こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務管理においてまず重要なのは、従業員の作業状況を正確に把握することです。特に運送業のような、従業員一人ひとりが個別のタスクを抱えているような業種では、管理者の業務が全体の効率に大きな影響を与えます。
その影響の大きさもあり、業務管理者の負荷は高くなる傾向にあります。管理者は作業員の報告を受け、常に最新の状況を把握しなければなりません。また、自分の管理下の従業員だけでなく、他部門との情報連携も必要です。管理者はそれらの情報を元に、適切な意思決定をしなければなりません。
そのため、情報管理の方法が非常に重要になってきます。非効率な方法で管理すれば、作業負荷や全体の不透明さから判断ミスが生じるかもしれません。場合によっては、業務全体を遅らせてしまう危険があります。
効率的な運用のためには、スムーズな情報共有ができる環境づくりが必要です。そのような需要に応えたのが、プロジェクト管理システムです。これはオンライン上でプロジェクトやタスクを管理できるサービスで、多くのグループウェアに標準で搭載されています。
この記事では、運送業がプロジェクト管理システムを活用すべき理由について解説します。
目次
プロジェクト管理システムを活用すれば、情報共有をスムーズに行える
プロジェクト管理システムを使えば、オンライン上でプロジェクトやタスクを管理することができます。オンライン管理には、以下のような特徴があります。
- 時間・場所を問わず、状況を確認できる。
- 作業員自身がタスク状況を編集できる。
- 管理者だけでなく、他のメンバーも状況を確認できる。
これらの特徴によって、次のような効果が期待できます。
作業員の作業状況をリアルタイムで確認できる。
作業員の進捗をリアルタイムで把握することは、マネジメントには欠かせません。しかし、これは管理者にとって大きな負担になります。たとえば配送業の場合、運行管理者は配送員の進捗を常に把握する必要があります。管理者は作業員からのタスク完了連絡を受け、それを元にガントチャートのような進捗表に記録し、状況を把握しなければなりません。
この作業は業務時間中、休みなく行われます。配送員が数十人にもなると、この作業負担はとても大きなものになります。この作業を管理者が行う限り、いくら工夫しても作業負担が劇的に下がることはありません。運行管理補助者を雇用することで、管理者の負担を減らすことは可能です。しかし、人件費の面であまり多くを割けないという問題もあります。
これらの問題を解決するのがプロジェクト管理機能です。オンライン上で進捗表を共同利用することで、今まで必要だった作業員と管理者との連絡が不要になります。配送員はスマホなどでプロジェクト管理ページにアクセスし、ガントチャート上に進捗状況を記録します。これで進捗表が完成してしまうのです。
配送員は従来の連絡と同程度の労力で済み、管理者は連絡対応と記録作業が不要となるため、総作業量の大幅な削減が期待できます。これによって、管理者はトラブル対応などの高度な作業に注力できるので、業務の質が大幅に向上します。
また、費用面でも優れています。補助員を増やすコストと比べると、圧倒的に低価格で済む場合がほとんどです。
部門を超えた情報共有がスムーズにできる！
業務によっては複数部門の連携が不可欠のものがあります。そのような業務では、作業日程・状況などの情報共有が必要になります。このような情報共有は通常、部長や一部の担当者同士がパイプ役となって行われます。
しかし、情報共有を担当者同士に限定することには、いくつかの問題があります。まず、部門全体への情報共有に時間がかかることが挙げられます。担当者はメールなどで部内に情報を伝達しますが、この作業に時間がかかったり、業務の都合で後回しになってしまうことがあります。また、担当者が急な病気で不在になる場合、連絡が滞る可能性もあります。
次に、担当者が伝達ミスをしてしまった場合、訂正できる人間がいないことが挙げられます。情報経路が一つの場合、その真偽を判断することができません。誤った情報のままで作業を行い、後になってミスがわかった場合、やり直しなどで大きな損失が発生してしまうおそれがあります。
そして見落としがちですが、共有する情報が限定されることにより、双方の部門の状況が不透明になることも問題です。情報共有を担当者だけに限定すると、情報は必要最低限なものになる傾向にあります。なぜなら、業務に直結する情報以外は余分なもので、余分なものに時間を割くことは無駄と判断されるからです。効率的に業務を回そうとするほど、共有される情報量は少なくなっていきます。
結果、相手部門の状況はブラックボックスのように見えなくなってしまいます。
部門間の協力が求められる業務では、双方が相手部門の状況を把握することで足並みを揃えることが不可欠です。そのためには、自部門・相手部門を一つのシステムと見なし、業務全体を俯瞰する必要があります。
プロジェクト管理システムを利用することで、部門を超えてタスク状況を共有することができます。タスクスケジュールを皆で閲覧できるようにすれば、メンバーは状況をリアルタイムで把握し、全体を意識して行動することができます。
運送業こそプロジェクト管理を活用して、全体を見渡せる環境づくりをしよう！
本記事ではプロジェクト管理システムのメリットについて解説しました。
それぞれが個別のタスクを行うような業種は、管理者の役割がとても重要です。だからこそ、管理をやりやすく、状況を見やすくする環境づくりが必要になります。
プロジェクト管理システムを導入すれば、管理者だけでなく、多くの従業員が情報にアクセスできるような環境を作ることができます。管理者の作業負担を減らすだけでなく、従業員が業務全体を意識して動けるようになります。
運送の需要がますます高まり、マネジメントの重要性が大きくなっている今こそ、プロジェクト管理システムの導入を検討してみましょう。
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