こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。
その中で既存のツールを利用したまま、テレワークに移行したところも少なくありません。
しかし、実際の運用で、うまくコミュニケーションが取れなかったケースも見られるようになりました。
このようなケースで情報共有を進めるためには、グループウェアの導入が鍵を握ります。
さまざまな機能を持つからこそ、グループウェアを活用し、テレワークの有効活用を進めなければいけません。
目次
なぜテレワークが求められるのか
新型コロナウイルスの影響により、テレワークの導入が加速度的に高まりました。
実際にはこれはひとつのきっかけであり、これまでにテレワークを進めてきた企業はたくさんあります。
テレワークを求めてきたのは、しっかりとした理由があるからです。
テレワークとは
そもそもテレワークとは、IT技術を有効活用し、会社に出社することなく業務がこなせるようにする方法です。その環境は自宅だけではありません。
シェアオフィスやカフェでも仕事ができるのがテレワークの強みであり、場所を選ばず働ける方法です。
問題はどのようにコミュニケーションをとるのかであり、インターネットの活用がなければここまで浸透はしません。
テレワークのもたらす会社への効果
テレワークを導入すると、会社にはさまざまな効果が現れます。
人の出入りが少なくなるため、オフィスのスペースは小さくて済みます。
事務所自体を小さくできるため、コストの削減に寄与するポイントです。
出社頻度が減少し、それぞれの通勤にかかるコストが少なくなり、交通費の負担も減らせます。
テレワークになると、基本的に紙媒体の使用が減ります。
紙で書類を作っても、それを見たり活用する社員がその場にいないからです。
つまり、電子書類を作って仕事に活用するため、必然的にペーパーレスが加速します。
印刷や用紙にかかるコストだけではありません。
この書類を管理するためのコストや場所も減らせるのです。
BCP（事業継続性）に関してもテレワークは有効です。
事業継続性とは自然災害など予期できない要因で、事業が継続できなくなる事態が起こらないように、普段からリスクマネジメントをしておく計画を指します。
大地震などが起きたとしても、テレワークによってコミュニケーション手段を複数用意しておけば、リスクの分散が可能です。
さらに社員の安否確認も取りやすくなり、事業継続性を高められます。
すべての機能を失うリスクも少なくできるため、選択できる手段が増えるのです。
社員にとってのテレワーク
テレワークを導入することで、社員の働き方や生活にも変化が生まれます。
柔軟な働き方ができ、出産や育児、介護など働く時間が制限されても、両立しやすくなるでしょう。
自分の趣味の時間も作りやすくなり、仕事に対する集中力も高まります。
生活に対する安心感を生む意味でも、テレワークの役割は重要なのです。
実際問題として通勤時間が無くなると、疲労やストレスを減らせます。
仮に片道30分の通勤時間だったとしても、往復すれば1時間です。
24時間しかない1日の中で、この時間が持つ意味はとても大きなものなのがわかるでしょう。
家族のために使えますし、自分の能力アップに活用できます。
わずか1時間かもしれませんが、非常に大きな役割を果たすのです。
テレワークとグループウェア
テレワークは、働くための距離をなくせます。
しかし、既存の方法だけでは、テレワークの利便性を最大化できません。
最大化するためにはグループウェアが重要な意味を持っており、うまく活用しなければいけないからです。
テレワークの効果を最大化するグループウェアの存在
テレワークの効果を高めるためには、さまざまなツールの活用を活用していきます。
ツールを単独で使う方法もありますが、グループウェアのように複数の機能を備えたものの方が、統括的な利用が期待できるのです。
単独で効果の高いツールを導入したとしても、利用できるようになるまでには時間がかかります。
複数のツールを導入すれば、それだけ障壁が高くなる問題が生じるため、統合的なグループウェアのほうがメリットが出てくるのです。
グループウェアの場合、横断的な利用ができます。
チャット機能などだけではなく、スケジュール管理やワークフロー、書類管理といった部分まで同じプラットフォームで利用できるのは大きなメリットです。
コミュニケーションと同時に情報共有を進め、必要な機能を揃えていけば、オフィス環境と変わらない構築ができます。
グループウェアを選ぶポイント
グループウェアを導入する場合、目的に合ったものを選ばなければいけません。
グループウェアにもいろいろな種類が存在し、それぞれ特徴があります。
まずは要件定義に、どのような目的で何も解決するべきか、はっきりさせると良いでしょう。
注意点は、多機能で便利に見えても、使いこなせるかは別問題です。
どんなに優れたツールでも、使いこなせなければ宝の持ち腐れどころか、投資を無駄にします。
費用対効果を考えると、どうしても高い機能を目指しますが、使い勝手を含め操作性を念頭に入れなければいけません。
使ってこそのグループウェアであり、社員の特性に合っているかも判断するべきです。
導入前と導入後の比較
グループウェアを導入する前と導入後を比較してみると、どのような効果があったかはっきりします。
公開されている他社の情報を比較してみると、自社で問題解決できるか判断しやすいでしょう。
例えば会議を行うとして、どれくらいの人数が参加できるか、導入した時の情報で見えてきます。
タスク管理にしても、使い勝手がいいか導入後の情報で判断しやすくなるのです。
大事なことは、客観的な判断を下せるかです。
良さそうだといった曖昧な判断ではなく、実際の利用を想定したシミュレーションもしなければいけません。
グループウェア導入後のリスク
グループウェアを導入することにあたり、リスクはゼロではありません。
テレワーク自体にリスクがあるように、グループウェア導入に関してもデメリットが存在し、顕在化するか問題を理解する必要があります。
グループウェアのリスクとして、テレワークで利用すると情報漏洩の可能性が出てきます。
社外からアクセスできるシステムのため、誰かに見られる可能性もあるのです。
グループウェアを導入しても、社員に浸透しない可能性も考慮しなければいけません。
どんなに高機能でも、使わずに放置されるケースが出てきます。
活用する方法が分からず、そのままになってしまうのはグループウェアに限った話ではありません。
ルールの徹底の問題もあります。
うまくルールが浸透してないと機能を発揮できず、大事な情報が漏れる可能性を高めます。
活用できない状況よりも、中途半端なルールや誤解で運用するほうが危険性が高いことも理解するべきです。
本来乗せてはいけない情報をあげてしまったケースや、本来重要なメッセージなのにも関わらず、そのまま流されてしまう可能性もあります。
グループウェアなどのルールは独特なものもあり、テレワークに移行する前に徹底した理解が必要です。
テレワークとグループウェアで情報共有をスムーズに
グループウェアの導入で、テレワークは最適化できるように進んでいきます。
これまでの業務は、人と人のコミュニケーションで成り立っていました。
テレワークとなると電子錠の情報も利用し、これまでなかったコミュニケーションをとらなければいけません。
クラウドにあげられたデータで仕事を円滑に進めるには、情報共有できるグループウェアが欠かせないのです。
リアルタイムで確認する意味でもグループウェアが役割を果たします。
仮想オフィスとして活用できる点も、テレワークにはぴったりの条件となるため、スムーズな移行を目指す際にも必要なツールなのです。
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