こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ第1波でバタバタと慌ただしくワークフローシステムを導入した企業もあれば、準備も整わないままテレワーク・在宅勤務にシフトせざるを得なかった企業も多い日本。
国内では、1990年代からごくわずかながらテレワークを導入する企業もありましたが、コロナ流行という事態が起きなければ導入推進を含めた働き方改革派、はまだまだ先だったかもしれません。
東京商工リサーチの行なった「第3回新型コロナウイルスに関するアンケート調査」では、およそ17,340社対象のうちおよそ25％の4,400社がテレワーク・在宅勤務を導入したと回答しました。
さらに東京都が行なった「テレワーク導入率緊急調査」によると、3月時点でテレワークを導入したのはおよそ24％だったのが、4月にはおよそ62％にまで増えています。
首都圏をはじめとした日本各地でテレワークの増加が如実です。
ただ、テレワーク・在宅勤務導入が増えると共に、課題も浮き彫りになっています。
重要書類や情報の漏洩、対面でのコミュニケーション不足。
そして残業申請について不安を抱いている企業もあると思います。
今回は「残業申請における不安や悩み」と「残業申請を解消する方法」をご紹介するので、コロナ禍でもよりスムーズに働ける環境・システム構築のご参考になれば幸いです。
テレワークで見えてきた勤怠管理の課題と「残業申請」
テレワーク・在宅勤務の導入で経営側も社員側も不安要素を抱えているのが「勤怠管理」でしょう。
会社側は
- 勤務時間内にサボる社員がいるのではないか？
- 業務進行が把握できず遅延やスケジュールにズレが出るのは？
といった悩みが出てくるでしょうし、社員側も
- プライベートと仕事の区別がつけにくい
- 集中しにくく効率がダウンしそう
- 残業を申請しても正しく評価されるのか不安
などの不安を抱えると思います。
あなたの会社でも、労務管理の難しさ・マネジメントでの悩みが浮き彫りになっていませんか？
近年、働き方改革と働き方への意識が変わりつつあり、終業を迎えたらできる限り残業せず帰宅するよう指導する企業が評価されるようになりました。
サービス残業への考え方も一昔前なら当たり前でしたが、今では「サービス残業＝問題がある」という方向へ修正されつつあります。
どうしても残業が必要になる場合でも、社内勤務なら業務進行度の確認や残業申請も上司に直接みてもらえました。
ところが、リモートワークで管理職サイドも社員サイドそれぞれの不安要素も明らかになりました。
社員サイド：リモートワークになったら残業が必要であることの証明が難しいのでは？
管理職サイド：部下が本当に残業を必要としているのか？不正申請では？
テレワークでの残業申請の提出方法は？本当に残業が必要なのか？残業が必要なことの証明は？
そんな残業申請に関わる問題を解決する方法として、企業が導入し活用しているのが「ワークフローシステム」です。
残業申請はワークフロー導入で可能
テレワーク体制を整えるにあたって不安要素となる「残業申請の方法」。
テレワークや在宅勤務を順調に推進している企業が、残業申請で活用しているのがワークフローシステムです。
これまで勤怠管理や残業申請を含む各種申請ごとは、上司へ提出するのが基本でした。
しかし、ワークフローシステムを導入することで直接提出ができないテレワークでも、クラウド上で勤怠管理や申請機能を行えるようになり、業務を止めることなくスムーズに進められるようになったのです。
ワークフローとは？
ワークフローとは、もともと工業・産業・製造系業界で生産性を高めるために使われた方法ですが、近年は多くの企業で「業務の電子化」として導入されています。
そして出社するのと変わりなく、在宅勤務・テレワークでも各種申請など通常業務をスムーズに進められる便利な方法です。
ワークフローシステムの基本機能は下記の通り。
- 出退勤を記録するなどの勤怠管理
- 稟議や決済など提出が必要な申請の送受信
勤怠管理では、社員が出退勤をパソコン上で打刻したり、出退勤データをまとめて管理することが可能です。
中にはパソコンを立ち上げたタイミングで自動的に出勤と打刻する、電源オフの時点で退勤を打刻するなんて便利なツールも登場しています。
社員は簡単に出退勤を記録でき、労務部は社員の勤怠管理データを簡単に集計できるため、非常に便利で大幅な時短＆作業効率化が測れます。
データ改ざんを防ぐためIPアドレス制限がかかるのが基本システムなので、不正の抑制や正しい勤務状況を把握できるのも大きなメリットでしょう。
今回のテーマ「残業申請」もワークフローで提出可能なので、詳しくご紹介します。
メリット
出社しオフィスで仕事をしていれば、書類を上司に提出してハンコをもらえばOKだった各種申請についても、ワークフローで社内統一化された形式の申請書をオンラインで提出・決済・差し戻し・修正再提出まで一貫して行えます。
パソコンやスマートフォンとネット環境があれば各種申請や決済は問題なく進められるのです。
各種申請や稟議書などペーパーレス化も進み、分厚いファイルに綴る作業も不要、分厚いファイルを保管するスペースにも空きが出て一石二鳥どころの話ではありません。
具体的な機能とメリットは主に下記の4つとなります。
申請書の作成と提出
ワークフローシステムでは、業務に必要な申請書のフォーマットを作成し提出できます。
すぐに使える申請書のテンプレートを用意しているものもあれば、必須項目や入力制限など記入漏れや入力ミスを回避する機能も備わっているシステムもあります。申請に関連した書類を添付できる機能もあれば文句なしです。
また、各種申請では承認までの設定も変更可能です。
直属の上司なのか提出先の担当者なのか、複数の承認が必要かなど柔軟に変えられるので各方面の業務・部署にて設定して使えます。
社員は、提出書類を受け取る上司や担当者が出張・テレワークでも関係なく提出できる上に、在宅勤務だけでなく営業先や出張先でもすぐ作成・提出できるのはとても便利です。
申請書や稟議書の承認・差し戻し機能
稟議書や各種申請書を作成・提出するだけでなく、受け取った側がオンライン上で承認・差し戻しすることも可能です。
受け取る側は、出張先でもテレワークでも各種申請書や稟議書といった書類を確認して決済や承認作業を済ませられます。関係者の帰社を待つ、出社日を待つこともなくタイムロスも減らせるのは大幅な業務効率化となるでしょう。
コメント機能がついているシステムなら、差し戻しの理由や伝えるべき情報も加筆が可能となります。
通知機能
急ぎの申請書だと「相手が確認し忘れて期限切れになってしまうのでは？」という懸念も抱く方もいるでしょうが、ほとんどのワークフローシステムには通知機能が備えられています。
パソコンで通知する、スマホアプリならスマホに通知を表示させるアラート通知や、メールでも通知する機能があるなど、「見落とし・確認漏れ」を回避する仕様なのです。
別の仕事をしていてもリアルタイムに通知してくれるのは、期限切れや承認待ちを減らすことにも繋がります。
申請書の検索機能
これまで申請書や稟議書など一通り承認済となったものは、ファイルに綴って保管していたと思いますが、ワークフローシステムはクラウド上で行うため、書類をファイリングする手間が不要です。
ということは、これまで分厚いファイルを保管していたスペースも必然的に空きが出ますね。
過去の履歴を調べる際も、1枚1枚遡るのではなく検索機能で申請日や内容、申請者といった条件で検索でき手間も短縮可能となります。
不安要素もしくはデメリット
ワークフローシステムで不安な点やデメリットも気になるポイントですよね。
情報漏洩や不正書き換え
ワークフローシステムを導入し、テレワークでも勤怠管理や申請書関連を行うにあたって、情報漏洩や勤怠の不正な書き換えなど不安要素が出てくるでしょう。
ただ、システムの多くはIPアドレスによるアクセス制限やイベントログへの記録など、情報漏洩や不正操作の抑止機能が備わっています。
機密ファイルの誤送信を防ぐため、ファイルの送受信を設定可能なものもあり、テレワークという環境下でのマネジメントや抑止力に不安がある管理職・経営サイドにとって不安要素をカバーした仕組みになっている商品がほとんどです。
利用しているシステムとの連携ができない可能性
ワークフローシステムの中には、社内で使っているツールやシステムと連携できるものもあれば、連携できないものもあります。
連携できない場合、集計の際にデータを出力して入力し直すなど二度手間となる可能性もあるので、既存システムとの連携ができるかどうか、事前にチェックが必要です。
定着まで時間がかかる
新たなシステムを導入するにあたって、全ての社員が慣れて使いこなせるようになるまである程度の手間がかかります。
説明会や講習は必要でしょうし、すぐに使いこなす人もいればそうでない人もいるので、社内一斉ではなく部署ごとに導入していくなど段階を踏んで対応していくのがいいかもしれません。
テレワークの残業申請もワークフローシステムで可能？
テレワークで残業が発生した場合、ワークフローシステムでも残業申請が可能となります。
残業申請書のテンプレートを作成して配布しておけば、リモートワーク・テレワークでも残業申請の送受信が可能です。
ただ、残業申請では「本当に残業が必要なのか？」と管理職サイドの不安と、「残業が本当に必要だと伝えるにはどうしたらいいのか？」と不安要素を取り除きたい社員サイド、双方で疑心暗鬼になりがちです。
そのため、ワークフローシステムのファイル添付機能で作業進歩がわかる書類やデータ、残業の内容を記載した資料や日報を添付するのがベスト。
作成途中の資料やデータがあれば、納期や提出期限を提示して残業が必要だという証明として残業申請書に添付するのです。
どうしても残業が必要な場面もあるでしょうから、ワークフローシステムの申請書提出機能とファイル添付機能を活用すればサービス残業も回避可能となります。
働き方改革で経営サイドも管理職も社員も残業に関する心配事が出たならば、ワークフローシステムなどテレワークに適したツールで解消し、ストレスを抑えて効率化を進めましょう。
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