こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
新型コロナウィルスの影響によって、リモートワークの導入が急速に進みましたが、その一方では、リモートワークによって
「仕事がしにくくなった」
「仕事の効率が悪い」
といった声が聞かれます。
本記事では、リモートワークの作業効率を上げる方法についてご紹介しています。
リモートワークによる効率性の変化
仕事をするために作られたオフィスに比べて、リモートワークを行う自宅などは、必ずしも仕事に適した場所とはいえません。作業効率が上がる場合もあるかも知れませんが、リモートワークによって作業効率は下がる可能性もあります。
リモートワークの課題
リモートワークが仕事の効率を低下させる大きな要因は、コミュニケーションがうまくいかないことにあります。上司と部下の両方がリモートワークに慣れている場合はいいですが、どちらかが慣れていない場合はたちまち意思疎通が円滑にいかなくなり、効率が下がってしまうことになります。
在宅勤務は基本的に個人での作業となるため、職場の上司や部下・同僚とのつながりがどうしても希薄になりがちです。このようなことから、個人で仕事を進める場合、チームで仕事を進めるよりも、組織としての生産性は低下すると言われています。言い換えれば、リモートワークはどうしても生産性を低下することになるのです。
リモートワークの効率化する方法
では、リモートワークによる効率の低下という課題を解決するに当たって、どのようにアプローチしていけばいいのか、考えてみましょう。まず、効率が低下している要因として、組織的要因と個人的要因の二つの面から考えられうるものを、想定してみてください。
例えば、組織的要因としてはリモートワークのためのシステムの使い勝手が悪い、職場内のコミュニケーションが取れていないなどが想定されます。個人的要因としては自宅では仕事に集中しずらい、自宅のネット環境に問題がある、といった要因が挙げられます。
次に、それらの想定される要因のひとつひとつについて検証し、最も改善効果の高いものを抽出するようにしてください。そうすることで、何が最も問題なのか、解決のためにはどうすればよいのかが見えてくるでしょう。
リモートワークを効率化させる方法
本章では、リモートワークの生産性をあげるために、比較的広く実践されているリモートワーク術について紹介しています。
リモートワークのルールを設定し業務の見える化を図る
リモートワークの場合、上司や同僚、あるいはチームのメンバーが近くにいないため、その都度相談したり、業務の状況を共有しながら仕事をすすめる、といったやりかたができません。つまり、仕事の進行管理は基本的に個人に「任せる」ということになります。
そうなると、仕事の精度や進捗速度の面で、個人個人にばらつきが生じます。そのため、リモートワークでは、オフィスと同様に業務を分担するのではなく、より明確にひとりひとりの役割分担や、目標とするスケジュールを決め、共有しておく必要があるのです。
チームのメンバーで共有するためには、業務管理表を作成し全員が見られるようにしておくのがよいでしょう。メンバー同士でお互いの業務分担や進捗状況を知ることができれば、お互いにフォローすることも可能となります。
また、個人個人のルールを明確にすることも重要です。例えば、在宅勤務で小さな子供がいる場合は、どうしても仕事に集中できない場合もありますから、最低ラインとして達成すべき成果を決めておく、というように個人個人の事情に合わせた業務管理を行うことも大切です。
自由な服装で仕事をさせない
在宅勤務だからといって、普段のままの服装で仕事をするのでは、緊張感がなくなって仕事の効率が下がってしまう、ということにもなりかねません。そこで、あえて少しフォーマルな服装で臨むということも効果的です。
男性では、スーツを着るというほどではなくとも、襟付きのシャツを着る、パリッとしたズボンを履くなど、女性では、抑えた色合いのワンピースを着る、少しだけお化粧をするなど、少し改まった装いが効果的です。
仕事時間を明確に決める
オフィスで仕事をしているとき、朝から夕方までずっと机に向かっていることはないと思います。実際は、お昼休みに社食に行ったり、少し足を伸ばして外食したり、社内を歩いたりと、社内で気分転換ができるものです。
一方、リモートワークの場合は、かえって一日中自宅でパソコンに向かっており、気分転換できないという状況になりがちなものです。あえて、30分程度の長めの休みを何度かとって、気分転換する時間を作ってあげることもひとつの方法です。
休み時間は趣味などに没頭しても、すぐに仕事に戻れるのが在宅任務のメリットでもあるため、この方法で思い切りリフレッシュさせて、結果的に仕事の効率アップも期待できます。ただし、休み時間を除く勤務時間が、所定の勤務時間になるように、きちんと時間調整をすることがポイントです。
適度な運動を行う
自宅でのリモートワークの場合、どうしても運動不足になる傾向がありますので、身体が疲れないので安眠できなかったり、ストレスが溜まるということにもなり、仕事にもマイナスの影響を及ぼします。
そこで、リモートワークをする場合は、ストレッチなど適度な運動を推奨してみてください。特に、机でPCに向かっている時間が長いと、身体が硬くなりますので、筋肉をほぐすとともに、適度にエネルギー消費ができるストレッチが効果的です。
運動によって安眠できれば、生活のリズムが安定しますし、スッキリした頭で効率よく仕事をすることができます。
仕事に支障が出ないBGMを流す
適度な音量で音楽を聴くことも、仕事の効率を上げる効果があります。オフィスでの仕事の場合、自分の好きな音楽を楽しみながらというわけにもいきませんが、在宅勤務であればこそお気に入りの音楽を聞くことができ、ストレス解消にもつながります。
リモートワークにおいては、音楽を聴きながら仕事するというやり方を、積極的に取り入れていきましょう。
時間管理を効率化するスケジュール管理ツールの導入
リモートワークにおいては時間管理が重要です。そのためにはスケジュール管理を適切に行う必要があります。スケジュール管理を上手に行うコツのひとつは、それぞれの業務にかかった時間を記録することです。
そのために便利なのが、スケジュール管理ツールというITツールです。スケジュール管理ツールは、自動でそれぞれの作業にかかった時間を記録し、業務効率化が期待できるツールです。本章ではスケジュール管理ツールの便利な機能について紹介していきます。
時間管理
スケジュール管理ツールは、本来、それぞれの作業時間を記録することに機能を絞り込んでいます。所要時間の記録がボタンひとつで完了することができます。
さらにchrome拡張機能を活用することで、作業のために使用しているツールを連携させれば、入力作業無しでタスク名や時間の記録を行うことができます。PC上のブラウザだけでなくスマホアプリでも同様の機能を使うことができますので、時間の記録が効率的に行えます。
「見える化」
スケジュール管理ツールは、時間を記録するだけではなく、記録した時間のデータを分析したりグラフ化するといった「見える化」も容易です。
CSVエクスポート機能を使えば、記録した全てのデータの取得、分析、グラフ化までがスムーズに行えますので、システムの操作が苦手な人でも簡単に時間の管理ができます。
ワークライフバランスを考えたテレワークに
リモートワークの作業効率をアップさせる時間管理の方法について理解は深められたでしょうか。
スケジュール管理を的確に行うことは、仕事の効率を上げるだけではなく、時間に振り回されず仕事に集中することができるという効果があります。その結果、仕事の効率がアップすれば、プライベートを充実させるための時間を生み出すこともできます。
先にご紹介したようなスケジュール管理ツールを活用することにより、時間の記録、集計・分析結果の「見える化」を簡単に行うことができます。お試し期間として無料期間を設けているシステム開発業者もあり、テレワークの更なる効率化を目指している方はぜひ参考にしてみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
