こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
働き方改革が促進される中で、短い業務時間の内で高い生産性を上げることが求められるようになりました。そのような要求に応えるには経験豊富な人材を確保する必要がありますが、多くの企業は慢性的に人材不足に悩まされています。
ただがむしゃらに働けばいいという、従来の働き方が通用しない時代が訪れています。多くのリーダーやマネージャーが新しい働き方を模索する中で、チームマネジメントが注目されるようになりました。
チームマネジメントは、メンバー各々が自主的に行動し高い成果を上げるようにするマネジメント手法です。業務の質を向上させ、短時間でもパフォーマンスを発揮できることから、多くのリーダーや管理職が関心を向けています。
この記事では、チームマネジメントについての概要と、グループウェアを利用することで得られるメリットをご紹介します。
目次
チームマネジメントとは
チームマネジメントは、チームメンバーの能力を十分に発揮させ、チームとして高い成果を上げることを目的としています。
個々の人間を管理することよりも、チームの特性から生まれるメリットを活かし、生産性・創造性を高めることが求められます。加えて、チームで動くことで生まれる問題を予防・解消することもチームマネジメントで必要なことです。たとえば、作業連携がうまくいかない、教育が非効率的、などを改善することが挙げられます。
チームマネジメントに求められること
それでは、具体的に、チームマネジメントに求められることとはなんでしょうか。具体的には、以下の３つの能力が求められます。
目標設定とタスク管理力
チームリーダーは、プロジェクト達成のため適切な目標設定を行う必要があります。もしも目標が不適切だった場合、期待した結果を得られなかったり、現実的ではない計画ができてしまいます。目標設定は、予算と期間、メンバー各々の能力を把握した上で考える必要があります。
また、実際に作業を始めてからは、進捗具合を確認・管理することも求められます。プロジェクトの進行を常時確認し、必要であれば軌道修正を行うなどの対応を行います。
このようなタスク管理には、ガントチャートが用いられることが一般的です。ガントチャートは個々と全体の進捗を同時に俯瞰できるため、複数人でタスクを分担する際によく用いられます。
問題の解決力
プロジェクトで発生した問題への対処も、チームマネジメントでは必要です。問題の対処には、さまざまな能力が求められます。一つは、課題を洗い出す能力です。問題を漠然と理解したままでは、適切な対処は行なえません。問題を正確に分析し実態を掴むことで、解決しなければならない点を明らかにします。
次に、課題に対する解決策を考える能力も必要です。自分たちの現状やリソースなどを踏まえた上で、どのように解決するのかを考えなければなりません。忘れないのでおきたいのは、自分の力だけで解決する必要はないということです。メンバーそれぞれのノウハウや経験を活かすことで、見えてこなかった解決策がわかるようになります。
コーチング力
コーチングはメンバーのやる気や能力を引き出し、目標達成をサポートする能力のことです。メンバーが自主的に行動し、自ら問題の解決策を導き出せるように成長させることを目的とします。また、個人の成長だけでなく、コーチングを通じた信頼関係の構築なども期待できます。適切なコーチングを行うことで、メンバーが成長するだけでなく、チームが一丸となってプロジェクトに臨めるようになります。
グループウェアはマネジメント効率を飛躍的に向上させる
チームマネジメントを行うには、上記のような多種多様な要求に応えなければなりません。しっかり行おうとすればするほど、作業負荷の問題に直面することになります。
チームマネジメントを丁寧に行うつもりがなかなかうまく行かず、コーチングなどをおざなりにした中途半端なことしかできない。そのように嘆くリーダーは少なくありません。
円滑なマネジメントを実施するために、業務効率を上げる環境づくりが必要です。そのような課題に応えてくれるのがグループウェアです。グループウェアに搭載された様々なアプリケーションを活用すれば、チームマネジメントを円滑に行えるようになります。具体的に、どのようなアプリケーションがあるのかご説明します。
プロジェクト管理機能で、タスク管理を容易にする
プロジェクト管理機能は、タスク管理に最適です。ガントチャート形式でメンバーの作業状況が確認ができるため、プロジェクト全体と個々の進捗がひと目でわかります。
また、メンバーが自分でタスクの進捗を記入できるため、マネージャーにタスク管理負荷が集中することがありません。チームリーダーへの過負荷を避け、皆が状況を確認できるようになります。
社内Wikiでノウハウを共有
ノウハウの共有には社内Wikiが最適です。社内Wikiは社員のみが閲覧・編集できるウェブページです。社員それぞれがページを追加できるので、社内全員に向けた情報共有に活用できます。
今まで個人や仲間内でしか共有できなかったノウハウを、社内Wikiに蓄積することによって、皆が利用できる財産にできます。社内Wikiを充実させることで、問題に直面した時の助けになります。
ビジネスチャットで気軽なコミュニケーションを推進
ビジネスチャットはタイムライン形式でメッセージをやり取りできるアプリケーションです。メールと違って短文をやり取りするので、迅速な情報連携が行えます。
また、カジュアルなコミュニケーションにも適しています。数多くの企業が、社内サークルや同好会用のチャットルームを設けて、業務外のグループ活動に利用しています。このような繋がりは心理的な障壁を取り除く効果があり、コミュニケーションを活性化が期待できます。良好な人間関係は、コーチングをする上でも重要です。社内交流を推進するために、ビジネスチャットを活用してみましょう。
長期的な視野で考えるなら、グループウェアの導入を！
チームマネジメントはメンバー各々と、チーム全体を管理しなければなりません。連絡・情報共有・コミュニケーションなど、求められることは多岐に渡ります。チームマネジメントをいざ実行しようとしても、雑務に追われてマネジメントをこなせない危険があります。中途半端なマネジメントは効果を上げられないどころか、かえって煩雑な業務を生みかねません。
しっかりとしたマネジメントを実現するために、円滑に作業できる環境作りはなくてはなりません。グループウェアは社内での業務・コミュニケーションをサポートしてくれます。煩雑な作業を削減することで、人間しかできないマネジメントに集中することができます。質の高いチームマネジメントのために、グループウェアを活用してみましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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