こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
最近ではテレワーク（在宅ワーク）が全国的に推奨されるようになりました。会社に通わず自宅で作業するという働き方です。通勤が不要な分、時間を有効活用できるという大きなメリットがあります。
その反面、自社メンバーと直接コミュニケーションできないため、情報共有がおろそかになってしまう問題もあります。特に週や曜日ごとにテレワークするメンバーが変わる場合、誰がいつテレワークなのか把握できないと、仕事に支障をきたしかねません。
しかし、新しい働き方に適応するのは容易ではありません。テレワーク予定を社内でうまく共有できない企業も多いようです。
今回は、テレワーク予定の共有に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
全社員のテレワーク予定を取りまとめるのが大変で、混乱も発生
今回インタビューした企業は映像制作会社で、映像の企画、制作、編集を行っています。
各部署の各メンバーが、週に決まった回数テレワークするよう決められています。ただし、何曜日にテレワークするかは、メンバーによってバラバラです。また、各部署のチームリーダーや部長がテレワークのシフトを決めています。
そして全社員のテレワーク予定を、管理部が共有ファイルに取りまとめています。しかし、この作業はボリュームが大きく、非常に時間がかかるそうです。
しかも、連絡が遅いチームがあると最新のテレワーク予定を共有できず、混乱が発生してしまいます。実際、ある社員に対面での用事があっても、テレワークのため用事が済ませられなかった、といった問題も起きたそうです。
共有ファイルでのシフト作成・確認は手間で、急な変更に対応できない
こちらの企業では、Excelファイルでテレワークシフト表を作成して、テレワーク予定を管理・共有している、とのことでした。
各部署の各チームリーダーが、作業進捗を考慮してチームメンバーのシフトを作成します。その後、所属部署の部長にシフトを提出します。各部長は、適宜見直したうえで管理部へメールで連絡します。連絡を受けた管理部は共有のExcelファイルへ入力し、テレワークシフト表を作成します。
他部署の社員へ連絡を取る場合はテレワークシフト表でテレワークかどうか確認して、連絡します。また、テレワーク予定を変更する場合は、管理部へメールでシフト表の修正依頼をします。
テレワーク状況を確認するには、Excelファイルを開かなくてはなりません。Excelの共有ファイルは処理が重く、確認の都度開くのは手間がかかります。
そのため、テレワークシフト表を印刷して紙で確認する社員もいます。しかし紙での確認では、途中でテレワーク予定に変更が入っても把握できないのです。
また、管理部は全部署からのメール連絡を受けてシフト表を作成しなければなりません。これは負担がかなり大きいですね。それに、各部署の部長もシフト表の確認やメール連絡といった手間が発生するのです。
グループウェアのカレンダー機能でテレワーク予定を管理・共有
これらの問題を解決するためには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
カレンダー機能を使うと、クラウド上で予定の管理、共有ができます。パソコンやスマートフォンで手軽に各社員の予定確認が可能です。そのため、テレワーク予定のメール連絡や、Excelファイルによるテレワークシフト表の作成・確認の必要がなくなります。スピーディに予定確認できるため、シフト表を印刷する必要もありません。
また、テレワーク予定をリアルタイムに共有できるため、急な予定変更があった場合に誤解が発生することも防げます。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
