こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
テレワークを導入してみたものの、マネジメントが従来のように上手くいかないと悩む管理職の方が多いようです。職場勤務とは異なり、オンライン上での業務となるテレワークでは、コミュニケーション不足や評価体制への不満が指摘されています。
そんなテレワークですが、適切なマネジメントを行えば、問題なく組織を機能させられるだけでなく、業務効率化や生産性の向上にもつながる可能性があります。本記事ではテレワークマネジメントの方法について、概要などとともに詳しくご紹介していきます。
マネジメントとは？
マネジメントとは、設定した目標に沿って組織を管理・運営することを言います。マネジメントの役割としては目標の設定や、目標に沿った組織の管理、過程や成果に対するフィードバックなどが挙げられます。
テレワークの定義
テレワークは、簡単に言えばオフィス以外の場所で働く勤務形態のことをいいます。自宅やサテライトオフィスなど、ある程度勤務場所に条件がある場合や、全く無い場合もあります。勤務時間も同様です。
日本政府による働き方改革関連法の施行や、新型コロナウイルスの流行により、テレワークを導入する企業は増加傾向にあります。働き方改革では、より多様な働き方や、残業の防止を目的としています。新型コロナウイルスでは、緊急事態宣言によって職場勤務が制限されたため、テレワーク実施率が増えているのです。
テレワークマネジメントの課題
従来の職場勤務からテレワークへの移行により、マネジメント面での課題が発生しているようです。以下でいくつかご紹介していきます。
仕事環境の変化
従業員によって働く場所が異なることがテレワークの特徴です。自宅勤務の人がいれば、カフェのような場所で働く人もいるでしょう。しかし、仕事としての業務を行うためには、ある程度静かな環境であったり、高速WiFiが繋がっていることが望ましいです。特に、テレワークの初期段階では、テレワークに慣れるためにも仕事に集中できる環境があった方が良いのではないでしょうか。
しかし、従業員によってはそのような労働環境を確保できず、結果としてパフォーマンスや業務効率の低下に繋がってしまう恐れがあります。
コミュニケーションが取りにくい
テレワークは従業員同士が離れた場所で仕事を行うため、必然的にコミュニケーションの機会が減ってしまいがちです。従業員がチームメンバーや上司に質問、相談などをしにくくなることで、孤独を感じてしまうケースがあります。
勤務管理が取りにくい
勤務場所や勤務時間が従業員によって異なるテレワークでは、勤務管理が従来の職場勤務より大変になったと言えるでしょう。
評価が取りにくい
提出済みのタスクなど数値としてあらわれる成果に対しては、テレワークでも問題なく評価を下すことができるでしょう。しかし、勤務態度などは職場勤務の時のように確認できないため、評価が下しにくくなるという課題が発生しているようです。評価を適切に行えないと、場合によっては従業員のモチベーション低下につながってしまうこともあるでしょう。
パフォーマンス低下の恐れ
テレワークでは、職場勤務のように上司が部下を直接見張ることができません。このことで、従業員によっては緊張感から解放されるあまり、パフォーマンスが低下してしまう場合があります。また、仕事の意欲自体はあっても、仕事でわからない部分がオンラインなので質問しづらいといった環境になってしまっていると、結果的に作業時間などの工数がかさんでしまう可能性があります。
業務特性による懸念
工場勤務の技術士、医師や介護士などの医療従事者、調理師など飲食店の従業員など、実際の出勤や対面によりサービスを提供できる業種は、テレワークをすること自体が難しい傾向にあります。営業職などもテレワークにはどちらかといえば不向きです。
テレワークマネジメントを上手く行うには
テレワークを実施する際にもマネジメントは必要です。ですが、職場勤務の時とは環境が大きく異なるため、対策が必要です。以下では、テレワークでマネジメントを上手に機能させる方法をいくつか紹介していきます。
働く環境を整える
テレワークで働く環境を従業員に任せきるのではなく、企業としても支援していくことは重要です。例えば、予算内でインターネット通信費用の支援をおこなったり、セキュリティ面を意識してサテライトオフィスを設置することがあげられます。
ITツールを導入する
テレワークによるコミュニケーション不足の懸念は、ITツールの導入によって解決することができます。SNSのような感覚で気軽にやり取りができるビジネスチャット機能などを備えています。従業員がラインを仕事用に使うことに抵抗がある、情報漏洩などのセキュリティ面が心配という企業にもおすすめです。
ほかにも、ITツールにはスケジュールを確認するためのカレンダー機能や、顧客との日程調整を効率的におこなえる日程調整機能など、テレワークに対応するだけでなく業務全般の効率化にもつながります。
評価体制を整える
勤務態度などが直接確認できないテレワークでは、どうしても数値や成果を基準とした成果主義での評価となりがちです。しかし、従業員のモチベーションや意欲の低下につながってしまうようであれば、評価体制を一から見直す必要があります。
ミーティングやメンタルケアを定期的に行う
テレワークでは、在宅勤務やコミュニケーション不足により、物理的にも心理的にも孤独に陥ってしまうことがあります。孤独感が増してくると、うつ病などの原因となってしまうこともあります。そのため、従業員のメンタルヘルスを意識するようにしましょう。
集団ミーティングだけでなく、1対1のヒアリングを兼ねた定期ミーティングも積極的に行って、従業員のメンタルヘルスを健全に保つようにしましょう。1対1のミーティングでは「テレワークで不満に感じていること」「改善してほしいこと」「今後やってみたい仕事やタスク」などの質問だけでなく、個人的な悩み相談や雑談を入れて、従業員が一人でないことを認識させることも重要です。個人ミーティングの頻度は、少ないよりは多い方が良いですが、まずは1週間に1～2回程度から始めるのが妥当かと思います。
業務特性を考慮する
業種によっては、企業全体にテレワークを導入することが難しい場合もあります。特に、顧客と直接やり取りする営業や販売部門は、テレワークよりは対面でのやり取りが推奨されます。そのため、テレワークに適する業務と適さない業務を判別しておくのも重要です。必要であれば、テレワークに不向きな部門をアウトソーシング化しても良いでしょう。
テレワークマネジメントは対策が必要
職場勤務と同じ基準でテレワークを管理しようとすると、様々な問題が生じてしまいます。しかし、オンライン上の業務という特性を理解したうえで適切なマネジメントを行えば、テレワークを上手く機能させられるだけでなく、業務全体の効率化や生産性向上にもつながるのです。
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