こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年では通信機器の発展により、さまざまな作業をスマートフォンひとつで済ませられるようになりました。とくに、ビジネスシーンにおいては外出先からスケジュールを登録するなど、業務効率の改善に大きく貢献しています。
しかし、なかには「さらに便利なカレンダーツールがあるはず」と思われる方もいらっしゃることでしょう。そこで今回は、スマホのカレンダーアプリの導入メリットや選び方をご紹介します。
スマホでカレンダーアプリを導入するメリット
スマホカレンダーを導入することで、「自分以外の人と予定を共有できる」「通知される」「スケジュールの修正や消去が簡単」といったメリットが得られます。
自分以外の人と予定を共有できる
紙の手帳やカレンダーを使用した場合、関係者に伝えない限り情報が共有されることはありません。場合によっては伝えた・伝えていないといったことでトラブルが発生し、スムーズなスケジュール管理ができない可能性もあります。
カレンダーツールを使用することで自分以外の人と予定を共有できるため、管理効率の向上が期待できます。また、お互いの状況を管理できることから、作業の進捗が管理しやすくなる点もメリットといえます。
通知される
紙のカレンダーの場合、予定が近づいても通知されることは無く、自分で確認する必要があります。1日にひとつしか予定がないのであれば問題ありませんが、1日に複数の予定がある場合は何時に何をするのかを確認しなければなりません。その結果、見間違いや書き間違いに直前で気付くといったトラブルが発生する可能性があります。
多くのカレンダーツールには事前にスケジュールを伝えてくれる「リマインダー機能」が搭載されています。リマインダー機能を利用することで直後に何を行うのかを確認できるため、スケジュールの抜け漏れを防ぐことができます。
スケジュールの修正や消去が簡単
紙媒体でスケジュールを管理していると、調整や変更時は既存の予定を消して書き直す必要があります。何度も修正を行っていると、紙がボロボロになったり汚れたりするため、視認性の低下が懸念されます。
一方、デジタルのカレンダーツールを使用すれば、ドラッグ&ドロップなど簡単操作でスケジュールを調整・変更できます。また、何度修正しても高い視認性を確保できる点も、カレンダーツールのメリットといえます。
スマホのカレンダーアプリの選び方
スマホのカレンダーアプリには、有料・無料などの操作性が異なるものが多く提供されています。種類が多いと、どういったポイントでカレンダーアプリを選べばいいのか、悩まれる方も多いかと思います。そこで、判断基準をいくつかあげましたので、ぜひ参考にしてみてください。
無料で使えるか
試しにアプリを使ってみたい方にとって、有料のものはハードルが高く感じてしまうものです。そのため、カレンダーアプリはトライアルなど、無料で提供されているものから使うことをおすすめします。近年では無料のものでも有能なカレンダーアプリが提供されているため、十分な活用が期待できます。
操作しやすいか
効率良くカレンダーアプリでスケジュール管理をしたいとき、使い勝手がよいものを選びましょう。UI/UXが使いにくいカレンダーは操作に慣れることから始めなければならないので、スムーズに作業ができない懸念があります。
とくに、さまざまな機能が搭載されているカレンダーアプリは操作性だけではなく、視認性が下がりやすいものです。そのため、カレンダーアプリはシンプルな操作性と機能があるものを選びましょう。
予定がパッと見て分かりやすいか
先述の通り、視認性はスケジュール管理効率に関わる重要な要素です。シンプルなデザインのカレンダーは、さまざまな予定を記載しても視認性が高く、いつ・何が行われるのかを見やすいものです。そのため、カレンダーアプリを選ぶ際はできるだけ見やすいものを選ぶことをおすすめします。
標準搭載のカレンダーと連携ができるか
カレンダーのなかには、iPhoneやアンドロイドに標準搭載されているカレンダーと連携できるものがあります。ビジネスではGoogleカレンダー、プライベートでは標準カレンダーと使いわけている方もいらっしゃることでしょう。
それぞれのカレンダーを連携することによって、ひとつのカレンダーに登録したものが複数のカレンダーに自動で反映されます。また、表示のオン・オフができるものもあることから、不要な時は非表示にして、視認性を向上できます。
バックアップ機能があるか
さまざまなデバイスにリアルタイムでデータを反映できるカレンダーは、クラウド型と呼ばれるものです。クラウド型は製造元のサーバーにデータが保存されるため、ユーザーは容量を気にせずにスケジュールを管理できます。
また、クラウド型はデバイスが破損・故障した場合でも、容易にバックアップができる特徴があります。そのため、カレンダーアプリを選ぶ際は、クラウド型でバックアップがしやすいものを選ぶことも重要です。
スマホでスケジュール管理を行う際の注意点
カレンダーアプリにはさまざまなメリットがある一方、下記のような注意点もあります。
オフラインでは使えないものがある
カレンダーアプリのなかには、インターネット環境下でしか使えないものがあります。たとえば、電波が届かなかったり、デバイスの不具合で圏外となっている場合はスケジュールの登録・変更ができません。
一方、カレンダーアプリのなかには圏外で仮に登録しておいて、インターネット環境下でクラウドに保存できるものがあります。そのため、カレンダーアプリを選ぶ際は圏外でも予定の登録・変更ができるものを選ぶことをおすすめします。
デバイスが故障したときに使えなくなる
スマートフォンは常に持ち運ぶデバイスであるため、破損や水没といったトラブルがつきもののツールです。スケジュールを含む、さまざまな情報をスマートフォンで管理している方にとって、デバイスの故障は死活問題といえます。そのため、デバイスが故障してしまうとスケジュール管理ができなくなる点は、注意しておきたいポイントです。
サービスが終了する可能性がある
アプリは提供元の都合により、提供中にサービスを終了することがあります。ほとんどの場合は代替アプリやデータの移行方法などを伝えられますが、なかには急遽停止するものもあるものです。
そのような場合、また新たにカレンダーツールを探したり、データを移行したりといった手間が発生します。カレンダーアプリを導入する際、提供元や導入実績などを確認しておくことも重要なポイントです。
おすすめのスマホカレンダーアプリ4選
現代では、さまざまな企業から多くのカレンダーアプリが提供されていますが、どのアプリがよいのでしょうか。こちらでは、多くの人や企業に導入されているカレンダーアプリを4つご紹介します。
TimeTree
TimeTreeは、株式会社TimeTreeが開発・提供しているアプリで、共有を前提に作られたという背景があります。近年では、業務効率を改善するためにカレンダーを共有することは必須の作業となっています。TimeTree独自の特徴として、スケジュール上でユーザー同士のコミュニケーションができることが挙げられます。
通常、スケジュールを登録したあとはチャットツールなどで必要なものなどを確認されることでしょう。しかし、複数のツールを使用することで情報が拡散してしまい、何をどこに保存したかが分からなくなります。ほとんどの情報をひとつにまとめられるTimeTreeは、多くの方の支持を得ています。
TimeTreeのデメリットは、セキュリティロック機能がなく、カレンダーの内容を意図していない人に見られる可能性があります。アプリ自体にはセキュリティロックの機能はありませんが、デバイス自体のロックをかけておけば、デバイスを紛失してしまうなどのアクシデントがない限りは大丈夫でしょう。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、スプレッドシートやドキュメントを含むGoogle Workspaceのひとつです。こちらはPCだけではなく、iPhoneやアンドロイドなどOSをまたいでスケジュールを管理できます。
Googleカレンダーは日・週・月のビューに分けることができ、全体像の把握や特定の日にフォーカスして確認が可能です。また、ToDoリストと連携することで、カレンダー上にタスクを表示できることから、利便性が向上します。標準カレンダーとも連携できることから、ビジネスからプライベートまで活躍してくれるでしょう。
Googleカレンダーのデメリットは、有名なツールであるためにハッカーの攻撃対象となることもある可能性があります。「Gmailのメール本文に記載の予定をカレンダーに転記する」という機能に対して、ハッキングされ、フィッシングサイトへ誘導されるという事例もありました。そういった、フィッシングサイトへの誘導は、知らないリンクは開かないなど、Googleカレンダーもネットに繋がっていることを念頭に置いて、気を付けるようにしましょう。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーはYahoo!株式会社が開発・提供しているアプリです。Yahoo!天気予報やニュースなどを連携できることから、こちらのカレンダーひとつでさまざまな情報を取得・管理ができます。
また、Yahoo!カレンダーの特徴として、さまざまなきせかえ機能が搭載されていることが挙げられます。なかにはほかのカレンダーアプリでは使えないような、版権キャラクターのきせかえがあります。UI/UXが分かりやすく、使い勝手もよいことから男性だけではなく女性にも多くのユーザーがいます。
Yahoo!カレンダーのデメリットは、カレンダーを色分けして、細かく管理することが難しいところです。色分けできる色が3色しかないため、予定の種類ごとに細かく分けたい方にはオススメできません。
Lifebear
Lifebearは株式会社ライフベアが開発・提供しているカレンダーアプリです。カレンダー・ToDo・ノート・日記がひとつになっていることから、予定に関するさまざまな情報を統一して管理ができます。自分好みの使い方ができる、老若男女問わずさまざまな方から支持を得ています。
先述したYahoo!カレンダー同様、Lifebearも好みのカスタマイズができる点も特徴のひとつです。また、水没や破損といったトラブルでも、バックアップを取ることができるため安心して使い続けられます。
Lifebearのデメリットは、カレンダーの共有機能がない点です。個人のスケジュールを管理することはできますが、チームや部署などでスケジュールを共有したいと、LifeBearは向いていないでしょう。
まとめ｜自分に合ったスマホカレンダーアプリを見つけて、管理を効率化！
今回はスマホのカレンダーアプリを導入するメリットや、選び方をご紹介しました。スマホのカレンダーアプリは、自分以外の人と予定を共有できる、通知を受けられる、スケジュールの修正や削除が容易にできるといったメリットがあります。
カレンダーアプリは、無料で使える・操作しやすい・見やすい・標準カレンダーと連携できる・バックアップができるものがおすすめです。スマートフォンを使用して、いつでも・どこでもスケジュールを管理しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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