こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
営業の仕事をしていて「顧客との打ち合わせなどの日程調整業務が負担」「メールに他の業務の時間を割かれている」と感じている方も多いのではないでしょうか。
時間にゆとりがないと、他の業務に集中して取り組みづらくなり、大変ですよね。
そこで今回は、日程調整を効率化する方法をご紹介します。
すぐに試せる方法もあるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
日程調整（アポイント）を効率化するメリット
仕事のストレスを軽減できる
営業の仕事をしていると、取引先との連絡やメールに、業務時間の多くを割いている方も多いのではないでしょうか。アメリカで実施された調査によると、会社員は業時間の約28％をメールに充てているそうです。ビジネスメールですから、文章も丁寧なものを送らなければ、信用問題に繋がってきます。
そのため、メールの返信が仕事上のストレスになっている方も多いかもしれません。そこでおすすめしたいのが、日程調整に専用のツールを利用することです。
- カレンダーアプリ
- グループウェア
- 日程調整ツール
など、営業のアポイントに使えるデジタルツールはたくさんあります。
専門ツールで日程調整するメリットは主に以下です。
- 相手とのやりとりの数が減る
- 情報の同期、共有機能が優れている
自身に合ったものを選ぶことで、日程調整のメール量は格段に減り、
相関して仕事のストレスも軽減されるでしょう。
アポイント忘れを予防
営業の仕事で必ず避けたいのが、ダブルブッキング等の予定忘れ。
相手からの信頼も失ってしまい、業績にも大きな穴を空けてしまう恐れがあります。
日程調整ツールは、Googleカレンダーなど、外部のカレンダーアプリと同期できるものも多いです。ツール内で指定された予定は、自動的にカレンダーアプリに記入されるため、アポイント忘れや、ダブルブッキングを防止するのに効果的です。リスケジュールがあったとしても、上書きで記入されるため、アナログの手帳のように日にち部分が書き直しでまっ黒、といった事態にはなりません。
日程調整ツールはアポイントの機能に特化しているため、シンプルでわかりやすい操作画面のものが多いです。
今月、今週の予定などを素早くチェックしやすいのもデジタルの特徴でしょう。
日程調整を効率化するには？
メールのテンプレートを作成する
日程調整を効率化するには、メールのテンプレートを作成するのも有効です。
「この文章でいいかな」
と推敲せず、テンプレートに当てはめて送信するだけなので、
- ストレス軽減
- 時短化
に繋がります。
例えば、以下の文章をテンプレートとして登録するのはいかがでしょうか。
「下記の日程のご都合はいかがでしょうか。」
「○時間ほど打ち合わせの時間を頂戴したいと考えております。」
単語登録または、メールの下書きフォルダに作成しておくことで、
日程調整にかかる時間を短くできるでしょう。
あなたの部署全体でテンプレートを共有しておくのもおすすめです。
返信の締め切りを設定する
「返信しようと思っていたが、忘れた」という経験がある方も多いかもしれません。
普段のメール量が多いと、そういうこともありますよね。
これは相手側にも言えます。
ほかのアポイントもスケジュールに組み込むためにも、なるべく日程調整を余裕を持っておこなっておきたいです。
そのため、
「大変恐縮ですが、○月○日（）までにご回答をいただければ幸いです」
などと、アポイントに関する返信の締め切りを相手に伝えることをおすすめします。
ただし、当日や翌日が締め切りになっていると、相手が急かされたように感じることも。そのため、2日後以降を設定すると良いでしょう。
前日にリマインドメールを送る
前日に相手にリマインドメールを送るのも日程調整のポイントです。
- 予定忘れを防ぐ
- 相手に丁寧な印象を残す
といった面で有効です。
3週間先など、当日までに日数がある場合は
- 1週間前
- 前日
など、複数回送るのも良いでしょう。
日程調整ツールを使う
アポイント調整の効率化で最もおすすめしたいのが、日程調整ツールです。
専門の機能に特化しており、時短化につながります。URLを参加者に送るだけで、複数人による日程調整も容易になるでしょう。
発行されたURL内には、
- アポイントの内容
- 候補日
を記入できるため、一人一人に詳細を書いたメールを送る必要はありません。
また、相手が日程調整ツールを保持している必要もないのです。
そのため気軽に使いやすく、社内外で導入しやすいのも特徴となっています。
日程調整ツールのメリットとは？
メールのやりとりが減る
日程調整ツールによる恩恵は、メールのやり取りが減ることです。
発行したURL内で候補日を決定できるため、
「○月○日のご都合はいかがでしょうか。」
と、参加者全員に尋ねる手間が省けます。
ある調査では、メールのやりとりが減るほど、仕事のストレスも減るということが示されました。他の業務もしながら、メール返信することが負担になっている方も多いかもしれません。そのため、メールの時間の削減によって、時間にゆとりができ、作業効率が上がることも期待できます。
導入しやすいコスト
大規模なグループウェア（業務効率化に適したソフトウェア）だと、導入に多額のコストがかかることもしばしば。
一方で、日程調整に特化したツールであれば、低コストで取り入れることができます。最近では、無料の日程調整ツールもいくつか出てきています。
有料であったとしても、月額1000ー2000円が相場です。
（利用者数によって、より低価格になることも）
そのため、
- 業務時間の短縮
- 仕事のストレス軽減
を考えると、コストパフォーマンスが良いと感じる方も多いでしょう。
アナログの手帳に写す手間が省ける
アナログの手帳を使っていて、
- リスケ
- 電話でのアポイント内容の記入漏れ
などで日程調整でミスをしてしまった、という方もいるかもしれません。
日程調整ツールを使えば、そうしたミスを防ぎやすくなります。
リスケ時にも、手帳を書き換える以外に、関係者へ内容を送信するといった手間も
省けるため、効率的に調整を進めることができるでしょう。
営業のアポイント管理は日程調整ツールがおすすめ
今回は営業として働く方に向けて、効率的に日程調整をする方法をご紹介しました。
ポイントは以下の通りです。
- メールのテンプレートを作成する
- 返信の締め切りを設定する
- 前日にリマインドメールを送る
- 日程調整ツールを使う
効率化で最もおすすめしたいのは、日程調整ツールを利用することです。
- メールのやりとりが減る
- 導入コストが低い
- 情報の共有がしやすい
といったメリットがあるため、業務の時短に効果的です。
「アポ取りが負担になっている」「メールの返信回数が多い」と悩んでいる方は、ぜひ導入を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
