こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
企業の税務をサポートする「税理士」は、需要の高い仕事です。税理士の多くは税理士事務所に勤め、日々多くの顧客対応を行っていることでしょう。税理士の業務負担を軽減するために、多くの税理士事務所には事務員の存在が欠かせません。
税理士事務員が税理士をしっかりサポートしていくためには、情報共有を正確かつスピーディーに行うことが大切です。しかし、税理士事務所に多いホワイトボードのような情報共有方法には、多くの課題があります。非効率的な情報共有方法では税理士との連携がしづらく、税理士事務所全体の業務効率低下につながりかねません。
税理士事務員の情報共有を効率化するなら、オンラインで使える「グループウェア」がおすすめです。そこでこの記事では、税理士事務員がグループウェアで情報共有するメリットや、おすすめ機能をご紹介します。日々の情報共有がうまく行かずお悩みの税理士事務員の方は、ぜひご一読ください。
目次
税理士事務員がグループウェアで情報共有する3つのメリット
グループウェアは、職場の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。まずは、税理士事務員が情報共有にグループウェアを活用する3つのメリットについて解説します。
非効率的なやり取りが不要となる
税理士は、税務相談などで外出するケースも多いですよね。税理士の外出中には、電話やメールでやり取りする税理士事務員の方が多いのではないでしょうか。しかし、電話では周りの雑音でスムーズに意思疎通できないことも多く、メールでは作成や確認に時間がかかりやすいでしょう。
グループウェアを使うことで、自分や相手が外出中でもこれらの非効率的なやり取りが不要となります。なぜなら、グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンからでも、簡単に情報共有できるためです。
グループウェアの「ビジネスチャット」という機能を使うと、メッセージ本文の入力だけで税理士と手軽に意思疎通できます。ビジネスチャットには通知機能もあるので、メールのように見逃される心配もありません。また文章のやり取りなので、電話で意思疎通するよりも確実かつスムーズです。
リアルタイムな情報共有が可能
アナログな情報共有方法は、リアルタイム性に欠けるのが大きなデメリットです。たとえばホワイトボードでスケジュール管理する場合、その場所まで行かなければスケジュールの確認や更新が行えません。これでは、外出中に予定が変更となった場合などに、最新のスケジュールをリアルタイムに共有できないのです。
その点、グループウェアはWeb上でデータ管理できる上に、全てのスタッフがWebブラウザを通して情報を得られます。そのため、場所を問わずリアルタイムにスタッフ間の情報共有が可能です。もちろんスケジュールを共有できる機能(詳細は後述)もあるので、外出中に急な予定変更が発生しても問題ありません。
個々の業務効率もアップする
グループウェアは情報共有の促進に加えて、個々の業務効率化につながるメリットもあります。グループウェアの機能は、基本的に使いやすさを重視したインターフェースとなっています。そのためアナログな情報管理方法と比べて、情報の確認・更新作業にかかる時間を大幅に削減可能です。
手帳やホワイトボードのように手書きする手間がかからないのはもちろん、管理が煩雑になりにくくミスも減らせます。また、シーンごとに機能を使い分けることで、エクセルのような体裁を整える手間や細かいセル操作も不要です。このように、グループウェアは情報管理で発生しやすいミスや無駄を防止できるため、導入により業務効率アップが期待できます。
税理士事務員の情報共有に役立つ、グループウェアのおすすめ機能3選
グループウェアには、税理士事務員の情報共有に役立つさまざまな機能が存在します。ここでは、特に税理士事務員の方におすすめの、グループウェアの機能を3つご紹介しましょう。
スケジュール管理なら「カレンダー機能」
「カレンダー機能」は、全スタッフのスケジュールをオンラインで管理・共有できる機能です。カレンダー形式で任意スタッフの最新スケジュールを把握できるため、税理士とのスムーズな連携が可能となります。
また定期的な予定や終日の予定など、様々なシチュエーションに応じて細かい設定が簡単に行えるため、更新作業に手間がかかりません。外出中に税理士のスケジュールが変わった場合でも、スマートフォンから迅速に情報共有できます。
タスク管理なら「タスク管理機能」
「タスク管理機能」は、各スタッフが抱えるあらゆるタスクを管理・共有できる機能です。タスクには進捗率や優先度、締切日など多くの情報を設定でき、正確なタスク管理を短時間で行えます。進捗率はバーで可視化されるのでお互いのタスク状況を容易に把握でき、遅れているタスクがひと目で分かります。
また、タスクには担当者も設定することが可能です。そのため、場合によっては税理士や他の事務員とタスク分担を変更でき、チームワーク強化にもつながります。さらに、前述したカレンダー機能の画面にタスクを表示することもでき、重要な書類作成などのタスクをしっかり管理できます。
離れた相手との意思疎通なら「ビジネスチャット」
先ほども触れた「ビジネスチャット」は、任意のスタッフとオンラインでメッセージによる会話ができる機能です。相手を決めてメッセージ本文を入力するだけでコミュニケーションが取れるので、電話やメールに手間をかける必要がありません。税理士の外出中に連絡が必要となった場合でも、用件をスピーディーに伝えられます。
また、メッセージを送信すると相手のパソコンやスマートフォンに通知されるため、確認待ちの時間を最小限にできます。さらに相手の既読状況を確認する機能もあり、メッセージの伝え漏れを防止することが可能です。
グループウェアで、税理士事務員の情報共有を効率化しましょう！
今回は、税理士事務所に勤める事務員がグループウェアで情報共有するメリットや、おすすめ機能をご紹介しました。
最近では働き方改革などで、在宅ワークする税理士事務員の方も増えてきていますよね。社内のネットワーク環境に依存せず使えるグループウェアは、こうした状況で非常に効果的です。社内サーバーの設置・構築が不要な上に、サブスクリプション方式でスピード導入できます。
また、グループウェアは利用したい機能だけを選べるため、最小限のコストで使い始められます。税理士との情報共有に課題を抱えている税理士事務員の方は、ぜひグループウェアを活用しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
