こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
生産活動を円滑に進めるためには、日程管理を行い業務を効率化することが必要不可欠です。日程管理ができていなければ製品の納期を遵守することはできません。結果として顧客からの信頼が低下し、企業活動に大きな影響を及ぼすでしょう。
日程管理を行うことで各工程の進捗状況や計画を部署やチーム間で常に把握・共有できるようになり、生産活動を円滑に進められます。
本記事では、日程管理を行う方法や、システム化するメリットを解説しています。
目次
日程管理とは
日程管理の方法について解説する前に、そもそも日程管理とは何なのか、なぜ日程管理が製造業にとって重要なのか解説します。さらに、似た言葉である生産管理との違いについても解説します。
日程管理の概要
日程管理とは、製品の納期を遵守するために、各工程の進捗状況や実績を管理することです。
- 材料の受け入れ
- 加工
- 検査
- 運搬
など、製造に関わる一連のプロセスすべてが管理の対象になります。
管理する要素は、
- 作業者
- 作業方法
- 機械
の3要素で構成されています。
製造日程の計画では、製品を製造するための
- 素材
- 部品
- 作業員の数
- 作業内容
などを具体的に検討し決定します。製造日程の計画を検証し、現実的に実現可能な計画に落とし込んだものが製造業における日程管理です。
製造業における日程管理は、いつまでに何を誰がどれだけ作るかという、スケジューリングなのです。
日程管理の重要性
日程管理が製造業にとって重要となる理由は、生産活動を円滑に進めるために日程管理が必要不可欠であるからです。
各工程の進捗状況や計画に関する情報が部署間やチーム間で常に把握し共有できていないと、製品の納期を遵守することはできません。結果として顧客からの信頼が低下し、企業活動に大きな影響を及ぼしてしまいます。
日程管理を行うことで、各工程の進捗状況や計画が部署やチーム間で常に把握・共有できるようになり、生産活動を円滑に進められるでしょう。
日程管理と生産管理の違い
日程管理と生産管理の違いは、管理する範囲の広さです。両者とも製造に関わる内容を管理しています。
しかし、日程管理は納期にウエイトを置いて管理している一方、生産管理は製造ライン全体という広い範囲を管理しており、どこかにクローズアップした管理には適していません。日程管理は、生産管理の一部として、納期遵守のための管理を目的としています。
日程管理をするために必要なこと
日程管理を準備なしで行おうとしても、管理すべきことが明確になっていないと難しいかもしれません。日程管理に必要なことを解説していきます。
情報の共有
生産活動や受注案件は複数のメンバーで進められます。そのため、各チーム単位での作業の進捗状況が情報として共有されていなければ、日程を管理することは難しいでしょう。
日程管理をするときは、各チーム単位での作業の進捗状況を、全体で共有するようにしてください。
納期・スケジュールの把握
納期やスケジュールを把握することで、計画が遅延したときでも迅速に調整や対策を行えるようになります。生産活動を円滑に進めるための日程管理には、納期やスケジュールの把握は必要不可欠なのです。
トラブルには迅速に対応する
日程管理を円滑に行うためには、トラブルに対して迅速に対応しなければなりません。設備の故障や材料の仕入れの遅延などのトラブルに対応するためには、生産現場の状況や進捗状況を常に把握し、管理することが重要です。
そうすることで、トラブルが発生しても迅速に対応できるようになり、生産活動は円滑に進むでしょう。
日程管理を効率よく行うための方法と手順
日程管理を効率よく行うための手順について解説していきます。これから解説する手順をサイクルとして回していくことで、日程管理をより効率良く行えるでしょう。
計画の立案
計画はデータに基づいて立案しましょう。製造に掛かった日数と生産量、発生した不具合を解消させるために掛かった時間などを考慮して計画を立ててください。また、各工程をできるだけ正確に区分することも重要です。
工程が重なる場合は分けるなどして、実際の工程を明確にしてください。
作業担当者が見てもわからないような専門用語を使ったり、難しい表現をしないようにしましょう。
計画の実行
立案した計画を実行に移します。計画通りに進めながら、計画外の問題を見つけることが大切です。計画を実行していく中で、計画段階での想定と違っていた箇所や、新たに発生した問題をリストアップして評価に役立ててください。
結果を評価
計画を実行した結果、計画通りに実行できたか、問題は発生しなかったかなどを評価します。評価する際は、現在の作業の進捗を把握し、遅延などの不具合が発生している工程はないかなど状況を正確に認識することが大切です。発生した問題に対しては、改善策を検討しましょう。
改善の実施
改善策を実行し評価します。効果がある場合は、次の計画に組み込みましょう。最初に立てた計画にこだわり過ぎず、状況に合わせて柔軟に対応していくことが重要です。計画立案から改善の実施までのサイクルを繰り返すことで、業務はより効率化します。
日程管理の3つの方法
日程管理には、
- 紙やホワイトボードを使用する方法
- エクセルやスプレッドシートを使用する方法
- 日程管理をシステム化する方法
があります。
それぞれの特徴について解説します。
紙やホワイトボードを使用
紙やホワイトボードなどを使用する方法は、専用のツールやシステムを使わないためコストを低く抑えやすいことがメリットです。しかし、リアルタイムでの正確な情報共有には不向きであり、過去データと比較しにくい点がデメリットとなります。
エクセルやスプレッドシートを使用
エクセルやGoogleのスプレッドシートを使用する方法は、専用のツールやシステムを使わないためコストが抑えられることや、テンプレートをつくることで効率化を図れることがメリットです。
しかし、効率化には限界があるため、生産の規模が大きくなるほど収集や集計が困難になります。
日程管理をシステム化
システム化する方法は、機能単体でシステムが販売されていることもあれば、生産管理システムなど上位システムの付属機能として販売されていることもあります。日程管理をシステム化することで、製造の進捗状況が目視で確認できたり、アラート機能や権限設定などの多様な機能を使用したりできます。
日程管理をシステム化するメリット
日程管理をシステム化するメリットを解説します。日程管理システムを導入する際の参考にしてください。
計画変更やイレギュラーな事態に対応しやすい
日程管理をシステム化することで、計画変更やイレギュラーな事態に対応しやすくなります。日程管理システムでは、複数の製造スケジュールや担当者、進捗状況などの情報を常に把握することが可能です。
そのため、計画変更やイレギュラーな事態が発生しても対応しやすくなります。
ヒューマンエラーの回避
日程管理は、ヒューマンエラーが起こると納期遅れにつながってしまいます。日程管理をシステム化することで、人の手が介入する箇所を減らし、ヒューマンエラーによる納期遅れを防止できます。
また、ヒューマンエラーを防止することで、チーム単位でのパフォーマンス向上や顧客からの信頼の獲得につなげられるでしょう。
業務効率化につなげられる
日程管理システムを構築する際、細かい作業まで洗い出すことで必要不可欠ではない慣行作業を減らせます。大規模な生産に取り掛かる場合や、社内のメンバーやクライアントなどの関与者が増える場合には、メールや電話などでのやり取りを減らすことでムダな業務時間を削減することが可能です。
そうすることで、組織全体の業務効率化につなげられるでしょう。
日程管理システムを選ぶ際の3つのポイント
日程管理システムを選ぶ際に重要な3つのポイントを解説します。自社に合ったシステムを選ぶ際の参考にしてください。
人と設備の管理ができるか
システムを導入する際は、人と設備をシステムで管理できるのか確認しましょう。製造業では納期の管理と同様に、人と設備の適切な管理が必要です。
納期を重視するあまり、人や設備に負荷が掛かっている状態であれば、どこかで限界をオーバーしてしまい、トラブルなどにつながりやすくなります。システムを導入し、納期以外にも残業時間や稼働率など、人や設備も管理できるか確認してください。
複数のタスクを管理できるか
日程管理システムを選ぶ際は、システムの機能に複数のプロジェクトを横断的に確認できる機能があるとよいでしょう。プロジェクトごとの負荷状況を確認して、負荷の分散を行うことが可能です。
カスタマイズできるか
日程管理システムを導入する際は、シンプルな機能を選択したあと、必要に応じて機能を追加するとよいでしょう。カスタマイズ度が高いシステムを選ぶと、導入がスムーズに行いやすくなります。
まとめ｜日程管理システムを導入して業務を効率化しよう
業務を効率良く進めるために、日程管理は必要不可欠です。日程管理とは、製品の納期を遵守するために、各工程の進捗状況や実績を管理することです。
各工程の進捗状況や計画に関する情報が部署間やチーム間で常に把握し共有できていないと、製品の納期を遵守することはできません。結果として顧客からの信頼が低下し、企業活動に大きな影響を及ぼしてしまいます。
日程管理を行うことで、各工程の進捗状況や計画が部署やチーム間で常に把握・共有できるようになり、生産活動を円滑に進めることが可能です。
しかし、日程管理を紙やエクセルなどで行っていると、生産の規模が大きくなるほど収集や集計が困難で非効率になります。
日程管理をシステム化することで、製造の進捗状況を目視で確認し、アラート機能や権限設定などの多様な機能の使用が可能になるため、効率よく日程管理ができます。
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