こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
昨今では働き方改革などの影響によって、テレワークが一般的となりました。テレワークは、通勤不要で時間を有効活用しやすい魅力的な働き方です。その一方で、直接顔を合わせることがなくなるため、対話が減少したと感じる方も多いでしょう。
対話が減少すると、企業にとっては多くの問題が生じます。こうした問題に対処するためには、ITツールを活用するのが効果的です。そこで本記事では、テレワークでの対話減少による問題や、対策におすすめのITツールをご紹介します。
目次
テレワークでの対話減少により生じる5つの問題
テレワークでは直接顔を合わせることがないため、対話減少は避けられません。対話が減少することによって、さまざまな問題が発生するのです。まずは、テレワークでの対話減少により生じる5つの大きな問題について、順番に解説します。
認識違いが頻発する
口頭での対話は、相手が本当に伝えたいことを理解しやすいメリットがあります。しかしテレワークでは対話が行えないため、電話やメールを使ってコミュニケーションを取ることになるでしょう。このようなコミュニケーションは対話と比べて情報量が少なく、認識違いが発生しやすいのです。
電話でのやり取りでは表情や雰囲気が分からないため、相手の本心が見えないこともあります。メールでのやり取りについても、他の連絡と混じって情報が散らばってしまい、重要な情報を見落としかねません。結果として認識違いが頻発し、業務に支障が出る恐れがあります。
チームワークが弱まる
オフィスワークであれば口頭で簡単に行える情報伝達も、テレワークでは電話やメールとなり手間がかかります。自分の業務を優先しようとするあまり、チームメイトへの連絡を後回しにしてしまいがちです。その結果、チームでの情報共有がおろそかになり、チームワークが弱まってしまうでしょう。
重要な情報の共有を怠ったために、チームメイトに迷惑がかかることも考えられます。同じように、チームメイトから必要な情報がもらえず自分が困るかもしれません。メンバー間の連携がスムーズに行えなくなることで、チーム全体としての生産性も低下してしまいます。
オフィスワークの雰囲気が悪くなる
多くの企業はテレワークを交代制で導入しており、オフィスワークの日もありますよね。しかし、テレワークで認識違いや伝え漏れが頻発すると、メンバー間の信頼関係が低下します。その結果、オフィスワークの雰囲気が悪くなることも考えられます。
また、テレワーク導入前と比べて、オフィスワークでの対話が減るケースも少なくありません。あるいは対話するとしても、認識違いが発生しやすくなることもあり得ます。対話を行わないテレワークに慣れた分、オフィスワークがストレスの元となってしまうのです。
悩みを抱え込みやすくなる
特に若手社員の場合、業務上の悩みを上司に相談したい時もありますよね。しかし、テレワークによって顔を合わせる機会が減ることで、こうした悩みを抱え込んでしまいがちです。また、テレワークで上司との信頼関係が低下していると、オフィスワークでも相談しづらいでしょう。
悩みを抱え込みやすくなることで業務に支障が出るだけでなく、心理的な負担も大きくなります。最悪の場合は職場を離れることとなり、離職率の増加を引き起こしてしまいます。
理念やビジョンが浸透しなくなる
すべての社員が一丸となって企業を発展させていくためには、理念やビジョンを全社的に共有することが大切です。理念やビジョンは経営陣から現場の管理職へ、さらには管理職から部下へと、対話によって伝わります。
しかしテレワークによって対話が減少すると、理念やビジョンを全社員に伝えることが難しくなります。また、交代制でテレワークを導入している場合、全体共有の場を設けることも難しいでしょう。結果として、経営陣の想いが現場に反映されず、企業全体としての組織力が低下してしまいます。
テレワークでの対話減少対策におすすめのITツール3選
このように、テレワークによる対話減少は、多くの問題を引き起こします。最もおすすめの対策法は、テレワークでも利用できるITツールの導入です。ITツールによって情報共有やコミュニケーションが活性化し、対話減少による問題発生を抑制できます。
ここでは、テレワークでの対話減少対策におすすめのITツールを3つご紹介します。より多くのITツールを知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
ITツールを導入して業務効率化！企業での活用シーンを５つご紹介
オンラインで手軽に意思疎通できる「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」を使うと、オンラインでメッセージによる会話が行えます。本文を入力して送信ボタンを押すだけで、相手にメッセージを送信できます。メールより手軽なため、テレワークでもストレスなくコミュニケーションを取ることが可能です。
また、データとして残せるため電話よりも確実で、テレワークでの認識違いを防げます。3人以上でのオンライン会議に使える上に、1対1で個人的なやり取りも行えます。対面では相談しづらいことでも、ビジネスチャットなら気軽に相談しやすいでしょう。
理念やビジョンを全社共有できる「社内SNS」
「社内SNS」を使うと、全社的な情報発信をオンラインで行えます。全ての社員がWebブラウザからアクセスできるため、テレワークでもスマートフォンから投稿された内容を確認可能です。全体共有の場を設けなくても、理念やビジョンを手軽に全社共有できます。
新入社員の教育にも役立つ「社内Wiki」
社員に伝えるべきナレッジが多く存在する場合は、「社内Wiki」がおすすめです。社内Wikiを使うと、社内のナレッジをオンラインで蓄積・共有できます。ナレッジ同士を関連付けできるため、理念やビジョンを体系的に整理することが可能です。分かりやすく共有できるので、新入社員の教育にも役立ちます。
ITツールで、テレワークでの対話減少をカバーしましょう！
今回はテレワークでの対話減少による問題や、その対策としておすすめのITツールをご紹介しました。
テレワークによる対話減少は、個人やチームにとどまらず企業全体に悪影響を引き起こします。とはいえ、メリットも多いテレワークをただ止めるのは、良い対策とは言えません。テレワークは継続しつつ、対話減少しても問題が発生しないように対策することが大切です。
このような対策を実現する上で、ITツールの導入が鍵となります。ITツールの中でも、今回ご紹介したITツールの機能を全て兼ね備えた「グループウェア」がおすすめです。対話減少をカバーしてテレワークのメリットだけを得たい方は、ぜひグループウェアを始めとしたITツールの導入をご検討ください。
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