こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
プロジェクトを成功させるためには、工程の管理が欠かせません。効率的な管理手法を求め、いろいろと作られてきました。
プロジェクトを管理するためのフローの理解も必要ですし、押さえておかなければいけないポイントもあります。ツールもいろいろとありますが、グループウェアを活用すれば、効率的なプロジェクト管理ができるのです。
グループウェアなどの導入を検討している場合でも、どのポイントを押さえるべきかはっきりしていないケースも出てきます。プロジェクトは成功が至上命題となるため、なにが重要なことか改めて考えてみましょう。
目次
プロジェクト管理の目的とフロー
プロジェクト管理にあたって、一体なんのためにプロジェクトが進められるか目的が重要です。プロジェクトの内容によって変わる部分もありますが、基本的なことは同じです。
特に根幹となるフローは、どんなプロジェクトでも使えます。流れのポイントを押さえると、プロジェクト管理が見えてくるのです。
プロジェクトの立ち上げ
まずは、どんな目的のプロジェクトなのか明確に定義します。最終的になにをゴールとするのか、この段階で明確にしなければいけません。目的がはっきりしなければ、作業自体が迷走するからです。
計画立案
プロジェクト全体をどのように進めるか、大まかな計画を立案します。この計画立案を有効化させるためには、どれだけ精密な情報で構築するかが重要です。
実際にプロジェクトの成功は、計画立案で決まるともいわれます。無謀な計画となれば、すべての部分で破綻をきたす可能性もあるのです。
計画立案で必要な管理項目は、明確に定義されるようになりました。目的が成果物を設定し、コスト全体を明確にします。
調達管理や品質管理、リスク管理といったものまで盛り込み、人材の確保など破綻をきたさないようにしなければいけません。
その間のコミュニケーションやスケジュールに関する部分、ステークホルダーの管理まで盛り込みます。
実行と進捗
プロジェクト管理では、計画されたことを実行し、進捗の管理を行わなければいけません。タスクごとに進捗を管理し、関係者すべてが、その情報を共有する必要があります。
進捗情報は、管理者だけが知ればいいものではありません。情報共有により、作業の足並みを揃え、プロジェクトの完遂につながるからです。
そのため、できるだけスムーズに情報共有できるツールの用意も欠かせません。
結果
作業工程が終了し、成果物を納品することになります。ただし、これで終わりではありません。
このプロジェクトから得たデータを次のプロジェクトにフィードバックすることが大切です。プロジェクト管理としては最終的な報告書の取りまとめ、結果を報告し終了となります。
プロジェクト管理の3つのポイント
プロジェクト管理を目標は、予算の中で成果物を作成し、納期に間に合わせ、顧客が満足することです。
単純なことに見えますが、非常に多くの人員が投入され、時間をかけて成果物を作り上げます。だからこそ、3つのポイントを的確に押さえ、管理に役立てなければいけないのです。
情報共有
各工程から進捗の情報があがってきます。情報の中には、進捗に関する内容以外にも、問題の発生や解決のプロセスなども含まれています。
これらの情報を共有することで、プロジェクト全体への波及を防ぎ事前に対処するなど、効率化を促進できるのです。
そのためには適切な手段によって、できる限り迅速に情報共有を進める必要があります。
細分化とタスク管理
ひとつのプロジェクトでは、多くの工程が存在し、効率化のためにさらに作業を細分化させます。
すべてが独立した工程ではなく、お互いに影響を及ぼす可能性も出てくるところが、管理の難しい部分です。
この細分化された工程を、タスクと設定します。プロジェクト管理として、各タスクを俯瞰できるようにし、タスク間の連携も手助けしていきます。プロジェクトを成功に導くための大きなポイントです。
予算と関係者の管理
プロジェクトは無限に予算があるわけではなく、設定された範囲内で収めなければいけません。これがプロジェクト達成の重要条件であり、費用の予測と実際にかかった分の管理をします。
予算にも影響を与えますが、プロジェクトには多くの人員が必要です。それぞれが責任をもってプロジェクトの完遂を目指します。
そこで、誰がどのような工程を受け持つか、その能力から効率的な配置を目指さなければいけません。進捗が伸びない場合には、適切な人員投入として行動できる準備も必要です。客観的な立場から、管理することで、人員の無駄も省けます。
プロジェクト管理にはツールが必須
プロジェクト管理には、さまざまなツールが使われるようになりました。目指すのは効率化であり、成功へ導くためのツール選択が必要です。
進捗管理の効率化
ツールを選ぶ際、重要なこととして、進捗管理の効率化があげられます。その中で押さえるべきポイントは、情報共有とコミュニケーションです。
すべてのメンバーが、情報を正しく認識共有し、担当以外でも状況を把握できるシステムが求められます。これはプロジェクトの規模が大きくなればなるほど、顕著に現れる課題です。
情報共有のシステムはいろいろなものが開発されてきました。その中でグループウエアはさまざまなツールの集合体であり、プロジェクト管理にも大いに力を発揮してくれるのです。
プロジェクトに必要なコミュニケーションを実現し、情報管理もスムーズになります。
場所を選ばず使える
ツールは、特定の場所や条件でしか使えないと、時間の喪失が発生し、機会を失います。人は常に同じ場所にいるわけではありません。
プロジェクトの内容によって、普段の場所とは異なった条件下にいる場合もあるでしょう。
緊急の連絡事項が発生したとしても、休みに入っているかもしれません。現在のようにテレワークが進むと、特定の場所でしか使えないのは、ツールとしての機能に問題があるのです。
仮に管理業務が停滞すれば、プロジェクト全体の進捗に影響を与えます。プロジェクト管理のツールの重要なことは、必要な人が、必要とした時に、必要な部分へ素早くアクセスできることです。
最近ではスマホなどでもグループウェアが利用されるようになり、高い機動性を発揮してきています。
タブレットの活用もできれば、これまで以上に場所を選ばず使えるのです。タブレットならすぐに取り出し、コミュニケーションをとるためにも使えます。時間の短縮という面でも、管理者を含めたメンバーの負担の軽減に役立つのです。
正確性を高める
プロジェクト管理では、必要な要件を正確に実行しなければいけません。この正確性が揺らぐと、成果物は本来とは違った形になりかねません。
もちろん顧客も満足しないため、プロジェクトは失敗だと評価されます。ツールの活用は、この正確性を高めるためにあります。
全体を俯瞰できると、プロジェクト全体が見える化していきます。グループウェアで全体の活動状況を把握できると、品質の平準化が図るのです。
メンバー間の指示もツールに求める命題で、情報共有もしやすくなり、問題が発生したときに迅速な対応ができます。
正確性は高めるのは、機械ではなくメンバーなのです。ツールはそのバックアップする存在である必要があるでしょう。
プロジェクト管理で重要なこと
プロジェクト管理で重要なことは、どの場面に対しても適切な管理できるスキルとツールの存在です。
このどちらを失っても、プロジェクト管理は成功しません。
ヒト・モノ・コトを管理すると呼ばれますが、デジタルな形だけではなく、有機的な活用もできるツールが求められます。
グループウエアを活用するのも、さまざまなツールの機能が管理に大きなメリットをもたらすからです。どんな形にせよ、プロジェクトを進めるのはメンバーである人間です。
お互いストレスなくコミュニケーションを取れるシステムが重要なことですので、現在のグループウェアを活用すればプロジェクト管理の負担を軽減できるでしょう。
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