こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
コロナ禍において「テレワークを導入したいけど、テレワークはコミュニケーション面で不安がある」と感じる企業も多いのではないでしょうか。
そこで本記事ではテレワークのコミュニケーション面で不安を抱えている企業に向けて、以下の内容をご紹介します。
- テレワーク時の最大の課題
- テレワーク時に発生しがちなコミュニケーションの課題
- テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する方法
テレワーク導入の参考となる内容ですので、ぜひご覧ください。
目次
テレワーク時のコミュニケーションに課題を感じる企業はとても多い
テレワーク時の最大の課題は「コミュニケーション」といっても過言ではありません。
人材育成サービスを提供する株式会社ラーニングエージェンシーが、企業の人事・教育担当者948人を対象に行った「新型コロナウイルス感染症の影響調査」によると、テレワーク時の課題として「コミュニケーション不足」が1位となっています。
参考：人事・教育担当者948人にアンケート テレワーク導入1~2ヵ月で見えた課題
テレワークは通勤する必要がなく、場所を問わない働き方ができるメリットがありますが、ビジネスにおいて不可欠な「コミュニケーション」の難しさが浮き彫りとなりました。
そこで次の章からはテレワーク時に発生しがちなコミュニケーション課題や対策法をご紹介します。
テレワーク時に発生しがちなコミュニケーションの課題
本章ではテレワーク時に発生しがちなコミュニケーションの課題を4つ紹介します。
- 社員が孤独を感じやすい
- チームの進捗状況を把握しにくい
- コミュニケーションのスピードが落ちる可能性もある
- 社員がテレワーク用のツールを使いこなせない場合もある
順番に見ていきましょう。
社員が孤独を感じやすい
１点目が「社員が孤独を感じやすい」点です。
なぜならオフィスで人との対面コミュニケーションの機会が減ったり、外出の機会が減ったりするからですね。
実際に「パーソル総合研究所」が行った「テレワークに関する不安感や孤独感についての調査」では、3割近いテレワーカーが孤独を感じるとの報告があります。
参考：パーソル総合研究所、テレワークに関する不安感や孤独感について調査結果を公表
テレワークは好きな場所でリラックスしながら働けるメリットもありますが、同僚と顔を合わせる機会の減少は寂しさを感じ、モチベーションや生産性が下がってしまう可能性もあります。
チームの進捗状況を把握しにくい
2点目は「チームの進捗状況を把握しにくい」です。
なぜならテレワークではチームの顔や声を直接見聞きできないため、どのような仕事を全員がしているか、どのくらい進んでいるかなどを把握しにくいからです。
普段働いているオフィスであれば、チームのメンバーが視界に入ったり、声が直接聞こえたりする関係で、全員がどのような仕事を行っているかを感覚的に判断しやすいのではないでしょうか。
しかしテレワークの場合はオフィスの臨場感がなく、チームメンバーの仕事をしている姿や声が直接確認できないため、進歩状況を把握しにくいともいえるでしょう。
またテレワーク時にチーム内でこまめに連絡を取り合っていても、表情や仕草、声のトーンなどがわからないため、得られる情報が少なく、誤った進歩状況の判断をしてしまう場合もあります。
コミュニケーションのスピードが落ちる可能性もある
3点目は「コミュニケーションのスピードが落ちる可能性もある」です。
テレワークは主にメールやチャットを通じてコミュニケーションを取ります。しかしメールやチャットは返信がすぐに来ないことも多く、コミュニケーションのスピードが落ちる場合もあります。
オフィスで報告や相談をする際は直接デスクに向かったり、会議を開いたりできますが、メールやチャットの場合は作業をしていて気が付かない場合も多いですからね。
もちろんメールやチャットは場所や時間を問わずチームメンバーに報告・相談をできるメリットもありますが、コミュニケーションのスピード面では、やはり対面の方がスピーディーに進む場合が多いです。
社員がテレワーク用のツールを使いこなせない場合もある
4点目が「社員がテレワーク用のツールを使いこなせない場合もある」です。
テレワーク時は
- メール
- チャットツール
- ビデオ電話
- ワークフローシステム
など、様々なツールを使用します。
上記のツールに使い慣れていない社員が多い場合、上手に使いこなせず、コミュニケーションが円滑に行われない可能性もあります。また場合によっては、ツールを利用するための研修を行う必要があり、時間やコストもかかるでしょう。
テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する方法
本章ではテレワーク時に発生する課題について、解決する方法を５つ紹介します。
- 雑談用のグループを作成する
- 顔を見た話し合いを定期的に行う
- 目標をチームでしっかり共有する
- 具体的、かつ細かい連絡を取り合う
- 誰でも扱いやすいツールを導入する
順番に見ていきましょう。
雑談用のグループを作成する
解決策の1点目が「雑談用のグループを作成する」です。
テレワークは1人の環境で仕事を進める場合が多いので、孤独になりがちです。普段のオフィス勤務ではメンバー間で雑談を行う機会も多いのではないでしょうか？雑談を行うことでリラックスできたり、チームの雰囲気が良くなり、生産性が上がったりするメリットもあります。
そこでテレワーク時でも簡単な雑団グループを作り、会話をするだけでメンバーの孤独感を最小限に抑えることができるでしょう。
もちろん雑談を強要したり、長々と行ったりするのは仕事に支障が出るので、ある程度の決まり事を設ける必要がありますが、チームで仕事をする上では雑談も大切にしたいところですね。
顔を見た話し合いを定期的に行う
2点目が「顔を見た話し合いを定期的に行う」です。
具体的には定期的にビデオ通話のツールなどを用いて、顔を合わせたWeb会議を行いましょう。チームの表情や声を確認すると、チャットの文面だけでは伝わりにくい細かいニュアンスも伝わりやすくなり、円滑なコミュニケーションへとつながります。
また短時間でもチームメンバーの顔を見ると一体感も生まれ、雰囲気も良くなるのではないでしょうか。
例えテレワーク時でもオフィスで働いているときと変わらないコミュニケーション量を保つのが大切です。
目標をチームでしっかり共有する
3点目が「目標をチームでしっかり共有する」です。
なぜならテレワークの顔が見えにくい状況下において、目標をチームで明確にしておかないと着地点がぶれてしまい、良い成果物ができないからです。テレワーク時でも良い結果を出すためには具体的な目標を定め、個々人がやるべき業務を明確にし、チーム内で細かく報告を行う必要があります。
連絡を密に取り合い、成果物を個々人が示していくことで着地点がぶれずに、スムーズに仕事が進んでいくでしょう。
具体的、かつ細かい連絡を取り合う
4点目が「具体的、かつ細かい連絡を取り合う」です。
テレワーク時はチームメンバーの姿が見えないため、誰がどのような業務をしているかを瞬時に把握しにくいです。しかしチーム内で細かく進捗状況を報告しあうことで、姿が見えなくても安心して仕事を進められます。
またテレワーク時ではテキストでの連絡も多くなるため、より具体的な指示や報告を行うのも大切です。なぜならテキストのみだとニュアンスが伝わりにくく、連絡がスムーズに伝わらない場合も考えられるからですね。
ですのでチャットで細かい指示や相談を行う際は、視覚的にもわかりやすいよう図や箇条書きを用いてコンパクト、かつ具体的に行うのがおすすめです。
誰でも扱いやすいツールを導入する
5点目が「誰でも扱いやすいツールを導入する」です。
なぜなら使いにくいツールを使用すると、慣れるのに時間がかかり、生産性が落ちてしまうからです。ツールのトライアル利用で利便性の確認ができる場合が多いですので、必要な機能だけが備わっており、だれもが直感的に使えるツールを選んでみましょう。
テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する方法 まとめ
本記事ではテレワークの導入を考えているものの、コミュニケーション面で課題を感じている企業の方へ向けて
- テレワーク時の最大の課題
- テレワーク時に発生しがちなコミュニケーションの課題
- テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する方
を紹介しました。
テレワークは工夫次第で、対面とほぼ同様に仕事ができることを知っていただけたのではないでしょうか。
コロナ禍において多様な働き方が求められているこの時代。
ぜひテレワークの導入を前向きに検討されてみてはいかがでしょうか。
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