こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
飲食業の仕事はサービスの提供だけではありません。バックオフィス業務もとても重要な意味を持ちます。飲食業の表の仕事がサービスの提供ならば、裏方の仕事がバックオフィスです。
重要なことはわかっていてもなかなか効率化できていないところがバックオフィス業務の問題となってきました。表の仕事の足を引っ張りかねない状況も出てくるため、業務を効率化するのならどのような方法をとるべきか検討する必要があるのです。
目次
思っている以上に負担の大きい飲食業のバックオフィス
飲食業にとってバックオフィスの仕事は思っている以上に負担がかかります。非常に重要な仕事がたくさん詰まっているのは理解してもサービスの提供と違い直接利益を生みません。これが効率化を妨げる原因であり、なかなかモチベーションも上がらない原因を作ります。どのような仕事があるのか明確につかみ、対応を考えなければいけません。
バックオフィスとは
そもそもバックオフィスとは裏方という意味があります。言葉の通りですが表面には出てこない裏の仕事です。飲食業にとって経理や会計業務、細かな顧客対応、マーケティングなどがバックオフィスにあたります。サービスを提供していく表の仕事との違いがわかるでしょう。飲食業の経営にとっては、バックオフィスの仕事もとても重要なのです。
サービスを提供した利益をどのように残していくか、そのポイントはバックオフィスにかかっています。しっかりと経営を管理し、効率化を進め処理することが、利益につながる重要なポイントとなるでしょう。
起業前もあるバックオフィス
バックオフィス業務と言うと、飲食業として企業した後に発生するイメージがあるはずです。実際には起業前にもさまざまなバックオフィス業務があります。
開店するまでに必要な業務全般が起業前のバックオフィス業務です。つまり、開店前の仕事すべてがバックオフィスと言い換えられます。どれぐらいの規模で始めるかでも違いますが、許可申請を取ったりするのもバックオフィス業務です。地域によって違いがあり、かなり細かく専門的な作業が多くなります。
個人事業主の場合大半は税務署で済みます。しかし法人としてスタートする場合にはさらにバックオフィス業務が増えるのです。これらを効率化しなければ、企業を開始する大きな障害となってしまいます。一般的には自分で処理するのではなく、専門の業者に依頼する方法をとるでしょう。それほど専門的な知識が必要で、確実に遂行しなければいけないからです。
不定期に起こるバックオフィスの仕事
バックオフィスの仕事は定期的に起こるわけではありません。不定期に発生するバックオフィス業務もあり、想定していないとパニックに陥るケースもあります。
経理関係で起こる内容としては、現在のような飲食業に向かい風の状況となれば、融資を受ける場合も出てきます。経営を支えるために金融機関から融資を受けるのは正しい選択だからです。このような申請業務は不定期で発生するバックオフィスの仕事になります。試算表の準備なども必要で、あまりに作業が増えて表側の仕事に影響を与えるケースも少なくありません。
従業員が突然辞めてしまい、募集をかけるケースも不定期に起こる問題です。単純に従業員が辞めた状況だけではなく、さまざまな手続きもしなければいけません。さらに人員の募集を考えるともっと業務が増えていきます。もしも怪我をして退職となれば、さらに多くの仕事が待っているのです。
思ってもみないことが起こるのが経営であり、なんでも予定通りではありません。こうした業務の効率化もしなければ、主たる業務の足を引っ張るのです。
飲食業のバックオフィスを効率化する
飲食用のバックオフィスを効率化するのは、表の仕事であるサービスの提供の収益性を高めることにつながります。バックオフィスではさまざまな業務が発生しますが、これを一つに集約することが効率化を目指すポイントです。仕組みをしっかりと構築していけば、飲食業でも効率化を進められます。
効率化の妨げになる人手不足
バックオフィスの効率化を進める上で大きな妨げとなるのが人出不足です。よくあるパターンですが、人手が足りずにオーナー自ら営業終了後にバックオフィスの業務を繰り返すのはよく見る光景でしょう。
このような状況はどこかで切り離さなければいけません。いつまでも同じことを繰り返していると、オーナーの負担が増大します。いずれ体調を壊し、経営自体がストップするのもよくあるパターンです。
バックオフィス業務効率化によって、人手が不足していても対応しやすくなります。ワンマンオーナーの場合でも、負担が減れば表の業務に集中しやすくなるのです。収益化を高めるためには負担の軽減が重要であり、長く続けていくためのポイントにもつながります。
効率化を目指す方法の一つとして、業務自体をアウトソーシングしてしまうケースもあります。何でも自分でこなすことが解決の道ではないため、いろいろな方法を検討していくべきです。
バックオフィスのクラウドサービス
バックオフィスの効率化としてクラウドサービスの利用もあります。これまではアウトソーシングで依頼して、業務を代行してもらう方法が一般的でした。
しかしこの方法は時間が必要です。専門家にサポートしてもらうとしても、きてもらうか持っていかなければいけないからです。この状況をインターネット上で対応してもらうのが、クラウドサービスになります。
クラウドサービスもいろいろなものがでてきました。経理業務などなら自分でつけていた帳簿の記帳の負担を減らせます。オンライン上で記帳してもらい、自分はほかの仕事をするのです。実際に人を頼むよりも安く上がるのも、現在のクラウドサービスのメリットになりました。
グループウェア導入で変わるバックオフィス
業務を外部に委託したくない場合、バックオフィス業務は自分たちでこなさなければいけません。大事な情報が集まっているため外部に出したくない時もあるのは当然です。問題はそのままでは業務が非常に重荷となり、負担が増大してしまいます。
そこでシステム的な部分でカバーする方法が必要です。グループウェアの導入もその一つで、統一されたプラットフォームを使い、さまざまなバックオフィス業務の負担を軽減します。
ファイルの管理から始まり、対応情報や伝言、スケジュール機能をうまく活用して予定を共有するなど、これまで発生した負担を減らせます。ヒューマンエラーを防止できるのも大きなメリットです。人間が行なっていた作業の中で自動化できる部分が増えるため、単純なミスを減らせるからです。
バックオフィスの効率化はグループウェアでアナログな管理から脱却にあり
バックオフィスの効率化のポイントは、アナログな管理から脱却することです。
これまでは人の力で行なってきた作業をできるだけデジタル化できます。人の手が減ることによりかける作業時間も少なくなり、負担は確実に減少するでしょう。コスト削減もできますし、表の作業であるサービスに対して注力できるので、生産性を向上させられるのです。
アルバイトなどにバックオフィス業務を依頼している場合には全員のモチベーションの向上にもつながります。これまで面倒だったと思っていた仕事が、デジタル化して簡単になれば、ミスも少なくなりやる気を高めやすくなるからです。
非常に多くのメリットが見込めるため、飲食業でもグループウェアは経営の重要なポイントになるでしょう。
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