こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
倉庫管理の業務を効率よく進めるために、スケジュール管理は必要不可欠です。スケジュール管理を行うことで、正確かつ迅速な入出荷を実現し、倉庫管理の業務の効率化が可能です。
本記事では、なぜ倉庫管理ではスケジュール管理をするべきなのか、そしてスケジュール管理を行うことで得られるメリットを解説しています。
目次
倉庫管理現場はスケジュール管理をシステム化すべき！
倉庫管理では、在庫の管理から倉庫内の人員や設備の管理を行います。徹底した倉庫管理を行うことで、出荷の遅延や誤出荷などのミスを防げるのです。
そして、徹底した倉庫管理を行うためにはスケジュール管理のシステム化が必須です。スケジュール管理は、出荷のクオリティを保ち、出荷の予定日までに業務を確実に完了させることを目標として行います。
スケジュール管理をシステム化することで、業務のムダを減らして効率化やコスト削減ができるだけでなく、情報を共有できるのでスムーズな連携を取れるでしょう。
倉庫管理の種類はどのくらいある？
倉庫管理は管理する対象により区分されています。種類によってやるべき業務が異なるため、倉庫管理をシステム化するためには、それぞれの特性を知っておく必要があるのです。
ここでは、倉庫管理の種類と特性について解説していきます。
入出庫管理
入出庫管理は、商品の在庫数を正確に把握する重要な業務です。入出庫管理には入荷した商品をトラックから倉庫へ降ろしたり、出荷商品を倉庫から払い出したりする業務の他に、仕分けやピッキングといった業務があります。
商品の入荷や出荷が正確に管理されていなければ、在庫数に誤差が生じ、出荷の遅延や誤出荷につながるでしょう。仮に、入庫処理が漏れて在庫数が足りなくなった場合には、取引先に商品を提供できず、取引先からの発注だけでなく信用も失ってしまうでしょう。
また、正しい入出庫管理をするには正確な在庫数の把握が必要不可欠です。必ずシステム上で処理を行い、在庫数の更新や確認を細かく行いましょう。
棚卸管理
棚卸管理とは、倉庫における商品の在庫数や品質を確認する作業です。棚卸管理は正確な在庫数の把握とクオリティの確保をするために必要です。例えば、在庫数が必要数より多い場合、商品の発注を抑えたり、商品の品質が劣化している場合には早期に発見して対処したりすることが必要となります。
棚卸管理を確実に行うためには、チェックリストの作成や在庫を確認するための作業スケジュールの策定、管理をするとよいでしょう。
梱包管理
梱包管理は、商品を運送する際に破損しないような対応が求められます。商品が損傷した場合、それは運送途中でのトラブルが原因であることがほとんどですが、梱包管理が適切に行われていないことも原因の一つとして挙げられます。
また、適切な包材を使用するためにも、梱包資材の発注や管理も必要です。たとえば、衝撃を吸収するスチロールや、商品を保護するシュリンクフィルムなどがあり、さらに商品の種類やサイズに応じて、包装の方法も異なります。
したがって梱包管理は、商品の特性や運送ルート、輸送手段などを考慮した上で、最適な梱包方法を選定することが重要です。
在庫管理
在庫管理は、倉庫管理において不必要な在庫を抱えずに、必要な在庫を的確に把握するためにも重要です。たとえば、製品の在庫が切れた場合、納期遅れや製造ラインの停止などの問題が発生する可能性があります。逆に、過剰な在庫を抱えると、費用がかかるだけでなく、商品の陳腐化や劣化、廃棄が発生するリスクも高まってしまうのです。
在庫管理を効果的に行うには、自社に合わせた適切な商品の在庫レベルを設定し、在庫レベルに基づいた発注や生産を行うことが重要になります。
ただし、在庫管理を手作業で行っていてはヒューマンエラーも発生しやすくなる上、情報共有も非効率です。そこで、自動的に在庫数量を把握し、在庫レベルに基づいた発注を行うことが必要になります。
検品管理
検品管理は、品質管理と顧客満足度向上に欠かせない重要な作業です。検品管理は、入荷した商品の不良品を取り除き品質を担保することで、企業の信頼性を高められます。また、不良品を取り除き、不良品を出荷してしまったことにより発生するコストの削減も可能です。
たとえば、ある食品メーカーでは製品のパッケージに傷がある場合や製造日が古い場合には、検品で不良品として取り除き、常に高品質な商品の提供ができる体制を構築しています。このように、不良品の処理についても、適切な方法を確立することが重要です。
また、検品管理を自動化することで人為的な抜けを防止でき、さらなる品質担保につなげられるでしょう。
倉庫管理現場でスケジュール管理を行う3つの方法
倉庫管理でスケジュール管理を行うには以下の方法があります。
- 手動管理
- コンピューター管理
- スケジュール管理ツールの導入
それぞれの特徴について解説しているので、参考にしてみてください。
手動管理
手動管理とは、人が手作業で倉庫管理現場でのスケジュール管理を行う方法です。手動管理は、入出庫管理や在庫管理、検品管理などの状況を全て手作業で行うので、手間や時間がかかります。ですが、システムの導入やメンテナンスコストが不要なので、初期費用が抑えられることがメリットです。
しかし、手作業によるスケジュール管理では、記録の正確性に欠けたり、変更が発生した際には逐一記録を修正する必要があります。そのため工数がかかるというデメリットがあります。さらに、手書きの記録は紛失の可能性があり、スケジュールの進捗などが正確に把握できなくなるケースもあるのです。
コンピューター管理
コンピューターでスケジュールを管理する方法もあります。コンピューターによるスケジュール管理は効率的かつ正確なので、今日では多くの企業が取り入れています。たとえば、入出庫スケジュールの管理や在庫状況の照会など、数多くの業務をコンピューターで自動化すると、作業時間の短縮やミスの削減につながります。
ただし、コンピューターで効果的にスケジュール管理をするためには、定期的なデータのバックアップやウイルス対策などのセキュリティ対策が必要です。また、高温多湿などの環境に置かれると故障やデータ消失の原因となるので、コンピューターの設置場所や使用環境にも注意しましょう。
スケジュール管理ツールの導入
ビジネスに適したグループウェアなどのスケジュール管理ツールを使用する方法です。スケジュール管理ツールを導入することで、効率的なスケジュール管理が可能です。
スケジュール管理ツールを使えば、場所や時間に関係なく取引先や社員間でスムーズにスケジュールの共有を行えるようになります。たとえば、スケジュール管理ツールの日程調整機能は、迅速にスケジュールを共有できるなど大幅な業務効率化を実感できるでしょう。
倉庫管理現場でスケジュール管理ツールを導入するメリットとは
ここでは、倉庫管理現場でスケジュール管理ツールを導入するメリットを解説します。
倉庫作業の効率化
倉庫管理現場でスケジュール管理ツールを導入することによって、目視チェックや人手による転記作業が不要になるため、手間や時間を削減しながら人的ミスを防止できるといったメリットがあります。
また、スケジュールの進捗状況をスケジュール管理ツール内で把握できるため、スケジュール管理が容易で正確に行うことも可能です。スケジュールを全体で共有できていれば、後工程を担当するメンバーもスケジュール管理がしやすくなります。
他部署や取引先の時間のコストに配慮しつつ業務を遂行するためにも、各人がスケジュール管理を行い共有することが欠かせません。
倉庫作業の精度向上
倉庫業務の正確性を向上できるといったメリットも挙げられます。たとえば、データによる商品管理やピッキングリストの自動生成などの機能により、検品や仕分けミスなどによる誤出荷も防止できるのです。
社内で業務フローを標準化でき、担当者に左右されることなく正確な作業を実現できます。倉庫業務におけるスケジュール管理の属人化をなくし、作業効率の向上にもつながるのです。
正確な在庫数の把握と適正な受発注ができる
スケジュール管理ツールを導入することで、倉庫内の業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、在庫数に応じた適正な受発注処理が可能となります。
スケジュールのタイムラグによる在庫のズレをなくすことにより、在庫ロスや欠品を未然に防止できるといったメリットがあります。商品の欠品によって販促機会を逃してしまったり、余剰在庫でコストがかかってしまったりすることを回避できるため、コストの最適化が実現可能となるのです。
スケジュール管理ツールを選ぶポイントとは
スケジュール管理ツールには様々な機能を搭載したものがあります。ですが、どれほど多くの機能が搭載されていても、使いこなせなければ意味がありません。日程調整のみを目的とするのであれば、シンプルなスケジュール管理ツールで十分でしょう。
タイムマネジメントを目的とする場合は、他の管理業務も一元化できるツールを導入することがオススメです。スタッフの業務管理を重視するならガントチャートやカンバンボードなどが作成できるプロジェクト管理ツールがよいでしょう。
情報共有や会議室管理、メールなどをひとつのシステムにして業務の効率化を図りたいのであれば、グループウェアがオススメです。このように、まずは業務の範囲に合わせたスケジュール管理ツールを選ぶことが大切です。その上で、たとえばスケジュール表示の単位や、メモによる情報の保管やファイル添付が可能か、リマインド機能があるかなど、細かな機能を取捨選択していくとよいでしょう。
まとめ｜倉庫管理でスケジュール管理ツールを導入して業務を効率化しよう
倉庫管理の業務を効率よく進めるために、スケジュール管理は必要不可欠です。スケジュール管理を行うことで、正確かつ迅速な入出荷を実現し、倉庫管理の業務を効率化できます。
そして、スケジュール管理ツールは各種情報の伝達をクラウド上で行えるようになっているものが多く、デバイスさえあれば作業者がいつでも確認できます。従業員同士の正確な情報伝達と共有が可能なため、より精度の高い業務を行えるようになるでしょう。
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