こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
新型コロナウイルスの影響で、テレワークが加速してきたのは間違いありません。働く側の負担軽減にも役立ちますし、経営側のスリム化もできる方法です。
現在のようにどどの会社でも導入を考えるようになった状況は、怪我の功名の部分があるのは否めませんが、非常に有効な方法であることも理解されてきています。
しかし、実際に目の前に人がいない状況の中で仕事を進めるため、さまざまな課題も浮き彫りになってきました。
テレワークを実施する中で、家庭内などで業務をどのように進めているか、1日の業務報告書の形もこれまでと変化してきています。
見えないからこそ業務に対して大きな意味を持つ業務報告書の必要性や提出のときのポイントを押さえておくといいでしょう。
なぜテレワークで業務報告書が重要になるのか
テレワークは、オフィスとは離れた場所で作業するところに意味があります。
いちいち出社せず、自宅などの環境で作業できるため、交通費の削減にもつながりますし、働く側の疲労軽減や時間の有効利用ができるのです。
ですが、出社せずに自宅の環境で仕事をする以上、本人以外は状況がわかりません。
管理者側としても、何をしているのかわからないでしょう。
そこで業務報告書の必要性が出てきます。
働く意欲の管理
テレワークは、メリットばかり生み出しているわけではありません。
人との接触がほとんどなく、働いている意識が希薄になりやすいことが指摘されました。
この意欲の問題は、簡単に解決できない問題です。
その日のまとめとして業務報告書を作成すると、自分が1日の中で何をしたのか、どのような成果を出したのかがわかります。
これにより、仕事に対する意識に違いが生まれ、意欲向上に活用できるのです。
違った環境の中で働くことは、モチベーションが揺れ動きしやすくなります。
この状況を少しでも予防するためには、1日の行動をはっきりさせるのが大切です。
進捗状況の把握
業務報告書の役割は、1日の行動の記録です。
どのようなことをしたかだけではなく、業務に対する進捗判断ができます。
業務報告書から、仕事がどの程度進んでいるか、日々の記録を比較すると進捗率の変化もわかるでしょう。
目の前で作業しているわけではなく、進捗の把握がしにくいため、業務報告書の提出が重要なポイントになります。
業務プロセスの評価
どのような業務をどの程度の時間をかけて進めたのかも、業務報告書によって把握しやすくなります。
テレワークでは、成果ばかりが評価されがちですが、業務報告書によってプロセスも可視化しやすくなるためです。
グループウェアで活用すると、もっと把握しやすく変化します。
働く側としても、業務過程を評価してもらえるのは、モチベーションアップにつながるポイントです。
労働時間の把握
業務報告書があるおかげで、労働時間の把握が容易になります。
誰がどのぐらい働いているか、グループウェアとともに使えば、並行的な処理も可能です。
単純に時間内で働いていたかどうかだけではありません。
テレワークの間には、残業も管理する相手がおらず、無制限に仕事をしてしまう部分もあり、区切りをつける意味でも業務報告書の提出でメリハリが付きます。
問題点の発見
テレワークに慣れていないのは、会社側だけではありません。
働く側も、現在起きている問題をうまく把握できていない可能性が高いのです。
こまめにコミュニケーションをとることで、問題点を早期に発見できる可能性が高まります。
そのための業務報告書になるのです。
これは現在発生している問題だけではなく、わずかな変化でも見逃さなければ、顕在化する前に対処できます。
業務報告書の作成とテレワークでの提出
業務報告書のポイントは業務の可視化です。
個々に報告させることで、どのような業務をしていたのか、問題点なども引き出していきます。
このポイントがずれないように、作成をしなければいけません。
分かりやすく書く
どのような書類でも、整理されていないものは容易に理解できず、判断できません。
業務報告書は、業務内容など分かりやすく記載する必要があります。
作業予定や所管など、項目別に分類し、分かりやすい状態を作るのがポイントです。
業務内容は、「いつ」「なにを」「どんな作業内容」で「どのぐらい時間をかけたのか」という4つでまとめます。
これがはっきりとしていないと、1日の業務が見えてこないからです。
逆にこのポイントを押さえると、簡潔な内容にできるのがわかるでしょう。
必要な要点を絞り込んでいるからです。
ただし、いくら簡潔であっても、内容がわからないと意味を成しません。
言葉に具体性を持たせることを意識すると、内容にも違いが出ます。
作業予定や所管は、読んだ時にイメージできるかどうかが需要です。
何を言いたいか、理解できるかを意識すると分かりやすくなります。
基本的に業務報告書であり、感想文ではないので、自分の主観ではなく客観的な位置でわかるか判断するといいでしょう。
これだけの注意で大きく違います。
エクセルの活用
業務報告書は、さまざまな形式で作成できます。
その中でも、エクセルは多くの企業が使ってきました。
エクセルを活用していた理由は、豊富なテンプレートがあるからです。
公式に用意されているものもあり、自分たちで作成することもできるので、それだけカスタマイズしやすいということです。
汎用性が高く、資料も簡単に手に入ります。
今では誰でも使うツールとなったことで、業務報告書にも使われるようになったのです。
エクセルを利用する際には、目的が明確になっているか判断しなければいけません。
目的がずれていると、何を書いたらいいのか、ブレが出てきます。
これが、業務報告書の効率を妨げてしまうため、必ず一定の方向性を持たせる必要があるでしょう。
エクセルは汎用性が高い分だけ、いろいろとできますが、あまりに機能や要素をちりばめてしまえば、まとまりに欠け使いにくくなります。
ある程度、機能は絞り込まなければいけません。
使用者によっては、仕様を変更してしまうことも出てきます。
意図して変更する場合もありますが、まったく気が付かずに変えてしまうケースもあるのです。
こうした問題に発展しないためにも、変更できないように保護する必要も出てきます。
便利だからこそ、考えておかなければいけないポイントも多いのです。
チャットでの提出
業務報告書の提出方法も重要です。
これまでの方法であれば、メールでの対応が基本でした。
しかし、メールでは素早くレスポンスができません。
これでは、せっかくの業務報告書もテレワークの価値を下げてしまいます。
改善のポイントになるのはチャットです。
リアルタイムにやり取りできるチャットであれば、業務報告書を目の前で見ながら連絡が取れます。
慣れた人であれば、業務報告書を作成するのに時間もかかりません。
ですが、テレワークに慣れていないと、業務報告書を作成するだけでも時間がかかり、これが仕事になりかねません。
チャットを使うことで、作業もサポートできるので、ひとりで作成するよりも効率よく進められます。
グループウェアを活用し業務報告書を効率よく
業務報告書は、グループウェアとの相性が非常にいいのは間違いありません。
単純に業務報告書だけを使ったとしても、業務にはさまざまなソフトが必要です。
エクセルもそのひとつですが、グループウェアを活用しておけば、業務報告書ももっと統一した状態で利用できます。
グループウェアを活用し、統一したプラットフォーム上で利用すれば、それだけ情報管理の負担も減ります。
効率化のために業務報告書が活用される以上、グループウェアの導入は視野に入れるべきなのです。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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