こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務を行ううえで上司との連携は必要不可欠です。うまく連携ができていないと情報に齟齬が生じたり、認識の食い違いが起こり、業務に支障をきたします。
上司の秘書に抜擢された場合には、より正確にスケジュールを管理共有しておき、常に確認できる状態がベストです。スケジュール管理の効率的な方法を学んで、会社全体の業務効率化を目指しましょう。
効率的な上司のスケジュール管理方法
ただ漠然と上司のスケジュールを管理しているだけでは意味がありません。効率的なスケジュール管理方法を知って、業務効率化を図りましょう。
スケジュールを入れる場合は必ず確認する
新規のスケジュールを入れる場合は、必ず上司に確認をとりましょう。何も言わずにスケジュールを入れてしまうと、上司が気がつかなかったり、うまく情報が共有されずにトラブルの元になります。
また、予定が入る前後のスケジュールを確認するようにしましょう。スケジュールの内容によっては、時間的な余裕がなかったり、業務に影響がでる可能性もあります。余裕を持って取り組める時間がしっかりと確保できているか、前後の業務に影響がでないか、確認してスケジュールの追加を行いましょう。
スケジュールの優先順位を把握する
スケジュールを管理するうえで、優先順位は非常に重要です。正しく優先順位を把握しておかないと、納期ギリギリになったり、残業の必要がでてきたりと全体のスケジュールに影響が出てしまいます。
まずは重要な業務から優先順位をつけていき、強調してスケジュールに表示しておきましょう。とくに重要なものは、リマインダー機能などをつかって通知を受けられるようにしておき、スケジュール漏れなどをしない対策が大切です。
上司に合わせたスケジュール管理をする
上司のスケジュールを管理する場合、上司のスケジュールに合わせるように心掛けましょう。階級が上がるにつれて任される仕事は多岐にわたるため、無理なスケジュールになってしまうと全体の業務進行が破綻してしまう場合もあります。そういったことにならないように、日頃からスケジュールを共有して把握しておき、上司のスケジュールに無理がないか配慮した管理が重要です。
上司とのコミュニケーションも大切にしましょう。関係性が深くなれば、上司の意向や優先すべき業務がみえてきます。スケジュール管理をする上で、より明確化が進むので、適度なコミュニケーションを心掛けましょう。
できる秘書のスケジュール管理テクニック
スケジュール管理のテクニックを知れば、より効率的なスケジュール管理が可能になります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
重要なスケジュールは強調する
業務すべてに優先度をつけておき、とくに重要なものはスケジュールでも強調して表示しておきましょう。すべてのスケジュールが同じ表記だと優先度が分からず、把握していても時間が経つと忘れてしまいます。目立たせることでスケジュール漏れの防止になりますし、スケジュールを共有している上司との共通認識にしやすくなります。
スケジュールは上司と自分で分ける
上司のスケジュールを管理する場合、自分のスケジュールとは別のツールで管理しましょう。仮に同じプロジェクトを進める場合でも、上司とは細部のスケジュールが違うことが多いので、同じツール内だと混乱してしまう場合もあります。ツールを分けるのが難しい場合には、上司のスケジュールだけ色分けするなど、確実にわかる方法で分類しておくとスケジュールが混同してしまう事態を防げます。
スケジュールは共有して常に把握しておく
上司のスケジュールは常に把握している、または常に確認できる状態にしておきましょう。新規の業務や緊急のスケジュールが入った場合、把握していないと対応できません。頭の中で記憶していても、上司の側で新しいスケジュールが入っている可能性もあります。常に最新の状態のスケジュールが確認できるようにしておき、急なスケジュール調整にも対応できる環境づくりを心掛けてください。
上司のスケジュール管理に最適なアプリ4選
Googleカレンダー
Googleが提供するスケジュール管理アプリです。アカウントを持っていれば誰でも気軽に使えるので、多くのユーザーが利用しています。機種や環境による制限が少ないので、スケジュール管理の入門用としてオススメです。
Google カレンダーのメリットは以下の3つです。
- 無料ではじめやすい
- 機種環境に依存しない
- Google関連アプリと共有できる
Google カレンダーを使うにあたってコストがかからないのは大きなメリットです。また、どのような機種や環境でも使用できるので上司や仲間との共有もしやすく、すぐにスケジュール管理環境を構築できます。Google関連アプリとの共有もできるので、業務環境にGoogleアプリを取り入れている場合にはより細かな業務部分の共有が可能です。
Google カレンダーのデメリットとして、専門性がないことが挙げられます。スケジュール管理の入門用としてオススメのGoogle カレンダーですが、機能的には汎用的なものになっているので、業務環境によっては物足りなさを感じる場合もあります。まずはGoogle カレンダーでスケジュール管理に慣れていき、欲しい機能や特化した機能が欲しくなった場合は、他のスケジュール管理アプリを検討しましょう。
LINE WORKS
今や多くの人が利用しているコミュニケーションアプリLINEと同じ感覚で使えるのが、LINE WORKSです。普段使っているLINEをビジネスシーンに特化したアプリになっており、LINEと同じ操作感ながらしっかりとスケジュール管理を行えるつくりになっています。LINE WORKSのメリットは以下の3つです。
- 操作の簡単さ
- コミュニケーションがとりやすい
- 瞬時のスケジュール確認ができる
LINEをもとにつくられたアプリなので、日頃から慣れ親しんだ操作感はもちろん、コミュニケーション機能が充実しており気軽に意見の交換や業務内容の相談ができます。
また、スマホを開くだけでスケジュールを確認できるので、常に最新のスケジュールをチェックしながら作業可能です。LINE WORKSのデメリットは以下の3つです。
- 通信費がかかる
- プライベートとの分断が難しい
- セキュリティに不安がある
Wi-Fiが使える環境下では問題ありませんが、営業や外回りなど会社外での活動が多い職種の場合は通信費がかかる場合があります。事前に会社内で運用方法や通信費の補填について話し合う必要があるでしょう。
休日などでも通知が入るのでプライベートとの分断が難しくなります。休日や休憩中は通知を切っておきましょう。他のスケジュール管理アプリに比べるとセキュリティ面に不安があります。有料版にアップグレードすることで解決できますが、無料版のままだと機密性の高い業務には向きません。
サイボウズ Office
日本の企業が開発した中小企業向けグループウェアアプリで、約6万7,000社以上が使用しています。サイボウズ Officeのメリットは以下の3つです。
- ビジネスに特化した機能
- 多人数に特化したスケジュール管理
- その他機能の多さ
上司だけでなく、グループや部署など多人数のスケジュール管理に特化しているので、スケジュールをまとめて管理共有したい場合にオススメです。登録されているメンバーや施設のなかから空いている日程を自動で検索してくれる予定調節や、登録者と参観者にしか表示されない非公開予定など、多人数で共有する場合に便利な機能が多く搭載されています。
サイボウズ Officeのデメリットは以下の2つです。
- すべて使いこなすには時間が掛かる
- 有料版しかない
機能が多いので、すべてを使いこなすには時間がかかります。お試し版は無料ですが、本格的に使う場合は有料版しかないので会社で導入を検討する必要があります。規模の小さいスケジュール管理や個人間の共有には向いていません。
Asana
Asanaは、Googleカレンダーに近い使用感で扱えるスケジュール管理アプリです。特徴としては、Googleカレンダーよりもビジネス向けなところです。Asanaのメリットは以下の3つです。
- 気軽にはじめやすい
- 無料で使用可能
- Googleカレンダーとの同期機能
Googleカレンダーと同じく、無料で環境の制限が少ないので気軽に利用できます。さらにGoogleカレンダーよりもビジネス向けの機能が搭載されているので、Googleカレンダーでは物足りない場合に試してみるといいでしょう。Googleカレンダーとの同期も可能なので、併用する方法もあります。
Asanaのデメリットは以下の2つです。
- 人数が多いと有料になる
- 古いツールに慣れた上司には合わない
無料で使用できるのは15人までなので、無料版では小規模での運用になります。Asanaは新しいツールなので情報が少なく、手探りで試していく場面もあるでしょう。古いツールとは操作性に違いがあるので、古いツールに慣れた上司の場合は運用が難しかったり、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。
ミスをしないための注意点
人間も生き物なので、どうしてもミスは起きてしまいます。ミスをしにくいスケジュール管理方法を考えていきましょう。
二重チェックと確認作業は必須
スケジュール管理において、確認作業は重要な業務です。記入間違いや日付間違いなどのミスが起こると、多くの人に影響が出てしまいます。外部から受注している場合や納品している場合には、取引先の信頼を落としてしまう場合もあります。そういったことにならないように、スケジュール作成直後や新規スケジュールが入った場合には、二重チェックで確認して誤りがないようにしましょう。
リマインダー機能でスケジュール漏れ防止
常にすべてのスケジュールを記憶しておくのは困難です。直近の業務に追われていると、先のスケジュール内容を忘れてしまうこともあります。そういったときには、リマインダーやツールの通知機能を使って、期日の近い業務や優先度の高い業務を知らせてもらえるように、あらかじめ設定しておきましょう。
データや資料の整理と把握
日々の業務を行ううえで、データや資料や重要な役割があります。必要なときにすぐにわかる場所や、わかりやすくまとめられていないと資料探しに時間をとられてしまい、業務の遅れに繋がります。
そういったこを防ぐために、日頃からデータや資料はしっかり整理しておき、わかりやすい場所にまとめておきましょう。スケジュール管理だけでなく、業務効率化にも繋がります。
まとめ｜上司のスケジュール管理で業務効率化
ビジネスシーンで上司の都合や処理が必要な場面はよくあります。上司のスケジュールを把握できていればスムーズな連携がとれるようになります。
慣れるまでは難しいかもしれませんが、上司とのコミュニケーションをとりながらお互いに寄り添った心がけができると、より業務にも取り組みやすくなるでしょう。うまくいけば、会社全体の業務効率化にもつながるので参考にしてみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
