こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
昨今、働き方改革で業務効率化が求められています。従来の残業体制などを削減していこうという日本政府のもとではスケジュール管理がいかに出来るかが鍵といえるでしょう。とはいえ自分や部下、会社全体の仕事を効率的に進めることは簡単ではありません。試行錯誤はしてみるものの多くの方がタスクやスケジュールを予定通り進めることができないと悩んでいると思います。
とはいえ「できるビジネスパーソン」といわれる人はタスクやスケジュール管理をうまく利用して習慣化しています。このスケジュール管理をうまくやりくりすることによって仕事の業務効率化につながると考えられています。業務が効率化すれば残業も減らすことができます。
スケジュール管理を徹底し仕事を効率化するにはどのような方法があるでしょうか。本記事でスケジュール管理がうまくいかない問題点と改善点について見ていきましょう。
目次
スケジュール管理がうまくいかない問題点
スケジュール管理が苦手な人の特徴
通常仕事のタスクには納期というものがあります。そのタスクを納期内に終わらせるためには自分で明確な期日やゴール設定を思い浮かべる必要があるかと思います。
そのような期日やゴール設定が無いとスケジュール管理も曖昧になってしまいます。その結果として作業が思うようにいかず会社の納期までにタスクを完了できない可能性があります。
スケジュール管理が曖昧なことでお起こりえる問題として会議での例を挙げてみましょう。スケジュールに「会議」という予定はあっても、その会議のための資料作成にかかる時間の目安や、いつ行うかなど具体的な計画まではしていない場合があります。
そのように計画が曖昧になってしまうと「仕事を予定していたように完了できない」「タスクのミスが多い」「どれから始めていいか分からない」などの問題発生につながってしまいます。
このようなスケジュール管理では業務改善をすることが難しく効率化には結びつかないと考えられます。このように曖昧なスケジュール管理から脱却し上手く業務を進めるためにはどのようにスケジュール管理を進めていけば良いのでしょうか。改善策を見ていきましょう。
スケジュール管理の改善点
グループウェアを活用
これらの問題を解決しスケジュール管理を上手く行っていくための一つの手段として「グループウェア」の活用があります。
グループウェアとは仕事のプロジェクトをスムーズに進めるためのツールです。基本的なチャット機能をはじめ、タスク管理も一括で行えるようになります。他にも掲示板機能やファイルを共有したり、仕事を行っていく際にあると便利な機能が備わっています。
パソコン・スマホ両用のグループウェアもあるので、営業や出張が多い人にとっても問題なく利用できます。
このグループウェアを活用しスケジュール管理をお行うことで無駄を省くことができるので、スケジュール管理を行う際はぜひ活用してみることをオススメします。
それでは、スケジュール管理を上手に進めていく方法について見ていきましょう。
業務時間の目安を見積もる
スケジュール管理を行うにあたり最初にやることは、タスクの「見える化」です。タスクの見える化とは、簡単にいえばタスクの内容や容量を把握し「このタスクであればいつまでに終わるか」という目安を明確に引き出すことです。
「作業が時間内に終わらない」という方は自分の仕事の作業スピードを把握することが大切です。作業スピードは個人差があるので自分の作業スピードをチームの人間や他の人と比べても意味がありません。
作業時間の目安を見積もる際ですが、なるべく時間に余裕をもって見積もりましょう。無理な作業時間を設定してしまうとトラブル発生時や緊急時などに対応が利かなくなってしまいます。その上で与えられたタスクの納期に全て目を通し、無理が無いか、現実的であるかなどを確認してみましょう。
新しいタスクの作業時間を見積もる際は過去の同じような作業にどれくらいの時間がかかったかや、新しいタスクの不確定要素はどのようなものかなどを視野に入れて見積もりましょう。
タスクの構成を書き出す
タスクの見える化が完了したら、次はそのタスクを実際に納期内に完成させるため、開始前に大まかな構成や項目をたてましょう。
タスクの構成自体は、できればシンプルな方が良いです。作業内容を確認できるぐらいの容量にしておいて、読むこと自体が作業にならないよう気をつけましょう。目次や箇条書きのような大まかなものでもかまわないので、作業に行き詰まった時に業務内容をいつでもすぐに確認できるようにしておきましょう。
作業がうまくいかないと時間のロスになりがちなので、そのような時間の浪費を防ぐためにもタスクの大まかな分解はしておきましょう。
タスクに優先順位をつける
タスクの大まかな分析が終わった後はタスクに優先順位をつけましょう。タスクが重要なものか、緊急を要するものかなどを明確しスケジュール管理をおこなうことで期限内にタスクを終わらせられる可能性がぐんとあがります。
与えられたタスクから手当り次第やることよりは上記のような優先度の高いタスクからはじめることで物理的、精神的に余裕が生まれます。大事なポイントは「重要度」「緊急度」です。
タスクがさほど重要でなかったり緊急を要しない場合は部下に任せてもよいでしょう。もしくは自分のタスクとして「優先順位の低いタスク」として後回しにすることをオススメします。
優先順位の目安としては「このタスクをやることがどれほどの恩恵があるのか」「このタスクを先にやらないことでどのようなリスクが生まれるか」「このタスクでのミスはどれぐらい許容されるか」「このタスクを実行することの影響力はどれぐらい大きいのか」などを懸念してみるとよいでしょう。
習慣化する
スケジュール管理において最後に重要なことは上記の改善策にある内容を「習慣化」するということです。
最初はなかなか結果が見えなくても、そのうちスケジュール管理やタスク管理による仕事業務の成果は見えてくるはずですので、途中でやめてしまうことは非常にもったいないです。
家でいう土台のようなもので、一度頑丈な「スケジュール管理」という土台を築いてしまえばあとは「タスク」という家をつくる作業は楽になるのと同じです。
スケジュール管理による成果がでてきたらそこからは苦もなく出来ると思いますので、諦めずに頑張りましょう。
スケジュール管理を徹底しましょう
自分やチームのタスクが明確でなければ、無駄な時間を生じかねません。スケジュール管理を上手く行うために上記の改善策は踏まえた上で、自分のやり方を構築していくことも大事だと思います。また自分やチームのタスク管理を一括管理するためにグループウェア導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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