こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
製造業の現場では、「営業」「企画」「製造」など、多くの部署でやり取りをする必要があります。そのため、社内で情報共有ができないことや、コミュニケーションが難しいといった課題が出てくる恐れがあります。
これらの課題を解決してくれるのがグループウェアです。グループウェアを活用すれば社内のやりとりが円滑になり、社内業務全体が上手く回るでしょう。以下ではグループウェアの概要やメリット、選び方などを解説していきます。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、
- コミュニケーション
- 情報共有
- スケジュール
- 業務管理
に活用するソフトウェアのことです。
グループウェアの機能として、
- 連絡先一覧
- スケジュール管理
- タスク管理
- メール
- 掲示板やチャット
があります。
業務を行うときに、異なる部署間でそれぞれソフトを立ち上げて、異なる場所で作業をするのは手間がかかります。
業務にあたっている社員がグループウェアを同時に使用し、上記に搭載されているような機能を使えば、ワンクリックで必要な機能を呼び出すことが可能です。
さらに、掲示板やチャット機能を使えば、スムーズなコミュニケーションが行えるでしょう。業務効率化にくわえて、社員同士の交流が活性化するのもグループウェアの特徴です。
製造業で役立つグループウェアの機能
製造業の現場では、ひとつのプロジェクトに多く部署の人間が関わることが多いです。関わる人間が多くなるほど、コミュニケーションをとるのが難しくなってきます。さらに、効率的に社内で情報共有を行えないことも課題となるでしょう。
そのような製造業の悩み解決に役立つのがグループウェアです。以下では製造業の悩み解決に役立つグループウェアの機能である、
- コミュニケーション機能
- 文書管理機能
- タスク管理機能
について順番に解説していきます。
コミュニケーション機能
グループウェアのチャット機能や情報共有機能を導入すれば、異なる部署にいてもリアルタイムで現在の業務状況を把握できるようになります。この機能は、部署間のやりとりが多い製造業で活かされるでしょう。
業務効率を高めるためにはコミュニケーションの活性化が重要です。チャットはメールよりも気軽に利用できるため、コミュニケーションを頻繁にとる現場では重宝されます。
伝えるべきことを迅速に複数人に伝達できるので、社内の風通しがよくなる効果も期待できます。業務のミスを防止する効果も高いでしょう。グループウェア導入は、業務の質向上に役立ちます。
文書管理機能
製造業には営業、製造などのさまざまな部署が存在し、それぞれが使用する書類が多くあります。そのため、適切に管理された書類のデータに、すべての社員がすぐアクセスできる環境が求められます。
そのような場合には、グループウェアの文書管理機能の利用がおすすめです。文書管理機能を活用すれば、社内のあらゆる書類や資料を管理して共有できるようになります。
その結果、部署の垣根を超えた連携ができるようになるでしょう。たとえば、保守部門が持っているクレーム情報をみて、製造部が製造工程の見直しを行うことができます。
このように、グループウェアの文書管理機能を活用することで、製造業の仕事をスムーズにすることが可能です。
タスク管理機能
製造業では、あらかじめ決められた納期にあわせて業務を進める必要があります。しかし、部署間でうまくコミュニケーションがとりにくいという課題があります。
全体の進捗状況や、社員それぞれが抱えているタスクを把握できない状態になると、気がつかないうちに作業に遅れが生じることもあるでしょう。
そういった場合には、グループウェアのタスク管理機能を活用するのがおすすめです。タスク管理機能では、ToDoリストの管理やスケジュール管理を行うことができます。
これらの機能で進捗状況を確認できるようになれば、管理者はどこで問題が起きているのかを把握しやすくなるでしょう。そして早急な対応をとれるようになります。
遅れが生じている作業に人員を送ることも可能になるので、生産性を高められるでしょう。
製造業に適したグループウェアの選び方
製造業では、
- 製造履歴の管理
- 検査記録
- 図面
などの管理が重要になってきます。グループウェアの中でもセキュリティがしっかりしているものを選ぶようにしましょう。
また、製造業では
- 設計変更の通知書
- 改善提案書
- ヒヤリハットの報告
- 稟議書
などが使用されることが多いです。これらをきちんと管理できるものを選ぶのもポイントです。
社内でグループウェアを使用する機会が多い場合は、スマートフォンやタブレットからログインできるサービスが備わっているかを確認しましょう。グループウェアを頻繁に活用する場合は、手軽さが大事です。
なお、グループウェア導入には初期費用、月額（年間）費用などがかかります。そのためコストに見合っているかどうかも判断基準の一つになります。自社でグループウェアをどのように使用したいのかを確認して、適切なコストに抑えるとよいでしょう。
製造業におすすめのグループウェア
ここでは製造業におすすめのグループウェアである
- Stock
- Garoon
を紹介します。自社に適したグループウェアがあるか、確認してみるとよいでしょう。
Stock
Stock（ストック）とはチーム内に情報を残すことに特化したグループウェアのことです。
- タスク管理
- 情報ストック
- チャット機能
が優れています。操作が簡単なので、初心者でも安心して使用できるでしょう。
Stockのノート機能を使えば、
- テキスト情報
- 画像
- ファイル
などあらゆる情報を誰でも簡単に残すことができます。
他のチャットツールを使っているときに生じる「情報が流れて行き、さかのぼれない」「ファイルを共有で使うと効率が悪い」などの問題を解消してくれるでしょう。
さらに、ノート機能に記載したテーマに紐付けてメッセージのやり取りを行うことも可能です。ノート機能とメッセージ機能が一体化しているので、後から気になった情報を振り返って確認することも簡単で、情報が分散しなくなります。
常に整理された状態で業務を行えるようになるので、業務効率化を実現できるでしょう。
Garoon
Garoon（ガルーン）はサイボウズ社が提供するグループウェアです。幅広い業種や規模の会社で活用されています。日英中の3ヶ国語に対応しているので、海外拠点とコミュニケーションを取る際などグローバルな環境での使用におすすめです。
- コミュニケーション機能
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
が充実しているため、製造業に適したグループウェアといえるでしょう。
さらに、役割ごとに仕事を分類できるロール機能で利用を制限できたり、細かくアクセス権を設定することが可能であったりときめ細やかな運用ができます。細やかな業務の管理や設定が必要な製造業の現場であれば、役立つ機能が多くあるかもしれません。
製造業にグループウェアを導入するメリット
製造業にグループウェアを導入するメリットには、
- コミュニケーションの活性化
- 全社員共通の情報共有の場所づくり
- 情報共有の効率化
- ペーパーレス化の実現
などが挙げられます。これからそれぞれについて解説していくので、確認するとよいでしょう。
コミュニケーションの活性化
製造業では部署間やクライアントとのやりとりが多いです。グループウェアの情報共有機能やチャット機能を導入することで、部署間で伝えなければならない情報やクライアントの注意事項などを効率的に共有することが可能になります。
またチャット機能を利用するとメールのような定型文を使用する必要がないので、スピーディーに伝えたい内容や聞きたいことを確認することができます。
製造業の現場でトラブルが起きた際に、迅速な対応が必要になるケースも多いかもしれません。グループウェアで迅速に情報の共有やコミュニケーションができれば、製造スタッフや管理者などの連携に役立ちます。
全社員共通の情報共有の場を作れる
グループウェアを導入すると、会社員共通の情報共有の場を作れるようになります。全員が同じ情報を共有するとコミュニケーションが活性化して、業務もスムーズに進むようになるでしょう。
グループウェアを導入する前は個別に連絡を取る必要がありました。そのため、情報を知っている人と知らない人の間にギャップが生じることも多くありました。
しかし、グループウェアを活用することで全社員が同じレベルで情報を手にすることが可能になったのです。グループウェアでは、チームメンバーの進捗状況を共有できることや、スケジュール変更があってもすぐに全員に情報が更新されるのも便利な点です。
グループウェアで全社員共通の情報共有の場を作ることで、リアルタイムコミュニケーションが可能になり、社内の連携を強化できるでしょう。
情報共有の効率化
製造業では納期を必ず守らなければならないため、作業スケジュールを綿密に作りあげる必要があります。
そのため、スケジュールや進捗状況などの情報共有が口頭や紙媒体で行われると、リアルタイムでの確認ができないので作業に支障が出るかもしれません。
環境の企業にグループウェアを導入すれば、情報共有の効率化ができるというメリットがあります。
グループウェアを活用することで、進捗状況やクライアントからの仕様変更の連絡など、あらゆる情報がリアルタイムでインターネット上で確認できるようになります。
以前のように古い情報を探す際に生じるタイムロスや、情報の確認の手間を省くことが可能になりました。
ペーパーレス化の実現
製造業では紙媒体で情報を管理している企業も存在します。しかし紙媒体の情報管理はスペースが必要で、情報を探す際に時間がかかるというデメリットがあります。
さらに、情報が格納されている場所以外では資料を閲覧できない場合は、クライアントの商談時など外出先で資料が必要になったときにすぐ確認できないという恐れがあるでしょう。
グループウェアを導入すれば、インターネット環境がある場所ならどこからでも必要な情報へアクセスできるようになります。検索機能を使えば必要な情報を即座に見つけ出すことも可能です。
結果としてペーパレス化が実現するので、業務をより効率的に進められるようになるでしょう。
製造業にグループウェアを導入する際の注意点
グループウェアは各ソフトウェアの制限機能により、部署間でのコミュニケーションに利用しにくくなるという恐れがあります。製造業にグループウェアを導入する際は、各グループウェアによってアクセス制限機能に違いがあるので注意が必要です。
役職や部署にあわせて権限を一括付与できるものもあれば、社員一人ひとりにアクセス権限を付与できるものもあります。
グループウェアを導入する際はどのようなアクセス制限機能があるのか、事前に確認することをおすすめします。
まとめ｜製造業にグループウェア導入で業務を円滑に！
グループウェアは業務効率化を図るための重要なツールです。自社に合ったグループウェアを選んで、製造業の部署間でのやりとりの難しさを解消しましょう。
社内での良好な人間関係を築くことができれば、結果として業務を円滑に行える環境を手に入れられるはずです。
製造業では現場とオフィスワークで業務が分かれていることが少なくありません。グループウェアを導入することで、コミュニケーションの活性化、情報共有の円滑化の効果が期待できるでしょう。
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