こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事していると、自分だけでは判断できない場面も良くありますよね。あるいは、業務とは直接関係のない悩み事を抱えている方もいるでしょう。
このような場合は、自分だけで解決しようとせずに他人の意見を参考にすることも大切です。とはいえ、相談したい相手が近くにいない場合もあるのではないでしょうか？
離れた場所にいる相手に相談する場合は電話やメールを使う方が多いですよね。しかし、電話やメールを使った相談事には、不便な点が多く存在します。
今回は、離れた相手と相談することも多い企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
離れた相手と情報共有して相談するのに時間がかかる
今回インタビューした企業はプロモーション会社で、イベントなどの企画やプロデュースを手掛けています。
備品の発注や社内環境整備など、業務の中で自分だけでは判断できない場面もあります。あるいは、業務とは直接関係のない悩み事が発生することも。こういった場面では、関係者に相談して意見を取り入れることが大切です。
しかし相談したい相手がテレワークしていたり、離れた部署にいたりすることも少なくありません。直接対面での相談が難しい場合は電話やメールなどを使うことになり、時間がかかってしまうそうです。
電話やメールでの相談は、自分にも相手にも負担が大きい
こちらの企業では、離れた相手に相談する際は電話やメールを使っている、とのことでした。チームメイトなど相手が近くにいる場合は直接相談できますが、離れた相手だとそうはいきません。
電話では相手が相談に乗れる状態かどうか分かりませんし、取り込み中の場合相手に迷惑をかけてしまいます。それに、電話だとデータとして残らないため、内容をしっかり覚えておかなければなりません。
メールの場合についても、いつ気づいてくれるか分かりませんし、最悪の場合見逃されてしまう恐れもあるでしょう。また、多くの場合何往復もメールのやり取りが続くことになるため、入力項目の多いメールの作成や確認は大変ですよね。
グループウェアのビジネスチャット機能で、相談事をオンラインでスムーズに
離れた相手と相談事がしづらい課題を解決するには、グループウェアのビジネスチャット機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、離れた相手ともWeb上で会話できます。相談相手を決めてメッセージ本文を入力するだけでやり取りができるため、メールのように不便さを感じることもありません。また、電話と違って相手の都合が良いタイミングで返信すればよいので、相手に迷惑をかける心配もなくなります。
しかも、メッセージを送信すると相手のデスクトップ上に通知されるため、見逃すことなく確実に相談可能です。パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるので、テレワークにも対応できます。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
