったことで、業務の効率を図ることができるようになったのです。
ワークフローのメリット
ワークフローは社員の強い味方です。
頭ではわかっていても忘れてしまうような簡単な手順や書類ですら、ワークフローだと細かく記録し、残しておくことができるのです。
ここではそんなワークフローのメリットを具体的に紹介していきます。
業務効率化
紙媒体を介さない電子での申請は業務効率化を図れます。
なぜなら人から人へ申請書を経由させる場合、まず相手がいることが前提になるため非効率だからです。
例えば承認者が不在、差し戻しで申請者が出張中など、担当者に書類が届かない場合、処理が遅れることはよくある話です。
しかし担当部署としては申請書に締め切りがあるため早く処理を終えてしまいたいものですし、逆に申請者も書類で手を煩わされて本来の業務が滞るなどお互いにデメリットがありました。
しかし、ワークフローシステムがあればオンライン上で全ての流れが行え、業務をスムーズに進めることができるのです。
紙コストの削減
ワークフローシステムは電子上で手続きができるシステムです。つまり紙や印刷代、郵送代、通信費、書類の保管コストなど様々なコストを大きく削減できます。
また、書類のファイリングも必要がなくなり、過去に保存したデータはオンライン上で検索・確認できるため、作業コストも削減することができるのです。
セキュリティ面で安心感がある
ワークフローシステムの場合、システム上にデータが保存されます。
このシステムはセキュリティ対策が行われており、情報の漏洩を防ぐことができます。また、紙媒体がなくなり書類を保管する必要が無くなったことで、書類紛失などのトラブルに対する管理の負担が劇的に軽減されるようになりました。
在宅やリモートワークなどさまざまな環境に対応できる
紙媒体を使用する場合、わざわざ書類の提出をするため社内に出向かなくてはならず非効率でした。しかしワークフローシステムを使えばIT化によりPCやスマートフォンで申請や承認が可能なので、在宅やリモートワークなど、様々な環境でも対応ができ、とても効率が良いのです。
ワークフローのデメリット
ワークフローシステムはとても便利ですが、デメリットもあります。もしワークフローシステムの導入を考えているなら、導入する前におさえておきたい意外と知らないデメリットを紹介します。
ワークフローでも対応できない書類がある
残念ながらすべての書類のやりとりを電子化できるわけではありません。
例えば原本での保存が必要な領収書の提出や、電子印鑑の使用が認められていない書類の場合、紙媒体での書類のやりとりが必要で手間がかかります。
変更や更新がしにくい
誰もが手軽にワークフローシステムを使うことができますが、変更や更新については担当者が決まっています。
なぜなら誰でも変更や更新ができてしまうと、フォーマットがバラバラになるなど問題が生じやすいからです。
そのため特に承認や決済のワークフローシステムは一部の担当部署が管理運用しています。
しかし、担当していた社員が退職や休職などしてしまうと、別の担当者に権限を付与したり、教育を行わなければならず、引継ぎの手間がかかります。
管理担当者に負荷がかかる
申請者は多数ですが、承認や決裁を行う側の担当者は数名です。
そのため承認や決済業務が多くなりがちです。時期によっては非常に業務が集中してしまう場合もあります。
セキュリティリスクがある
以前は自宅に書類を持ち帰るなどして紙を紛失するリスクがありましたが、時代とともに自宅で書類を用いた仕事をする流れはなくなり、現在はインターネット上での情報流出の方が深刻です。
なぜならセキュリティ強度をいくら強固にしていても、ログインIDやパスワードの管理は実際に使用する社員たちのセキュリティモラルの問題になるからです。
もしログインIDやパスワードを流出させてしまった場合のリスクは計り知れません。
リスクがなくなる仕組みをあらかじめ用意してルールを徹底していく必要があります。
まとめ
ワークフローは業務効率化を図るためにはメリットの多いシステムだと言えます。しかし、不必要な機能まで導入してしまっては逆に何をどう扱ってよいのか社員が迷う上、管理する担当者側も業務が煩雑になり困ってしまうというデメリットもあります。
そのためワークフローシステムを自社に導入したい場合には、まずどのような業務効率化を目指したいのか、あらかじめ目的をはっきりさせ、本当に自社に合ったシステムなのか充分比較検討した上で導入してみて下さい。そうすれば社内の業務効率化にきっと役立つ便利なシステムとなるのではないでしょうか。
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