こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
新型コロナウイルスの影響によりテレワークの導入が急速に進みました。現在ではこの言葉を知らないビジネスマンはいないくらい、普通に使われる言葉となっています。
ここ2年の間にコロナ禍をきっかけとして、一気にテレワークへの移行が進んだ一方で、企業の生産性の低下を懸念する声も聞かれます。
本記事では、テレワークを導入する企業に向けて、テレワーク導入後も生産性を上げていくテレワークマネジメントのコツをご紹介しています。
目次
テレワークのためのマネジメントが求められている
実際にテレワークを経験された方の中には、思ったより上手くいったという方や、意外に難しかったという方もいらっしゃると思います。そして、共通して感じられたのは、「テレワークにはテレワークに適したマネジメントが必要」ということではないでしょうか。
オフィスでの対面の仕事と、テレワークとではそれぞれにメリット、デメリットがあり、これをきちんと理解した上で、マネジメントを行っていくことが大切です。特に、テレワークだからこそ気を付けなければならないポイントがあること、それをきちんと押さえておかなければ、テレワークのメリットが生かせないどころか、デメリットを被ることにもなりかねません。
実際、テレワークを導入してみた結果、課題に突き当たった方も多いと思いのではないでしょうか。
マネジメントにおけるテレワークの課題は、部下の仕事をしている様子が見えにくいこと、意思の疎通がスムーズに行えないと感じることが多い中で、どのようにスタッフをマネジメントするかということです。
それは、「あなたのことはちゃんと見ているよ」と部下に伝わる「見守り」のマネジメントであり、決して部下を「監視」するマネジメントではありません。この本質を見誤ると、せっかくのテレワークが生きてこないのです。
テレワークマネジメントのコツ「明確な目標設定」
テレワークにおいて最も大きなデメリットは、当たり前ですが、実際に顔を合わせられないことです。このため、部下が孤独感に陥り、モチベーションが低下することが往々にしてありますし、上司からのこまめな指示が無いことで「何をしたらいいかわからない」、あるいは「どういう手順でやるべきかわからない」といった不安に陥ることもあります。
このような問題点を解決し、部下たちに今まで通りのパフォーマンスを発揮し成果をあげてもらうためには、明確な目標設定をしましょう。特に、テレワークだからこそ、いつもよりも分かりやすい目標設定が求められます。しっかりとした、できるだけ具体的な目標があれば、部下たちの目的意識もはっきりとし、オフィスにいるときと同様、いやそれ以上の成果を出すこともあるでしょう。
テレワークマネジメントのコツ「社内分解と常習化」
テレワークにおいては、その都度の指示はありませんから、仕事に取りかかりやすくするために、明確な業務分担を決めておくことが必要です。そのためには、まず社内業務を分解してみることが先決です。
社内業務の分解とは、仕事を細かなステップに分けていくことで、同時に「社内業務の本質の見極め」でもあります。業務を細かなパーツに分けていくことで、本当に必要なものと、必要でないものを分けていく作業を通じて、業務を遂行する上で課題となっている、ネックというべき箇所が見つかるかも知れません。
社内業務の分解の次にすべきことは、業務の内容を整理し手順を明らかにして、スタッフ全員に周知した上で徹底する「常習化」です。
この標準化によって、誰が見てもどのように業務を遂行すればよいか理解でき、実際に遂行できるようになり、特定のスタッフでないとできないような仕事を無くすことができて、業務の効率化にもつながります。
また、特にテレワークにおいてはお互いのコミュニケーションが図れない中でも、各スタッフの業務をお互いに把握することができ、チームワークの向上につながります。
テレワークマネジメントのコツ「部下の育成も考慮したアサインメント」
仕事の分解と標準化ができたら、次にすべきことは「社員ひとりひとりに仕事を振り分ける」ことです。これを「アサインメント」といい、マネジメントの中心ともいえます。
アサインメントを行うに当たって重要なのは、「業務の遂行」ばかりでなく「部下の育成」の観点も必要だということです。部下が働いてくれないと仕事も進まないわけですから、成果を出すことばかりに気を取られず、部下を育てることにも気を配りましょう。
その際、部下の業務遂行能力を向上させるポイントは、まず部下の能力や適性を見極めて少し負荷がかかるよう仕事を配分すること、部下が一人でする仕事ばかりでなく共同作業という観点からも割り振りを考えることです。
テレワークマネジメントのコツ「公平で納得できる評価」
テレワークの場合、部下が仕事をしている様子をつぶさに観察することはできませんので、従来型の、業務に取り組む姿勢や受け答え、仕事の進め方といったプロセス重視の評価をすることが難しくなりました。
このため、業務の「成果」を重視した評価を行うことになりますが、テレワークで直接上司に見られていないからこそ、部下のモチベーションを維持できるよう、公平で納得のいく評価をする必要があります。
そこで明確な目標設定が生きてくることになります。売上げがどれだけかといった単純な成果による評価と合わせ、設定した目標に対してどうだったかということを、統一的な評価方法で評価して、きちんと伝えるようにしましょう。
この方法によって、部下の方も自分の仕事が正当に評価されていると納得することができ、
安心してテレワークを行うことができます。
テレワーク導入する際の注意するべき3つのポイント
本章では、目標設定をするにあたり、注意すべき3つのポイントをご紹介しています。
従業員の目標設定の明確化
ビジネスの最終目標は会社の業績達成ですから、社員ひとりひとりの目標は会社の目標の中に位置づけられます。ですから、まず会社の目指すところを明確に示し、部下に理解してもらった上で、個人個人の目標を設定することが大切です。
自分の目標が何のためのものかを納得することで、モチベーションもアップします。
詳細な目標設定の見直し・変更
オフィスに出勤しての仕事であれば、業務の状況に応じた方向性の見直しは、その場その場でよく起こることです。急な変更であっても、臨機応変に部下に伝えることも可能ですし、職場の雰囲気で部下に伝わることもあるでしょう。
しかし、テレワークの場合、職場の雰囲気は一切わかりませんし、その場で大声を出せば皆に伝わるという具合にもいきません。こまめに部下と連絡を取り、会社の方針変更を伝えるとともに、これと連動して目標設定を見直し必要があれば変更するというプロセスが必要です。
従業員教育
部下の目標を設定したからといって安心して「任せっぱなし」では、部下は放置されているように感じ、モチベーションも低下しますので、成果の達成はおぼつきません。
上司は定期的にオンラインでミーティングを持ち、仕事の進み具合や困っている点はないかなどの状況確認をし、必要に応じアドバイスする、丁寧なフォローアップが必要です。
テレワークマネジメントには信頼関係が大切
テレワークを行う際に留意すべきマネジメントのポイントについて、紹介してきました。
オフィスでの勤務にしてもテレワークにしても、マネジメントの目指すところは、社員の業務効率を高めること、そのための仕事をしやすい環境を作ること、といえます。そして、マネジメントの要となるのは、お互いの「信頼関係」といってよいでしょう。
まずは上司が部下を信頼し、コミュニケーションをしっかり取り、目標を明確にした上で、公平に評価を行う、このプロセスを実行することで、テレワーク時代にふさわしいマネジメントを実現することができます。
是非、このテレワークマネジメントによって、社員一人一人が自分らしく仕事に取組むことができ、生活との調和を実現する柔軟な時間の使い方ができる、魅力的な仕事のシステムを創り上げてください。
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