こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ITツールの導入は、大企業だけでなく中小企業においても大きな効果を発揮します。本記事では、ITツールの概要や選び方について、主に中小企業を対象にして説明していきます。
目次
ITツールとは
ITツールとは、社内の情報共有など、仕事における業務効率化を目的としたオンライン上のツールです。これまでのメールや電話などでは、リアルタイムでの情報共有が困難でした。
ビジネスカレンダーや掲示板など、リアルタイムに情報共有できる機能が備わっていることで、業務の生産性を加速する効果が期待できます。
ITツールの市場規模
ITツールの普及は目覚ましいです。特に、ITツール会社のシステムを利用するクラウド型ITツールの市場規模は、2016年には約990億円だったのが、2021年には約1845億円となっています。たったの5年で2倍程に拡大しているのです。
ITツールの機能一覧
ITツールの主な機能について、ご紹介します。
ビジネスカレンダー
社内打ち合わせ予定の確認や検索をおこないやすくなります。各社員、チームメンバーのスケジュールの作成や調整、変更は、システムが自動でおこなってくれることもあります。このことで、これまでスケジュール作成や管理に割いていた時間を短縮することが期待できます。
また、これらのスケジュールは既存のグーグルカレンダーやiCloudカレンダーとも連携できます。
フォルダ機能
メールでのファイル共有だと、必要なファイルがどこにあるか分からなかったり、必要な社員にファイルを送るのを忘れてしまうこともあるかと思います。また、メールだと他業務でのやりとりもあるため、それらとごっちゃになってしまうこともあるでしょう。
ITツールのフォルダ共有では、他の業務と混在することも無く、ファイルの一括管理が可能です。ツリー構造でファイル整理ができたり、フォルダごとに分けることもできます。アップロード権限を制限すれば、ファイル管理もより確実になりますし、ダウンロード数の集計なども可能です。
掲示板
社内での報告をするときに、この掲示板機能があると便利です。メールや電話で伝えるほどでは無いことも、掲示板だと気軽に共有できるため、チームワークの活性化が期待できます。
カテゴリごとに書き込みの権限を設定することも可能なので、クリーンでわかりやすい情報共有をおこなうことが出来るでしょう。カテゴリのテーマごとに資料も添付できるので、必要な情報を必要な時に、すぐに引き出せます。
設備予約
ITツールでは、会議室などの設備予約も可能です。また、カレンダー機能と連携しているので、例えば会議室を予約すると、カレンダーの予定に自動的に反映します。予約が重複していると、アラートで知らせてくれるようになっているので、ダブルブッキングも防ぐ効果があります。
中小企業がITツールを導入するメリット
中小企業におけるITツール導入は、どのような効果をもたらすのでしょうか。
業務効率化
大企業ほどの従業員数では無いにせよ、複数人で働いていることは、中小企業も同じことでしょう。複数人で働いている以上、プロジェクトを共同で進めていくこともあるかと思いますが、その時に何より大事なのが情報共有です。
情報共有が出来ていなければ、いわゆる「やった、やらない」問題などが勃発して、作業が一向に進まなかったり、プロジェクトのクオリティに支障をきたしかねません。
ITツールを導入すれば、情報共有の手間がなく、かつ確実におこなえるので、業務が滞ることも無く効率化します。また、これまでの情報共有で修正にかかっていた時間なども短縮できるため、他の業務に回すことで生産性の向上も期待できます。
エラー防止
ITツールでは、システムが自動的に業務を処理してくれることが多いです。例えばシフト表作成を人の手でおこなっていれば、疲労などでどうしてもミスやエラーが起こってしまいます。しかし自動計算などによるシステム処理であれば、そのようなミスの心配もありません。
人材不足が顕著な現代だからこそ、ITツールでヒューマンエラーの防止をおこなうことは、非常に効果的なのです。
社員や従業員の業務を可視化
社員やチームメンバーの業務状況を、リアルタイムで全社的に可視化できることは、ITツールの大きな強みです。取引先へ外出中の営業担当者など、職場にいない社員については、これまでは電話やラインで確認するほかありませんでした。しかしそれだと、会社全体で共有することが難しいです。
ITツールも、基本的なコミュニケーションの方法は変わりませんが、様々な機能が連結しているために、各社員のスケジュール状況を社内全体で共有する能力に長けています。
リモート社員との連携も強化
時間や場所を選ばずに情報共有が可能になれば、在宅勤務の社員を抱えることは爆弾では無くなりました。勤怠打刻機能によって、遠隔からも勤務状況を確認できますし、ファイル共有、ビデオ会議、スケジュール管理などで、職場にいるのと変わらない環境を作り出すことが可能です。
※しかし、リモートや在宅勤務には、適切な人材を選びましょう。家だと怠けてしまうような人材は職場に置いた方が無難です。逆に、遠隔からでもしっかりと仕事をこなす意識のある人は適材と言えるでしょう。
中小企業におけるITツール導入のポイント
ITツールを選ぶ際のポイントについて、ご紹介します。
ITツール導入の目的を明確にする
ITツールには様々な機能があるため、導入の目的を明確にしておく必要があります。例えば、「スケジュール管理が出来なくて困っているので、ビジネスカレンダーを導入する」「会議室の予約をスムーズにおこないたい」といった感じです。
コスト面を考慮する
中小企業としては、ITツール導入のコストは気になるところです。ITツールの会社が提供するクラウド型のものであれば、社員1人あたり500円程でベーシックプランを導入することが可能です。自社でサーバーを運用するオンプレミス型というのもありますが、初期費用などのコスト面や運用面で負担が大きいことから、中小企業にはあまりオススメできません。
しかし、セキュリティ面ではクラウド型もしっかりしていますが、オンプレミス型の方が優れているので、その辺は自社のニーズ次第ということになります。
サポートの充実
ITツールを選ぶ際は、サポートが充実しているかも注視すると良いでしょう。特に、導入段階では、機能のことや使い方などで、質問もあるかと思います。その時に、レスポンス速度が早かったり、親身になってサポートをしてくれる会社であれば、こちらも安心というものです。
使いやすさ
ITツールを選ぶ際は、使いやすさに重きを置きましょう。ITツールが使いにくいと、そもそも会社に普及しない可能性が高いです。また、普及したとしても、使い方に慣れるまで時間がかかったりと、業務効率化とは正反対の状況を生んでしまうことにつながりかねません。
そのITツールが使いやすかどうかは、無料トライアルで確認することが可能です。
運用のしやすさ
中小企業においては、システム専門の部署を置かないこともあるかと思います。そうなった場合、既存の社員の中から運用担当を選ぶことになるわけです。このことからも、専門知識が無くても運用しやすいものを選ぶと良いでしょう。
クラウド型ITツールを採用する
すでに先述しましたが、インターネットを介してシステムを利用するクラウド型が、中小企業にはオススメです。クラウド型であれば、導入期間も短く済みます。即効性を期待している企業や、コストに余裕のない企業でも簡単に導入でき、業務効率化や生産性向上の効果が期待できます。
中小企業もITツールの時代
ITツールの導入で、会社の環境や働き方も大きく変わることでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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