こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
テレワークという働き方が認知されてから、グループウェアの存在も注目され始めているようです。本記事では、テレワークやグループウェアの概要についてご紹介していきます。
目次
テレワークの定義
テレワークとは、会社に出社せずに働くことを言います。パソコンやインターネット、テクノロジーの発達により、遠隔からでも仕事ができるようになりました。自宅やカフェなどで自由に働く方法や、サテライトオフィスといって会社が用意した遠隔オフィスで働く方法などがあります。
グループウェアとは？
グループウェアとは、会社など組織を効率化させるためのソフトウェアのことです。ITツールとも呼ばれます。カレンダー、スケジュール管理といった業務をソフトウェアに任せることで、人手不足の解消や生産性向上など様々な効果が期待できます。
グループウェアの機能
グループウェアには様々な機能があります。例えばカレンダーやスケジュール管理機能では、個々の社員の予定や打ち合わせなど会議の予定を簡単に確認・共有することができます。予定が重複してしまう場合はアラートで知らせてくれるので、ダブルブッキングの心配がありません。 他にもチャット機能、ファイル機能など基本的な機能から、顧客との日程調整を効率的におこなえる機能や、会議室や設備の予約をおこなえる機能など、様々なツールを備えているのが特徴です。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入することのメリットについて詳しく見ていきましょう。
情報共有の活性化
メールでのやり取りや情報共有が不可能なわけではありませんが、業種によってはよりリアルタイムなやり取りが必要な場合もあります。そんな時に、グループウェアのチャット機能や掲示板機能がおすすめです。SNSのように気軽なやり取りができるので、こまめに連絡を取りたい場合や、リアルタイムな情報共有が必要な場合は、導入に向いていると言えるでしょう。
業務効率化
グループウェアを使えば、業務全体の効率化につながります。前出のカレンダー機能やスケジュール管理機能では、自動的にスケジュールを作成・管理してくれます。電子契約機能を使えば、忙しい時でも遠隔から契約を結ぶことが可能です。
他にも業務フローを作成する機能やガントチャート機能など、業務やプロジェクトをおこなう上で欠かせない業務もグループウェアでおこなうことが可能となります。業務が自動化されることで、社員が他の業務に回ることが可能となり、組織全体の業務効率化を実現します。
テレワークにグループウェアが必要な理由
テレワークにグループウェアが欠かせない理由をご紹介していきます。
テレワークの効果を高める
社員がオフィスに集結せず、それぞれの場所で業務をおこなうテレワーク。必然的にコミュニケーションや情報共有の機会は減ってしまいます。
しかしそのようなテレワークの課題は、グループウェアの導入で解決できるでしょう。情報共有のために必要な機能が多数備わっており、職場にいる時と同じようにコミュニケーションを取ったり、業務をおこなうことができます。
グループウェアの選び方
働き方改革やコロナ禍でのテレワークで、グループウェアを提供する会社は増えています。そのなかで自社に合ったグループウェアを選ぶために、意識するべきポイントがいくつかあります。
必要な機能を備えているか
自社に合ったグループウェアを選ぶためには、自社が必要としている機能を備えているか確認しましょう。
そのためにもまずは、自社がグループウェアに求めることは何なのか、明確にしておく必要があります。例えば、社員のスケジュールや顧客との商談予定を、効率的に管理したいのであれば、カレンダー機能やスケジュール管理機能が必要です。
このように自社が求めている機能を明確にしておくことで、グループウェアを選びやすくなります。
使いやすさ
グループウェアが使いやすいかどうかも重要です。無料トライアルを設けている会社もあるので、一度トライアルで使ってみて、使い心地を把握するのも良いと思います。グループウェアがあまりにも使いにくいと、社内でグループウェアが浸透せずにすたれてしまう場合があります。
シンプルで直感的に使える、スマホなどのモバイルデバイスに対応しているなど、世代を問わず使いやすいグループウェアがおすすめです。
コストは適切か
グループウェア導入に際し、自社の予算内で収められるものかどうかを確認しておきましょう。グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型はサーバーなどの構築は自社でおこなうことが多いため、初期投資に費用がかかります。
クラウド型は、グループウェア会社が提供するグループウェアを利用する方法です。アカウントを作成してお金を払えばすぐに利用可能なのがメリットですが、月額料金がかかります。 高性能なものにこだわりすぎるあまり、自社の予算をオーバーするグループウェアを選んでしまったということにならないように、予算はあらかじめ決めておきましょう。
アウトソーシング機能
すでに導入済みのツールがある場合、そのツールとグループウェアが連携できるかどうかも重要です。グーグルカレンダーなどはアンドロイドのスマートフォンだとデフォルトでアプリとして入っているため、個々で使用している社員もいることでしょう。そんな時に、グループウェアと連携可能であれば、グループウェア内のカレンダーを作成するときに情報共有が迅速に進みます。
グループウェア導入によるリスク
グループウェアの導入は様々なメリットがありますが、導入や運営の仕方によってはリスクとなってしまうかもしれません。そうならないためにも、まずはグループウェア導入に際して明確にルールを設ける必要があります。
ルールが明確でないと、社員もどのように利用すればよいかわからず、社内に浸透しない場合があります。
「〇〇以上の機密情報は、グループウェアには流さないでください」「掲示板機能では〇〇に関する報告をお願いします」「予定は必ずカレンダーに連携もしくは埋めてください」など明確なルールを設けることで、社員たちも優柔不断にならずにグループウェアを最大限活用できるはずです。
あとは、職場以外での業務をおこなっている社員に対して、セキュリティ面をどうするかという懸念もあります。
極端な話ですが、例えばカフェなどで仕事をしていた場合、グループウェア上の業務を他の人に見られて悪用されてしまう場合もあるのです。
これはテレワーク全般にも言えることですが、テレワークをしたりグループウェアを利用する際にセキュリティ面に配慮が必要な場合は、働く場所を「自宅限定」「人目の多い場所での業務は避けてください」といった条件をつけてもよいでしょう。しかし、セキュリティを気にする必要が無い場合は、極力条件はつけないのがベターです。
テレワークの情報共有はグループウェアで
テレワークの課題は、グループウェアで解決できます。この機会に、ぜひグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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