こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
この記事をご覧の方は、テレワークをすぐに導入したいが、そのためのプロセスや優先順位が分からないという方が多いのではないでしょうか。
テレワーク導入までの流れは重要です。1つ1つプロセスを経てテレワークを導入しないと、目的を達成できなかったり、トラブルが発生するリスクが高まります。
この記事ではテレワークを導入するまでの進め方を順に解説します。この記事を読むことでテレワークを問題なく確実に導入でき、当初の目的や目標を達成できるでしょう。
テレワークをすぐ導入したい場合の優先順位
自社ですぐにテレワークを開始したい場合でも、急にテレワークは開始できません。今回紹介する優先順位に従って、導入に向けて着実に準備を進め、本格導入を目指す必要があるでしょう。
ここではテレワーク導入に向けたプロセスを順に紹介します。
テレワーク導入の目的や目標を明確化
テレワークを導入する場合の最優先事項としては、テレワーク導入の目的や目標を明確化することです。
テレワークには様々な効果やメリットがありますが、自社がどのような目的でテレワークを導入するのかや実現させたいビジョン、具体的な目標やKPIを明確化しましょう。
例えば「オフィスコストや通勤コストを何円削減したいか」や「従業員満足度を何%向上させたいか」などを具体的に設定すべきです。
よくある失敗例は「世間も進めているから」「他社が成功したから」とすぐにITツール導入を始めてしまうケースでしょう。
しっかりした目的や目標もなく、現場の状況を考慮せずにやみくもにITツールを導入してしまうと、効果が出ないだけでなく、トラブルを発生させてしまう懸念もあります。
ITツール導入の前に「何を達成したいか」「何が現状の課題なのか」をしっかり定義しましょう。
テレワークの対象範囲の決定
次のステップとして、テレワークの対象範囲（スコープ）を明確化しましょう。
必要な予算や導入スケジュールを決定するためにも、テレワークを導入する対象範囲を明確化しなければなりません。
例えばテレワークを導入する部署や対象業務、テレワークを可能とする頻度や期間を決めるべきです。
導入後に対象範囲を拡大・縮小することも可能ですが、概算費用やスケジュールを算出するためにも、まずは対象範囲を仮決めすると良いでしょう。
現在の社内ルールを把握
テレワーク導入の目的・目標や対象範囲を決めたら、現在の自社の規則やルールを把握しましょう。
現状のルールとテレワーク導入後のあるべき姿を把握できれば、そのギャップを埋めるための施策やルール変更が検討できるためです。
把握すべき事項は例えば「就業規則」「人事評価制度」「セキュリティポリシー」など、テレワークを実施するにあたり影響があるルールとなります。
現状把握をせずにテレワークを進めてしまうと、テレワークと社内ルールに乖離があり現場が混乱するなどの失敗に繋がりかねません。
現在の制度やルールを把握して、人事制度の見直しも含めてテレワークの検討を進めることが重要です。
経営層への提案
目標設定や現状把握などができれば、経営層へテレワーク導入を提案しましょう。
経営層が主体的にテレワーク導入の意義を理解し、トップダウンでテレワークが導入されるケースもありますが、そうでない場合は経営層への丁寧な説明が必要です。
例えば「テレワークが経営課題の解決に役立つ点」「導入目的や対象業務」「必要な投資(コスト)」「トライアルや効果測定の期間」などの説明が必要となります。
導入決定後に社内でテレワークの普及をスムーズに進めるために、経営層にどのような依頼事項があるかも併せて説明すると良いでしょう。
テレワークを実現するIT環境の整備
経営層から承認を得られた後、自社の業務内容に合わせてIT環境を整備する必要があります。
整備する内容としては「ネットワーク環境」「テレワークツール」「ノートPCやスマホ」の大きく3つが挙げられるでしょう。
1つ目のネットワーク環境の整備では、テレワークの場合でも自宅から社内システムにスムーズにアクセスできるネットワーク環境を構築することが求められます。
また社員が業務に関連する情報を社外からアクセスする機会も増えるため、セキュリティ面も強化すべきです。
2つ目のテレワークツールに関しては、例えばオンライン会議ツールや電子契約サービス、帳票の電子化ツールなど、テレワークでもオフィスにいる場合と同じように業務を進められる状態を目指す必要があります。
3つ目のノートPCやスマホに関しては、オフォスでデスクトップPCや固定電話を利用している場合には準備が必要です。クラウドPBXなどを活用することで、社員のスマホがオフィスの電話機として利用できるなど、スマホを内線化することもできるでしょう。
テレワークに関する社内ルールの作成
テレワークを実施する際に守るべき社内ルールを策定します。
テレワーク時は社員の勤務状況が対面で見えないため、勤務がルーズになってしまったり、長時間労働になってしまう場合もあるため、テレワーク実施時のルールを追加する必要があるでしょう。
例えば「テレワーク実施時の業務開始や終了の報告手順」や「週何日までテレワークが可能か」などのルール作りが必要です。
事前に確認した既存の社内ルールを更新し、そのルールの運用を徹底させることが求められます。
各部門の合意を得る
経営層の合意が得られ社内ルールも作成できたら、テレワーク推進に関して関係各部の部門長からも合意も得ましょう。
営業部や開発部など各部門へテレワーク導入の目的や意義、運用ルールや今後のスケジュールなどを丁寧に説明します。
その際の注意点としては、プロジェクトチームからの一方的な説明ではなく、各部門からの質問や意見に耳を傾ける点です。疑問や部門固有の課題を丁寧にヒアリングして、1つ1つ丁寧に解決することが重要となります。
トライアル運用の開始
各部門長の合意が得られたら、本格導入を開始する前に、一部の部門や社員に限定してテレワークのトライアルを開始します。
トライアル開始直後は様々な問題や不備が顕在化すると予想されますので、すぐにフォローできる体制を整えておきましょう。
期末など忙しくなりやすい時期にトライアルを開始すると混乱を招きますので、実施時期や期間に関してはトライアルする部門と事前に調整すべきです。トライアルの期間は、3ヶ月～6ヶ月のケースが多いでしょう。
社員への説明と本格導入
実際にテレワークを開始する社員へ導入に関する説明会を実施し、本格導入を開始しましょう。
テレワーク実施前に社員が導入目的をしっかり理解する必要があり、理解がない状態でテレワークを開始してしまうと、ルールが守られないケースや、生産性低下を招くリスクがあります。
また社員だけでなく管理職に対しても、どのような目的でテレワークを導入し、自社にどのような効果があるのかをしっかりと説明すべきです。
目的やルールだけでなく、テレワークツールの活用方法やそのサポート体制など、実際にテレワークを運用する際に必要な手順や問い合わせ先なども一緒に説明すると、テレワーク開始後のトラブルを低減できるでしょう。
マニュアルやFAQなども活用し、漏れなく効率的に周知することが求められます。
まとめ
この記事では、テレワークを導入するまでの進め方を順に解説しました。
テレワークは1つ1つプロセスを丁寧に進めて導入しないと、目的を達成できなかったり、トラブルが発生するリスクが高まります。
この記事で紹介した流れに沿って本格導入までの準備を進めることで、テレワークを確実に導入でき、当初の目的や目標も達成できるでしょう。
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