こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュール管理をする上で重要になるのは、チーム全員で共有することです。スケジュールは一人だけ把握していればいいというものではなく、チームを組んで作業を行うのであれば全員で共有していた方が良い結果に繋がると言えるでしょう。
生産性の向上やチームワーク力の向上、業務効率化を図るのであれば、チームでスケジュール管理を共有するのがおすすめです。それでは、スケジュール管理を共有するメリットについてご説明しましょう。
チーム全員でスケジュール管理を行うメリットとは？
チーム全員でスケジュール管理を行うメリットは多くあります。いずれも業務効率化が実現できるメリットなので、積極的に共有して作業をスムーズに進めることが大切です。
それでは、チーム全員でスケジュール管理を行うメリットについてご説明しましょう。
チーム全員で進行状況が把握できる
何と言ってもチーム全員で作業の進行状況が把握できるのが最大のメリットです。チームを組んで活動する場合、現在どのくらいまで作業が進んでいるのかを知っておくとスムーズに連携が取れます。
納期に間に合わせることは当たり前のことなので、納期までにプロジェクト等を完成させるためにはチーム全員で進行状況を把握できている状態が望ましいです。
しかし、進行状況が把握できない場合、納期やスケジュールに関しての意識が薄れてしまい、時間的に余裕があったにもかかわらず作業があまり進んでいないなどの問題が発生する可能性があります。
ここでチーム全員で進行状況を把握することにより、自分以外のチームの作業進行状況が把握できるようになります。これにより、お互いに時間的な余裕があるのか、それとも作業が遅れているのかなどが素早く把握できるのがポイントです。これによってチーム全員で協力できることから、スムーズに仕事を完了することができるでしょう。
仕事の遅延が発生しにくい
チーム全員でプロジェクトを共有することによって、仕事の遅延が発生しにくいのもポイントです。これは進行状況が把握できるメリットのようなもので、チーム全員でお互いの作業の進行状況が把握できるようになります。
しかし、チーム全員でスケジュール管理を行っていない状態だと一人一人の状況が確認できないため、作業に時間がかかっている可能性があります。気づいた時には納期が間近に迫っていて、クオリティがまばらになっていることもあるでしょう。
こうした確認が遅れることによって仕事の遅延が発生するため、メンバー同士で進捗状況が確認できるように共有しておくことはとても重要です。もしも進捗が遅れている場合は他のメンバーが手伝うこともできますし、お互いの確認が行き届きやすく、一目で状況が分かるので仕事の遅延が発生しにくくなります。
チームワーク力が向上する
チーム全員でスケジュール管理を共有することにより、チームワーク力が向上するメリットがあります。
まず、チームリーダーはメンバー全員の進捗状況を確認することにより、誰が効率良く作業を進められているのか、そして誰が一番作業が遅れているのかが把握できます。これによって納期を迎えるまでに忙しくなるピークがおおまかに把握できるため、このままでは間に合わないと判断した場合に余裕があるメンバーをサポートに向かわせるといったことが可能です。
チームのメンバーもスケジュール管理を行う習慣が身に付くことで、再三のチェックによって今後の予定を把握するのはもちろん取引先とのやり取りで失敗しないようにしたり、予定を忘れているメンバーに注意喚起をしたりとメンバー同士がお互いをカバーし合うことができます。
このようにスケジュール管理をチーム全員で共有することによって自然とチームワーク力が向上するため、より効率良くプロジェクトを進めることができるでしょう。
スケジュール編集が自由にできる
スケジュール管理で重要なのは、常に最新の情報管理ができている状態です。そのためにはリアルタイムでスケジュール編集ができているようにしていなければならず、チーム全員で最新の情報に更新できる状態にしておくのがベストです。
スケジュール編集ができないと最新情報の共有が行き届きにくくなり、それだけメンバー同士のやり取りも希薄なものになりかねません。それではチームワークが培われることも少なくなってしまい、プロジェクトの質に大きく関わるでしょう。
スケジュール編集が自由にできる環境下であれば、チームメンバーが自発的に最新情報を共有できるようにリアルタイムで更新できるようになります。スケジュールの変更があったとしても席を外す必要性がないため、それだけ業務効率も良くなるのがポイントです。
パソコン上だけでなくスマホやタブレットなどからスケジュール編集ができるようであれば、さらに効率良く情報共有ができるでしょう。
仕事の能率が良くなる
スケジュール管理をチーム全員で共有することによって、全体的に仕事の効率が上がります。誰もがスケジュール編集ができるようになることで全員の最新情報を共有したり、メンバーの誰かが作業が遅れている場合は他のメンバーがサポートに回ったり、リアルタイムで意見交換を行ったりとスケジュール管理ができるようになるだけで様々なメリットがあります。
いずれも仕事の効率を上げるために必要なことなので、業務効率化を図るためにスケジュール管理を共有するのがおすすめです。
チームでスケジュール管理を共有するポイント
効率良くスケジュール管理を行うためにも、チームでスケジュール管理を共有するには、重要なポイントがあります。
それでは、チームでスケジュール管理を共有するポイントについてご説明しましょう。
チームでスケジュール管理を共有するための管理ツールを導入する
チーム全員でスケジュール管理を共有するためには、それぞれが扱いやすい管理ツールを導入する必要性があります。
適当に管理ツールを導入すればいいというものではなく、チーム全員が作業をしているデバイスに対応した管理ツールでなければなりません。導入する管理ツールはしっかりと厳選しましょう。
チーム全員がスケジュールを管理する習慣をつける
スケジュール管理を行うにあたって、チーム全員が共有できる環境であっても管理する習慣がなければ意味がありません。スケジュール管理は定期的に行われなければ最新情報を共有することができないため、チーム全員がスケジュール管理を行う習慣を身に付ける必要性があります。
きちんとした管理を行うためにも、定期的にスケジュールをチェックするところから始めましょう。
スケジュール管理はチームで共有してこそ効率的になる！
スケジュール管理はプロジェクトをスムーズに進めるため、そしてチーム全員が作業の遅延を発生させることなく質が高い業務を完遂させるために必要です。業務効率化を図るためにも、チーム全員でスケジュール管理を共有することによって、質が高いプロジェクトを納期までに完了させることができます。
チーム全員が利用できる管理ツールを導入して、最新情報を常に共有できる環境を整えましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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