こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「病院の院内報を作成したいけど、なにからはじめていいのかわからない」「院内報を発行しているけど、多くの人に読んでもらえない」
そのような悩みを感じている人も多いのではないでしょうか。
この記事では、院内報の特徴や役割、メリットについてご紹介します。院内報を作成する流れやポイント、評価方法についてもご紹介するのでぜひ参考にしてみてください。院内報を有効活用して、読者との情報共有をすすめていきましょう。
目次
病院の院内報とは
病院の院内報は、院内コミュニケーションを推進して従業員同士の連携に役立つツールです。病院としての理念や考えを共有でき、新入社員の教育などにも役立ちます。
紙媒体のものをイメージする人も多いかもしれませんが、最近ではWeb院内報や、アプリから閲覧できる院内報も人気を集めています。Webの院内報では、紙媒体では不可能な動画の掲載ができる点などがメリットです。
院内報の役割
院内報の役割は、
- 情報共有ができる
- 病院の理念や方針の浸透
- 患者への情報提供が可能
- 従業員のモチベーション向上
といった点があります。院内報を作成するときは、だれに向けて制作するかによっても役割が変わってくるため、それぞれ確認しておきましょう。
情報共有ができる
病院の規模が大きくなったり拠点が増えたりすると、従業員同士の情報共有が部署内や関係部署だけになってしまいがちです。病院の医療を進めていくうえでの情報や、従業員のプライベートな一面がわかる院内報は情報共有としての役割があります。
プライベートな情報と業務に関わる資格取得などの情報を掲載すれば、従業員間で親近感が湧くこともあるでしょう。定期的な発行を継続して、病院内の情報共有を強化することがオススメです。
病院の理念や方針の浸透
病院の理念や方針を掲載することで、医療に対する考えやこれからの未来像を従業員に浸透させることが可能です。病院と従業員の思いや考えが一緒になっていないと、業務を進めるうえでもうまくいきません。
院内報を通じて病院と従業員が目指す場所を明確にして、効率的な業務を行えるようにしましょう。業務中は忙しく、病院の理念や方針を確認する時間も取れないことが多いため、院内報を通じて定期的に確認して浸透させることがオススメです。
患者への情報提供が可能
作成した院内報を、病院のホワイトボードなどに掲示しておくことで患者への情報共有が可能になります。院長や医師は患者と会話できる時間も少ないため、院内報を通じて思いや人柄を伝えることが可能です。
医療や診察に関することだけでなく、さまざまな情報を掲載することで、病院のイメージアップにつながる可能性もあります。患者には伝わることが少ない、病院外の活動や社会貢献活動を載せることもオススメです。
従業員のモチベーション向上
院内報に優良社員や表彰された従業員を掲載することで、従業員のモチベーション向上にもつながります。どのようなことをして表彰されたのか、どのような部分が評価されたのかをあわせて掲載することで、ほかの従業員も役立つ情報になります。
院内報のメリットとデメリット
院内報にもメリットとデメリットがあるため、作成する前にそれぞれ確認しておきましょう。
院内報のメリット
院内報のメリットは、
- 従業員や患者と情報共有が可能
- 働くうえでのモチベーションアップ
- 意識改革ができる
- コミュニケーションの活性化
といった点です。
院内報は従業員や患者に役立つ情報を掲載することで、多くの人に読んでもらえます。医師や看護師の紹介コーナーやサークル活動の参加者募集をするコーナーがあれば、院内報を通じてコミュニケーションが増えるきっかけとなります。
経営陣の考えなどを、普段の業務をしながら従業員に伝えられる機会はそれほど多くありません。院内報に掲載して業務の間に確認してもらい、従業員にも経営陣の考えや方針を浸透させましょう。
院内報のデメリット
院内報にも、作成や発行するうえでのデメリットがあります。紙媒体とWeb媒体のものにわけて解説するので、それぞれ確認しておきましょう。
紙媒体の院内報のデメリットは、
- どれだけ読まれたか確認できない
- 発行してから読まれるまで時間が必要
- 印刷や配送コストがかかる
といった点があげられます。
紙媒体の院内報を発行しても、だれが読んだのか、どれぐらい読まれたのかを確認できません。読者の反応をみながら書く内容や載せる情報を変えることの難しい点が、デメリットになります。
院内報を発行しても紙媒体の場合は、従業員や患者に読んでもらうまでに時間がかかることもあります。ホワイトボードなどに貼って周知する場合は、気づいてもらえないとなかなか読んでもらえません。遠くからみても発行した日などがわかるように、工夫をすることもオススメです。
紙媒体の院内報は、コストがかかる点もデメリットになります。印刷する費用や作成する従業員の人件費、複数拠点の病院やリモートワークを導入している病院は配送費もかかります。
Web媒体の院内報のデメリットは、
- 院内報を読むための機器が必要
- 紙媒体よりも閲覧率が少ない
- 頻繁に発行したりコンテンツやデザインにこだわったりすると手間がかかる
といった点があげられます。
Web院内報をみるためには、スマホやパソコンなどの機器が必要です。パソコンからしか閲覧できないものは、かなり閲覧できる人数が減ってしまいます。ご年配の人が多い病院などでは、Web院内報をプリントアウトして掲示するなどの対策も必要です。
紙媒体の院内報は空き時間に閲覧できますが、Web院内報は読者からアクセスする必要があるため閲覧率は低くなりやすいです。せっかく発行するなら多くの人に読まれてこそ、院内報のメリットが活きるため注意しましょう。
発行頻度が多かったりコンテンツやデザインに力を入れる場合、従業員の業務時間を多く使ってしまいます。病院の勤務は多忙なことも多いため、バランスをとることが必要です。
院内報制作の流れ
院内報制作の流れを解説します。発行する前にそれぞれ確認しておきましょう。
企画や構成案を考える
院内報を作るときは、目的を設定してから企画や構成案を考えます。どのような情報を載せてだれに届けるかなどを、できるだけ具体的に決めていきましょう。
発行ペースのスケジューリングや、時期と企画の相性を確認することも大切です。できるだけ多くの人に読まれるような、企画や構成案を考えていきましょう。
デザインの選定
企画や構成案が決まったら、デザインや発行方法を決めていきます。紙媒体とWeb媒体でコストや手間が変わってくるため、目的や病院の雰囲気にあわせて選択することがオススメです。
デザインの選定も必要です。文章だけにするのか、写真やアンケートを入れるのかなどを決めていきます。Web媒体の院内報は映像も入れられるため、読者が必要としている情報にあわせて決めていきましょう。
内容の確認、修正
デザインが決定したら、院内報の執筆をはじめていきます。読者が興味のあるコンテンツを意識しながら執筆することで、多くの人に読んでもらえるでしょう。
文字の書体や色の使い分け、写真や画像の挿入など細部までこだわることで読みやすい院内報にできます。作成が終わったら、原稿の確認や修正を行って完成です。
完成したら、誤字脱字や配置がズレていないかなどを確認していきましょう。複数人で確認を行うと、より効果的になります。紙媒体の院内報は、印刷して確認することがオススメです。
発行して読者に届ける
院内報が完成したら、発行して読者に届けます。病院内でも発行したことを宣伝して、多くの人に読まれるようにしましょう。
院内報の作成、編集のポイント
院内報を作成、編集するときのポイントについても解説します。それぞれ確認しておきましょう。
目的やターゲットを明確にする
院内報を作るときは、目的を明確にすることが大切です。だれに、なにを、どのように届けるかをしっかりと意識してから作成していきます。
目的が決まっていないと、だれにも読まれない院内報になってしまう可能性もあります。想定したターゲットに向けた記事やコンテンツを掲載することで、読者の人から興味を持ってもらうことが可能です。
読者に伝わりやすい文章を書く
院内報に掲載する文章は、読者に伝わりやすい言葉を使いましょう。専門的な言葉や難しい言葉などを使うと、読者が読むのをやめてしまう可能性もあります。文章だけでなく、文字の大きさやフォントも意識することが大切です。
写真や画像を使う
院内報には、写真や画像を挿入することも効果的です。文章ばかりでは読むのが大変なイメージを与えてしまい、手に取ってもらえない可能性もあります。写真や画像は正確に相手に情報を届けられるため、効果的に使っていきましょう。
院内報の評価方法
院内報の効果は、なかなか実感できないことも多いです。客観的に数値で判断して読者に読まれているかを確認して評価していきましょう。評価をもとに改善を繰り返していくことで、より読まれやすい院内報を作成できます。
ここでは、評価のために使用できるさまざまな数値をご紹介します。
発行部数
紙媒体の院内報は、発行部数を確認することで読者数の増減が推定可能です。発行部数を増やして欲しいと依頼があれば、読者が増えていることを予想できます。
ウェブサイトのアクセス数
Web院内報の場合は、PV数（ページビュー数）を確認することで読者のアクセスした回数がわかります。回数を比較して、よく読まれているコンテンツなどを確認しておきましょう。
読者アンケート
院内報に読者アンケートを掲載して、回答してもらうことも効果的です。院内報で読んだコンテンツのアンケートや、コンテンツの満足度を確認できます。アンケートは読者が負担に感じないように、項目数は少なくしておきましょう。
まとめ｜病院の院内報を発行して情報共有をしよう
この記事では、院内報の特徴や役割、メリットについてご紹介しました。院内報を作成する流れやポイント、評価方法についてもご紹介したので、ぜひ参考にしてみてください。
病院の院内報を有効活用することで、情報共有がスムーズにできてコミュニケーションもとりやすくなります。院内報を作成する媒体も、紙媒体とWeb媒体でメリットやデメリットがあるため病院にあったものを選びましょう。
発行したあとは院内報が読まれているかの評価を行って改善をしていくと、より読まれやすい院内報を作成できます。
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