こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
工場での勤務において課題に挙がるのが連絡手段の問題です。現場でコミュニケーションを取ることは難しいのですが、必要とする場面は多く、インカムやトランシーバーなどを導入している企業もあるでしょう。しかし、それらを使っても騒音や離れた距離での連絡に苦労している例は少なくありません。
そこで今回は、工場勤務での連絡方法をより簡単にできるツールの活用術と、オススメのツール3選をご紹介します。役立つ機能やオススメポイントを解説しているので、ぜひ連絡手段の改善に役立ててください。
目次
工場勤務はコミュニケーションが必須｜必要な場面
工場の勤務では、黙々と作業を進めるだけでなく、さまざまな場面で業務上のコミュニケーションが必要とされています。
持ち場が離れている従業員同士の連絡
同じ持ち場の従業員だけでなく、他の持ち場の従業員ともしっかりとコミュニケーションを取らなければいけないのが工場現場です。同じ工場内でも、持ち場が遠い場合は連絡事項が生じるたびに相手のところへ伝えに行かなくてはいけません。
工程の確認や作業の報告・相談をしたいとなれば、一度作業の手を止める必要が出てきます。当然、連絡の度に手を止めていては、工場の生産性が落ちてしまう要因につながります。一人が持ち場を離れることで、現場のスムーズな作業を妨げてしまうことにもなりかねません。
わからないことがあった場合
働き始めて間もない新人従業員は、わからないことを先輩に質問することで技術を磨いていくでしょう。現場で先輩に質問をした場合、質問される側も一度作業を止めることになります。
場合によっては、わからないことを管理者に尋ねることも考えられます。 一度ならその場で対応すれば済みますが、たびたび質問を受けたり複数人から同じ質問をされたりする状況は、作業が捗らないので避けたいところです。
しかし、わからないことをそのままにすると事故や怪我の原因となってしまい、大きな問題に発展することも考えられます。製品の品質低下にも繋がるため、すぐに疑問を解決できる環境が理想です。
管理者と現場の連絡
工場での業務を円滑に行うには、現場間のコミュニケーションだけでなく、現場と管理者のコミュニケーションが不可欠です。現場の進行状況や遅延、品質の問題などを報告するのはもちろんのこと、トラブルが生じた時の報告・相談などを管理者と現場が密に行うことで、トラブルを早期に発見し対策を講じられます。
定期的なミーティングも重要な業務の一つです。これにより目標や方向性などの共有を図り、全ての従業員が同じ方向を向いて作業に取り組むことで生産性や品質が向上します。
作業の指示を仰ぐとき
工場で勤務する場合に問題となるのが騒音です。作業員は大きい音が鳴り響く中で、作業の指示を受ける必要があります。トランシーバーを使用していることもありますが、トランシーバーは聞こえづらく、一度指示を聞き逃してしまうと再確認しなくてはなりません。
また工場が広い場合、指示を受けるために長距離移動をする必要があり、無駄な時間が生じます。作業がひと段落してから確認できることならよいのですが、顧客からの急な問い合わせである可能性を考えると、リアルタイムでの連絡が必須です。
トラブル発生時の報告
トラブル発生時の迅速な報告は、最も必要なコミュニケーションの一つです。いかに早く対応できるかによって被害を最小限に抑えられます。取り返しのつかない事態へ陥る前に適切に報告する必要がありますが、広い工場内は移動に時間がかかり、物理的に報告に時間を要することが問題と言えるでしょう。
コミュニケーションを改善することで期待できること5つ
コミュニケーションをより簡易化させることで、どのような効果が期待できるのかを解説します。
現場の進捗状況や連絡を一斉に周知できる
これまで人から人へ連絡事項を伝えていた場合、コミュニケーションを改善するツールを導入することで、連絡時間を大幅に削ることが可能です。緊急の知らせも従業員全員に一斉に知らせられるため、管理者の負担軽減にもつながります。
距離が遠い現場でもリアルタイムで状況を把握できる
現場が離れている場合でも、移動することなく各現場の状況を確認することが可能です。 連絡ツールを活用すれば、どこまで作業が進んでいるのか、トラブル対応にどれくらい時間がかかるのかなど、リアルタイムで状況を確認できます。それにより現場間や管理者との間で情報のズレが生じることも防げるでしょう。
無駄な会議が減る
リアルタイムで状況を確認し合えるような環境があれば、すぐに問題を解決することができ、会議の頻度を減らせます。問題が発覚した時点で現場と管理者で情報を共有できるので、事態が大きくなる前に対策を講じられるでしょう。
生産性が向上する
コミュニケーションを図るたびにいちいち現場を離れるという状況がなくなれば、その分の移動時間を作業に充てられるため、生産性がアップします。
また聞きたいことがある時に直接尋ねなくても解決できるような環境を作ることで、作業の手を止める必要がなくなります。経験が浅い社員から何度も同じ質問をされる心配もなくなり、すべての従業員が作業に集中して取り組めるのです。
顧客の満足度が上がる
管理者が現場の状況をリアルタイムで把握し、正確な情報が共有されることで、顧客への対応の質も向上します。
どこまで作業が進んでいるのか、納品数や納期の変更などがあっても、納品できる正確なタイミングを伝えられます。顧客からの信頼もよりいっそう高まるでしょう。
コミュニケーションツールの活用術
コミュニケーションをよりスムーズにするためにはコミュニケーションツールを活用することが効果的です。コミュニケーションツールのオススメの活用方法をご紹介します。
情報の管理・共有・活用
文書管理機能は、工場内の様々な情報をシステム上で管理したり従業員間で共有したりできます。日報やプロジェクト管理に対応している製品も多いです。
紙媒体で情報を管理している場合、無くしてしまう恐れや年々劣化してしまうというデメリットがありますが、ツールを使えばそのような心配はいりません。これまで工場内で集めてきた情報を、いつでもどこでも従業員が確認できるようになります。
共同編集が可能
特に従業員が多い企業にオススメなのが、共同編集機能です。連絡事項や進捗状況を口頭で伝えるのは、持ち場を離れて相手のところへ行ったり来たりする手間がかかります。
コミュニケーションツールでは、自分のタイミングで共同ファイルを開き、進捗度を記入することが可能です。他の従業員が同じファイルを開いていても同時に編集可能なので、入力が終わるのを待つ必要がなく作業が捗るでしょう。
チャットやweb会議
会議を行う頻度が高い場合は、コミュニケーションツールを導入することで会議時間を大幅にカットできます。オンラインでチャットや会議を行えるので、移動せずに会議に参加できることがメリットです。
チャットの便利な特徴は、メッセージのやりとりをする相手を決められることです。特定の相手にメッセージを送ることが可能なので、日常の連絡業務が簡易化されるでしょう。複数人のグループを作る機能もあるので、使い方は多岐に渡ります。
スケジュール管理
コミュニケーションツールの多くは、スケジュール管理機能も備わっています。企業全体で工程を共有できるだけでなく、従業員一人ひとりの進捗度を確認できる製品もあるのです。
急なスケジュールの変更があっても、会議や伝達をせずに一斉に変更内容を周知できるので管理者の負担が軽減します。また作業の進度を確認できれば、現場の進行状況がわかるだけでなく、問題が発生した時の早期発見にもつながるでしょう。
コミュニケーションツールを活用した人の声
実際にコミュニケーションツールを活用した人の口コミをご紹介します。
移動時間が短くなり、作業効率が上がった
コミュニケーションツールのおかげで、これまで連絡・報告のため移動に費やしていた時間や体力を使わなくなったという声がありました。広い工場や階層の異なる現場に勤めている場合は特に楽になったと感じるでしょう。
ジェスチャーで大きな声を出す必要がなくなった
大きな騒音の中で作業員同士がコミュニケーションを取るために、大きな声を出したり、ジェスチャーで伝えたりすることがあります。しかし、それでも伝わらないこともあるでしょう。コミュニケーションツールを活用することで、無駄な体力を使わなくなったことがメリットに挙げられていました。
コミュニケーションを取りやすくなった
工場内のルールや作業の指示などをツールで確認できるようになり、コミュニケーションを取りやすくなったという声もありました。
特に経験が浅い従業員の場合、何度も質問・確認を行う必要があります。その都度相手の手を止めることになるので、聞きづらい従業員や話しかけるのを躊躇してしまう従業員もいるでしょう。必要最低限のコミュニケーションを心がけることで、相手との関係も良好になることが期待できます。
おすすめのコミュニケーションツール3選
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理に備わっている、工場での業務にオススメの機能です。
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- 報告書
- 日程調整
- 掲示板
- チャット
- タイムカード
- タイムライン
- To Do確認
クロジカスケジュール管理は、無料ではじめられるコミュニケーションツールです。運用費用もかからないため、はじめてツールを使う場合に取り入れやすいでしょう。
チャット機能では、チームごとにグループを作れます。チーム内の連絡が円滑になり、作業の手を止めることなく連絡事項を周知できます。工程管理機能も備わっているため、進捗状況にズレが生じることもありません。
はじめて使う場合でも、直感的に操作できるようなデザインになっているので、説明書などを読まずに使い始められます。
Buddycom
Buddycomに備わっている、工場での業務にオススメの機能はこちらです。
- ハンズフリー通話
- ライブキャスト機能
- 会話内容の記録
- テキストチャット
Buddycomは、映像や音声で工場のコミュニケーションを変えるコミュニケーションツールです。機能は多くはないですが、工場での連絡やコミュニケーションに最適化されており、ライブキャスト機能により映像・音声の両方で現場と連絡が取れるようになっています。工場でコミュニケーションに特化したツールをお探しの方におすすめです。
Garoon
Garoonに備わっている、工場での業務にオススメの機能は以下の通りです。
- スケジュール管理
- タスク管理
- 文書管理
- 連絡掲示板
- チーム連絡
- To Do確認
Garoonはセキュリティ面に力を入れており、安全面を一番に考えている企業に向いています。使用料は有料で、プランによって費用が異なるため、導入を検討する際は使用コストを確認するとよいでしょう。
チーム連絡機能では、スレッドやコメントに「いいね」などのリアクションができるので、誰でも簡単にコミュニケーションを取れます。またリアクションの文言は、「確認しました」などへ変更することが可能なので、返信用の文章をいちいち考える必要がありません。
まとめ｜コミュニケーションツールを活用して従業員の笑顔を増やそう
連絡手段を簡易化することは、日々の膨大な業務による負担を大きく軽減できる方法の一つです。コミュニケーションツールを導入することで、管理者と従業員双方の負担が減り、心にゆとりを持って働けるようになります。
従業員間で仕事以外のコミュニケーションも増え、職場の人間関係にもよい影響をもたらすでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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