こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
テレワーク環境では生産性が下がるという声を聞きますが、本当でしょうか。
結論、テレワーク環境では生産性が下がるケースが多いので、テレワーク環境では生産性を維持・向上する対策が重要です。 対策を取らずにテレワークを進めてしまうと、自社の生産性が下がってしまうリスクがあるでしょう。
この記事では、テレワークで生産性が下がる理由や、テレワーク環境でも生産性を上げるためのITツールをご紹介します。 この記事を読むことで、生産性を落とさずにテレワークを推進できるでしょう。
テレワーク環境では生産性が下がるケースが多い
企業によって導入しているテレワークの形態は様々ですが、テレワークを推進する中で懸念されるのが生産性です。 テレワーク環境では、急な相談によって仕事が中断されないなど、生産性が上がる側面もあります。特に、デザイナーやプログラマーなど1人で進めることが多い職種ではテレワークでもあまり問題はありません。
しかし、チームで進めることが多い職種では、オフィスのように気軽に報告や相談ができず、業務効率が下がるケースが多いです。 オフィスで勤務する社員が、テレワーク環境で生産性が下がる理由を詳しく見ていきましょう。
テレワークで生産性が下がる3つの理由
ここでは、テレワークで生産性が下がる理由を3つご紹介します。テレワークは通勤時間の削減やオフォスからの撤退、人材採用の範囲が広がる等メリットがたくさんありますが、生産性が下げるケースもあるのです。 その対策を検討するためにも、まずはなぜ生産性が下がるのか原因を詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションの量・質の低下
テレワークによって、コミュニケーションの量と質が低下し、生産性は下がってしまいます。 オフィスで直接会話することが減り、今までは気軽に聞いたり話すことでスムーズに進んでいた業務の効率が低下します。
もちろん、電話やメール、チャット、Web会議ツールで会話はできますが、タイムラグの発生や、気軽にいつでも話しかけることは難しいケースもあるため、生産性は下がるでしょう。 実際、HR総研の調査によると、テレワークによって「社内コミュニケーションが取りづらい」と回答した方が53%おり、テレワークを導入した多くの企業がコミュニケーション面で課題を感じています。
テレワーク環境では、ITツールやグループウェアの導入によって、コミュニケーションの量と質を下げないような対策が必要です。
社員の業務状況が見えづらい
テレワーク環境では社員の進めている業務の状況が見えづらくなるため、生産性の低下につながるでしょう。
各社員がどのような業務を抱えており、品質は問題ないのか、進捗は問題ないのかなどが容易に把握できず、マネジメントが疎かになり、品質低下や納期遅れによるロスコストが発生し、生産性が低下します。
実際、HR総研の調査によると、テレワーク環境の課題の1位は「労働実態を把握しにくい」であり、全体の65%の方々が課題を感じています。 社員の業務を見える化し、どの社員に負荷がかかっており、どの社員の工数に余裕があるのかを把握することで、社員の業務負荷を平準化すべきです。
紙を使った業務が残っている
紙を前提とした業務が残っていると、テレワーク環境での生産性が低下します。 紙を印刷し、捺印し、送付する業務は基本的にオフィスでしかできないため、テレワーク環境でも出社が必要になるのです。 出社が必要なだけでなく、紙を前提とした業務フローは、デジタルで完結する業務フローに比べて無駄が多いため、生産性の低下につながります。 紙を使った業務フローを見直し、デジタルを前提とした業務フローに移行していくべきです。
テレワークで生産性を上げるための7つのITツール
テレワーク環境では生産性が下がるリスクがありますが、テレワーク環境でもオフィス出社時以上の生産性を実現するための施策として、ITツールの導入があげられます。 ここでは、テレワーク環境でも生産性を上げるためのITツールを7つご紹介します。
グループウェア
グループウェアの導入で、テレワーク環境でも生産性を高められるでしょう。 なぜなら、テレワークを導入する際の課題の1つである「社内の情報共有」をグループウェアを導入することで解決できるためです。
例えば「ビジネスチャット」や「プロジェクト管理」「クラウドストレージ」など、テレワーク環境でも生産性を落とさずに業務を進めるための複数の機能が実装されています。 まだグループウェアを導入していない場合、他のITツールを検討する前に優先的に検討を進めると良いでしょう。
電子契約ツール
電子契約ツールとは、電子文書に電子署名することで契約を成立させるツールです。 紙の契約から電子契約へ切り替えることで、テレワーク環境でも契約ができるだけでなく、業務の効率化やコスト削減など多くのメリットが得られます。
例えば従来の紙の契約では必要であった「印刷する」「収入印紙を貼る」「郵送する」などの手間が不要になるのです。 テレワーク環境ではなかったとしても、電子契約ツールの導入は生産性の向上につながります。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールとは、社員が業務を通じて得た知識やノウハウを、社内外の人に効率的に共有できるツールです。 ナレッジ共有ツールによって、作業の効率化に繋がる有益な情報を共有できたり、問い合わせ業務が効率化できることで、生産性が向上するでしょう。
例えば「稟議を回す方法」や「商品の発送手順」「グループウェアの効果的な使い方」など、様々な情報を共有することで、社員全体の生産性向上につながります。
オンラインホワイトボード
オンラインホワイトボードの導入によっても、テレワークでの生産性が向上するでしょう。 オンラインホワイトボードによって、従来はリアルな会議室に集まって議論していた内容を、オンライン上で完結できるだけではなく、オンラインならではのメリットもあるためです。
例えば「テンプレートの活用」や「データ化して保存」、「何人でも一緒に書き込める」など、生産性向上のための様々なメリットがあります。 オンラインホワイトボードの導入によって、テレワーク環境でも生産性を落とさずに社員が議論できるでしょう。
業務可視化ツール
業務可視化ツールとは、社員が何の業務に時間を費やしているか可視化し、傾向を分析するためのツールです。 社員の業務を可視化することで、上司が部下の業務状況を把握できるだけでなく、社員自身も自分の業務パフォーマンスを把握でき、生産性の向上につながるでしょう。
例えば、定型業務が先月よりどれだけ効率化できたかを把握できたり、各社員の集中度やパフォーマンスを比較できるなど、生産性に関連する指標を見える化できます。
プロジェクト管理ツール
以前はExcel等を使って案件進捗を管理することが多かったですが、案件が多くなり管理が難しくなっている方も多いのではないでしょうか。 プロジェクト管理ツールを導入することでメンバーの活動を見える化され、リソースやスケジュールをマネジメントし易くなることで生産性が向上します。
例えば、複数のプロジェクトを担当していたり、大きなチームで活動していると「あの社員は何をしているのか」「タスクはどこまで進んでいるのか」が把握できなくなり、プロジェクトマネジメントがうまくいかない場合があるでしょう。 プロジェクト管理ツールを導入することで、メンバーの活動が見える化され、効率的にプロジェクトマネジメントができるため、社員の生産性向上に役立ちます。
仮想オフィス
仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを設けて、社員がその仮想空間でコミュニケーションできるツールです。 各社員のアバターが仮想オフィス上に表示され、仮想オフィス上で他の社員のアバターとコミュニケーションができるため、わざわざ電話することなく気軽に意思疎通ができます。
コミュニケーションが難しくなってしまうテレワークですが、仮想オフィスの導入によって効率的にやりとりできる環境が提供できるでしょう。
まとめ
本記事では、テレワークで生産性が下がる理由や、テレワークでも生産性を上げるためのITツールをご紹介しました。 結論、まずはグループウェアを導入することで、テレワーク環境でも生産性を落とさずに業務を進められます。 まだグループウェアを導入されていない場合は、グループウェアを比較検討してみてはいかがでしょうか。
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