こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事のスケジュール管理をエクセルで行なっている企業も多いかと思います。エクセル自体、優れたソフトであることに異論はありませんが、スケジュール管理には向いていないのかもしれません。本記事では、スケジュール管理の概要と、エクセル、ITツールを活用したスケジュール管理について、それぞれご紹介していきます。
目次
スケジュール管理の重要性
スケジュール管理の重要性は、仕事ができる人たちを見ればわかります。優先順位が明確なため、何をすれば良いかわかっており、仕事がスムーズに進むのです。スケジュール管理ができているということは、すなわち仕事も順調に進む可能性が非常に高いのです。
仕事におけるスケジュール管理や共有の種類
スケジュール管理と一概にいっても、その種類は多岐に渡ります。基本的なシフトや予定を確認するカレンダーや、大型プロジェクトに使用するガントチャート、タスクや納期を管理するWBSなどがあります。
それらは目的によって使い分けます。カレンダーは日常的な情報共有からプロジェクトに関わることまで幅広く利用できますが、ガントチャートやWBSといったものは、プロジェクト計画やタスク状況など、プロジェクトマネジメントが主な利用用途となります。
スケジュール管理が疎かになっていると？
スケジュール管理ができていないと、様々な問題がおこります。どこから手をつければ良いかわからず、目の前にあるタスクからとりあえず手をつけてみたものの、納期間近のタスクに気づかず、手遅れになってしまうこともあるでしょう。そうなると会社からの信頼も落ちて、人間関係にも支障をきたしてしまうかもしれません。
このことからも、スケジュール管理をしっかりおこなうことは、非常に重要なことなのです。
エクセルでのスケジュール管理
スケジュール管理と聞いて、エクセルを思い浮かべる人も多いのではないでしょうか？日々の業務にエクセルが身近にあることで、スケジュール管理もエクセルで、となるのは不思議なことではありません。
一般的に見ても、企業でのエクセル使用率は非常に高いため、様々なテンプレートが出回っていたり、エクセル攻略の本などもすぐに手に入ります。エクセル関数など、いくつかの知識は必要ですが、その分カスタマイズ性も高いです。
エクセルで対応可能なスケジュール管理
少人数のタスク管理などは、エクセルでの管理も可能です。一人ひとりが対等な関係では無く、少人数のタスク状況を一人の管理職が確認したい時などは、大した情報共有も必要としないためです。このほかにも、年間スケジュールや納品期日など、大枠を管理したい場合は、エクセル向きとも言えそうです。
エクセルの弱点
大まかなスケジュール管理であればエクセルでも問題ないものの、「今日何時に〇〇の会議」「午前中のタスクはこれで、午後のタスクはこれ」といったような細かい予定や、デイリータスクの管理となってくると、エクセルでは難しいでしょう。情報や予定の追加や調整など、複雑な作業を要するものは、エクセルには不向きと言えそうです。
モバイル操作
もともとはPC上で使う表計算ツールを想定していたため、スマホなどのモバイル対応に関しては、エクセルは今でも弱いと言われています。とくにキーボード入力の面で難があり、スマホ版エクセルでは軽い確認や入力程度しかできないようです。
チームでの管理
もともとはオフラインでの利用が主だったため、仕事などのスケジュールをチームで共有することにも向いていません。特に進歩状況を確認したい時は、リアルタイムでの情報共有がスムーズでないと、難しい場合があります。
エクセルでのスケジュール管理・共有をオススメしない理由
エクセルでカレンダーをつくったりすることで、日々のスケジュール管理をおこなうことは不可能ではありませんが、個人的にはやはりオススメしません。例えば、カレンダーと一言でいっても、カレンダーには様々な情報を載せて共有する必要があります。
プロジェクト全体のものから、各作業にわけたもの、顧客用のスケジュール表、プロジェクトチームメンバー用の1日の作業リスト、1週間の作業リストの他にも、様々な視点から様々な情報を、カレンダーには記入する必要があるのです。
表計算やグラフといった素晴らしい機能がエクセルにはありますが、それがカレンダー作成にも当てはまるかと言われれば、そうでもないようです。むしろ、カレンダー作成においては、エクセルのような作図ソフトでは難しいとの、厳しい声も聞かれるくらいです。
このことからも、スケジュール管理や共有においては、エクセルでおこなうことは基本的にオススメできません。
進歩状況の記入がゴールになってはいけない
スケジュール管理でもっとも大事なことは、スケジュールを確認、調整することであり、進歩状況を記入することに時間を割くようであれば本末転倒なのです。プロジェクトに関わる作業であったり、従業員たちの調整を目的としても、カレンダー作成は有効です。
もちろん、それらのカレンダーを紙で作成するよりは、エクセルで作った方が、修正などは簡単ではあるでしょう。しかし、スケジュール管理をおこなっていたはずなのに、気づけばスケジュールの作図作業に多くの時間を割いていた、などということが、エクセルだと起きてしまうのです。
スケジュール管理はITツールに任せよう
社内や顧客先とリアルタイムでスケジュールを管理・共有したい場合は、エクセルではなく、ITツールを活用する方法がオススメです。様々な機能を備えるITツールですが、そのなかから今回は「カレンダー」機能についてご紹介していきます。
カレンダー機能
ITツールのカレンダー機能は、個人、チームなどのスケジュールやタスク管理に非常に有効です。自分のタスク状況や予定を、いつでもどこからでも、スマホ1つで記入や変更、確認でき、それらはツールによって社内で共有されています。チームメンバーのみに絞った予定を作成して、グループ表示にするなど、カスタマイズ機能に対応しているものも多いです。必要な予定が必要な時にわかるので、重要な会議を逃すこともなくなるでしょう。
ITツール導入におけるメリット
エクセルでのスケジュール管理では、様々な問題が発生していました。ITツールを導入し、カレンダー機能を利用することで、それらの問題からは解放されるえでしょう。スケジュール管理を念頭につくられた機能なので、使いやすさ、見やすさ、情報共有という点で優れており、エクセルとの差別化も図れるでしょう。
スケジュール管理はITツールで
スケジュール管理をITツールのカレンダー機能でおこなうことで、抱えていた問題を解決できるかもしれません。
また、ITツールにはカレンダー機能のほかにも、様々な機能を有しています。それらのほとんどは業務効率化やペーパーレス化を念頭においたものとなっており、企業にとって有益をもたらしうるものばかりです。
カレンダー機能をまずは使ってみて、気に入るようであれば、順次ITツールによる電子化を進めていってもよいでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
