目次
SaaS型のグループウェアとは
SaaS（Software as a Service）とは、サービスとしてのソフトウェアという意味があります。従来のソフトウェアとは違い、インターネットを通じてユーザーがアクセスして利用します。
クラウドサービスとSaaSの違いを説明します。クラウドサービスはインターネットを通じて提供されるされるサービス形態のことです。SaaSはクラウドサービスの中のひとつであり、インターネット経由のソフトウェアのみをいいます。
SaaS型のWEBグループウェアとは、インターネット経由で使えるグループウェアのことをいいます。ネット環境さえあればスマホやタブレットからの操作や確認が可能です。
SaaS型のWEBグループウェアのメリット、デメリット
SaaS型のグループウェアには作業性向上などのメリットはもちろんありますが、コスト面でのデメリットも考えられます。メリットとデメリットをしっかりと把握してから導入するかを検討することが大切です。
SaaS型のWEBグループウェアのメリット
ネット環境があればどこからでもアクセスできるので、リアルタイムでの情報共有が可能になります。契約すればすぐに運用を開始できるものもあり、導入が容易にできるメリットがあります。
メンテナンスやアップデートは提供先が自動で行ってくれるので、グループウェアに詳しいエンジニアがいなくても運用が可能です。
テレビ会議機能を使えば、会議室への移動時間や交通費が節約できます。ファイル共有機能があるので対面のミーティングと変わらないコミュニケーションができます。議事録なども簡単に残すことが可能です。
リモートワークを導入している企業や多拠点で活動している企業との相性がいい点もメリットです。グループウェアの機能を使用することで、物理的に距離が離れていても効率的に業務を行えます。
SaaS型のWEBグループウェアのデメリット
メンテナンスやアップデートが自動で行われることはデメリットにもなります。提供先の都合で機能やシステムが変わってしまい、その都度対応が必要です。SaaS型のグループウェアは提供されているサービスを利用するので、大規模なカスタマイズはできない可能性があります。
インターネット障害があると利用できないというデメリットもあります。インターネットが使えないことは頻繁には起きませんが、利用の際は気をつけると良いでしょう。
SaaS型のWEBグループウェアの選び方
SaaS型のグループウェアは多くの会社から提供されています。メリットである迅速なコミュニケーションや情報共有ができるものがオススメです。続いては、グループウェアを導入する前に、確認するべきポイントを紹介します。
運用コスト
グループウェアは、長期間での運用で効果を発揮します。高額なプランに加入すれば高機能のサービスを使えますが、必要ない機能まで付いているサービスを導入すると毎月の運用コストが負担になります。
グループウェアの継続が難しくならないように、適切な月額プランの導入をしましょう。あらかじめランニングコストが掛かっても問題ないか、シミュレーションしておくことも大切です。
一つのサービスから料金の異なるプランが提供されていて、利用できる機能や利用人数が変わります。自社にとって費用対効果の高いサービスを選択しましょう。
見やすさや操作性
グループウェアは多機能であるために、見やすさや操作性が悪いと導入してから運用するまでに時間が必要です。マニュアルの作成や勉強会の開催が必要になることも考えられます。
使いにくいツールは導入しても社内に浸透しない可能性があります。導入後にしっかりと運用される、見やすくて使いやすいグループウェアを選びましょう。とくに、利用者のITリテラシーにかかわらず使用できるものがオススメです。
セキュリティ対策
グループウェアのセキュリティ対策も重要です。グループウェアで機密情報などの重要な書類を扱うので、暗号化やバックアップができるかどうかの確認が必要になります。
ヒューマンエラーや社内での不正アクセスも対策が必要です。事前に運用ルールの設定や十分な教育を行うことが必要でしょう。アクセス制御機能の有無も確認しておけば安全にグループウェアを使うことができます。
サポート体制
グループウェアを導入したあとのサポートが受けられるかどうかも確認しておきましょう。導入しても小さなトラブルが起きたり、使い方がわかりづらいと対応に時間がかかってしまいます。
サポート体制や問い合わせがしっかりとしているものを選定することが重要です。問い合わせ方法も導入前に確認しておくとスムーズに利用できます。
SaaS型のWEBグループウェアのオススメ8選
最後にオススメのSaaS型のグループウェアを紹介していきます。それぞれ異なる特徴があるため、しっかりと確認した上で自社に合ったツールを選定しましょう。
Garoon/サイボウズ株式会社
Garoonはサイボウズが提供しています。ワークフローやスケジュール管理機能などのさまざまな機能を搭載しています。カスタマイズもしやすいので既存のツールとの連携も可能です。
オンプレミス型の導入形態も選べて企業にあったニーズを選べることがオススメです。クラウド型の料金は300ユーザーまで月額845円/ユーザー、301〜1000ユーザーまでは月額800円/ユーザーになります。
J-MOTTO/リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
J-MOTTOは掲示板やスケジュール管理のメジャーな機能に加えて、安否確認などの機能もついています。PCやスマートフォンだけでなく、ガラケーからのアクセスにも対応しているので幅広い年齢層で利用できます。
スタンダードプランを申し込むと20ユーザーまでは月額3,000円で加入が可能です。お得な年払いプランもあります。1ユーザーあたり月額150円と、ほかのグループウェアと比較しても安価です。
WaWa Office/株式会社アイネットOEC
WaWa Officeは他社のシステムとの連携が強みのグループウェアです。シンプルな操作性で、はじめてグループウェアを利用するユーザーでも直感的に操作できます。サポートも充実していて、24時間体制で有人監視セキュリティがついています。
WEBタイムカードや日報管理などのカスタマイズも可能です。料金は月額400円/ユーザーなので、運用コストが安い点も魅力です。
desknet’s NEO/株式会社ネオジャパン
desknet’s NEOはプロジェクト管理や議事録、来訪者管理など機能が多いグループウェアです。官公庁や学校、自治体などでも利用されているので信頼性も高いです。
初期費用がかからず、月額400円/ユーザーで利用できます。運用コストが安い点に加えて、5ユーザーから導入できユーザー数に上限なく利用できる拡張性も人気です。
HotBiz8/株式会社ASJ
HotBiz8は利用できる機能が多く、年末調整機能などの珍しい機能がオプションでついている点が特徴です。本契約前のトライアル期間も60日間になっているので、使いやすさをじっくり確認できます。
月額料金は10,000円で200ユーザーまで利用できるので、ユーザー数が多いほど一人当たりの運用コストが安くなります。最大の200ユーザーで利用すれば、一人当たり月額50円となりコストパフォーマンスが良い製品です。
kintone/サイボウズ株式会社
kintoneはプログラミング技術がなくてもアプリケーションを作成できるグループウェアです。カスタマイズを行えば企業に合った機能を導入できます。10,000 社以上の企業で導入された実績があり、柔軟に拡張できます。
ライトコースなら月額780円/ユーザーで利用できます。年額プランをさらにお得に運用が可能です。
Google Workspace/Google
Google WorkspaceはGmailやGoogleドキュメント、Googleドライブなどを一元化して利用できるグループウェアです。すでにGoogleのサービスを利用している企業にはとくにオススメです。
Business Starterプランなら月額680円/ユーザーで利用できます。4つのプランから選べるので企業の規模や使いたい機能によって選択できます。
R-Group/R-Group株式会社
R-Groupはすべての機能を無料で利用できるグループウェアです。無料でも機能が豊富に利用できて、20ヶ国語に対応しています。スマートフォンからも問題なくアクセスできます。
試しにグループウェアを導入したい企業や運用コストを抑えたい企業にオススメです。
まとめ
今回は、SaaS型のWEBグループウェアの特徴やメリットとデメリット、選び方について解説してきました。正しく導入することで、リモートワークなどの柔軟な働き方や既存業務の効率化が期待できます。
無料プランや試用期間を使って、特定の部署や一部の社員で使用してからの比較がオススメです。運用しても業務効率化ができないと時間やコストが無駄になりますので、企業にあったグループウェアを導入しましょう。
SaaS型のグループウェアのオススメツールの特徴や料金についてもご紹介しました。リーズナブルなものから機能が充実しているものなどそれぞれ特徴があります。企業のニーズをはっきりさせてから選定することがオススメです。
今回ご紹介したものの他にも、気になるグループウェアがあったら資料請求をして情報を集めてみると良いでしょう。
＜参考記事＞
クラウド型グループウェアを選ぶポイント｜オンプレミス型と比較して紹介！
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