こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
[不動産業界では、基本的にホワイトボードを使ったスケジュール管理が行われてきました。顧客の対応を頻繁に行わなければいけない動産業界だからこそ、スケジュール管理は重要な意味があります。常に情報をホワイトボードに書き込み、社員で共有してきました。
しかし、全体的に見るとホワイトボードを使ったスケジュール管理はビジネスとして限界があります。そこから脱却しなければ、不動産業界の中でも遅れを取る要因となりかねません。
目次
ホワイトボードでのスケジュール管理
ホワイトボードの限界
ホワイトボードを使ったスケジュール管理方法は、とにかく手早くできるところにメリットがありました。ノートなどに書いているのと違い、ホワイトボードなら全員が見やすく素早く記入できます。実際には記入するより自分の名前のプレートを外出の欄に置くなど、簡単にできるように工夫されてきました。しかし、これも限界があります。
自分で記入するなど操作は簡単でも、本人がいなければ誰かが記入や操作しなければいけません。もしもスケジュールが変更になると、誰かが変更しなければ間違った情報が伝わってしまいます。古い情報を消さなければ勘違いの元になることも少なくありません。
誰かが同時に記入しようとしても狭い空間の中で同時にはいえませんし、ホワイトボードマーカーにも限りがあります。同時に利用するためにはホワイトボードは向いていないのです。
ホワイトボードを見なければ情報がわからない
本来手早く情報共有ができるためにホワイトボードを使ってきました。最も重要なことは、スケジュール管理がされているホワイトボードが見れないとその情報が伝わりません。情報共有ができていそうで、できてていない状況だったのです。
もちろん、何も情報を提示していないよりは、ホワイトボードの方が有効です。それは間違いありません。ただ現在のように情報のスピードが早くなってきた状況では、ホワイトボードだけでは対応しきれなくなっているのです。
出先ではホワイトボードが見れないため、情報共有もできません。これまではそのような状況もあまり気にしなかったため、不便と感じなかったことも事実です。現在のように情報が素早く伝わると、ホワイトボードの情報が陳腐化してきたのです。
情報の信用性の失墜
ホワイトボードは勘違いを誘発します。単純にいえば手書きだからです。どんなに情報を書き込んでも、その字が読めない可能性もあるでしょう。間違った字を書いてしまうケースもあります。自分が読めると思っても他の人は間違った読み方をする可能性もゼロではありません。情報の信用性の問題にも繋がり、ホワイトボードの入力したいが用をなさなくなります。
正しく情報を書いていてもそれが全て伝わるわけではありません。読み取る側の問題も出てくるからです。正しく伝われば情報は伝達しますが、間違って読み取られると意図が変わります。そのことを確認できれば正確性が高まりますが、お互いが疑問を持たなければ情報を正す機会もなくなるのです。
これでは情報の用性は高まりません。管理上のミスも発生しやすくなりホワイトボード自体の信用性が下がり、情報ツールとして誰も利用しなくなるのです。
テレワークによるホワイトボードの対応の限界
不動産業界として現代の状況に対応できないのもホワイトボードの問題です。スケジュール管理はどんどんと進化している状況の中、古いやり方が通用しなくなってきています。
新型コロナウイルスの影響で、リモートワークは一気に加速しました。不動産業界も例外ではありません。リモートワークは自宅でインターネット回線を使い仕事をしてます。不動産業界でも会社に出社せずリモートワークを使い、直行直帰という形も取ってきました。ところがホワイトボードではこの状況に対応しきれません。
基本的にホワイトボードは会社に置いてあるはずです。リモートワークは自宅から動き出すため、常に会社にはいません。つまりホワイトボードはあるけれど、誰も記入する人がいないのです。記入する人がいないだけではなく見る人もいない以上、ホワイトボードの存在価値自体がなくなってしまいました。これは不動産業界だけではなく他の業界でも同じような現象が起きています。
不動産業界でもスケジュール管理ツール
不動産業界といえば閉鎖的なことで知られてきました。新しいツールなどの導入にも消極的で、現代的な手法を取りにくいとまで言われてきたからです。ですが、テレワークが推奨され進んできた現在では、スケジュール管理ツールを導入するのは一般的な方法となりました。ホワイトボードからの脱却も必要となったからです。
情報共有のスピードアップと正確性の向上
スケジュール管理ツールを使いホワイトボードから脱却すると、情報はさらに正確なものとなります。スケジュール管理ツールであれば、間違った文字を入力するミスが発生する可能性はありますが、読めないといったことが起きません。書かれている言葉も整理できるため、全体の情報共有を加速できます。
リアルタイムの情報共有が進むため、テレワークでも問題なく情報共有が進められるでしょう。現代的な使い方として働き方をサポートしてくれるのです。実際にインターフェースは進化してきており、誰でも簡単に操作できるようになりました。複雑な情報でも入力がしやすくなり、急なスケジュール変更でもリアルタイムの入力で全体に情報共有が進むのです。
オンラインでの管理の時代
テレワークが進むなか、リアルタイムの情報をどこにいても取れるようにスケジュール管理に変わってきました。オンラインでデータ管理ができるので、不動産業界のように顧客対応が増えても情報の共有が進められます。
これまでホワイトボードで行われてきた情報は、集積するところにメリットがありました。一つの場所に情報が集められることから、そこで正確な内容が把握できる安心感がホワイトボードの強みです。
現在のスケジュール管理ツールも情報を集積します。クラウド化された情報を集中的に管理するため、精度を高められるのです。ホワイトボード以上にすぐに対応できる環境整備は、リモートワークでも大いに活用できる情報源となりました。
顧客対応の精度向上
リモートワークとなると不動産業界でも会社に集まることは少なくなっていきます。顧客から連絡が入ったとしても、その場で受け渡しができません。各担当者に連絡をして個別対応していく形になります。
この場合に重要なのは、スケジュール管理が徹底され誰がどこにいるのか全体で把握できることです。連絡を受け取った人は、担当者の現場がすぐにわかります。そこから顧客対応を進めていけば、ビジネスチャンスを失わずに済むのです。
スケジュール管理ツールで効率化を
スケジュール管理ツールは不動産業界でも必須のものとなりつつあります。ホワイトボードは過去のものとなりつつありますが、その機能はスケジュール管理ツールが受け継いでいるからです。
ホワイトボードで管理してきたことを否定するのではなく、さらに進化させた形がスケジュール管理ツールだとわかると、不動産業界でも導入しやすくなるでしょう。大事なことは仕事の効率化なのであってツールの導入ではありません。かつてのホワイトボードのように仕事を円滑に進めるために使えるツールだからこそ、不動産業界でも導入が進んでいるのです。
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