こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
不動産取引のスペシャリストとして知られる「宅地建物取引士（宅建士）」は、安定して需要の高い仕事です。宅地建物取引士の多くは不動産会社に勤めており、顧客の物件探しをサポートしているでしょう。不動産は大変高価な買い物なので、要望を正確にヒアリングすることや、顧客へのしっかりとした説明が欠かせません。
そのためリモートでのやり取りが難しく、多くの場合は顧客と対面でのコミュニケーションを取ることになります。複数の顧客に対応する上で、正確かつ迅速な日程調整が必要不可欠です。しかし、宅地建物取引士の日程調整にはさまざまな課題があり、それを実現するのは容易ではありません。
そこでこの記事では、不動産業界で働く宅地建物取引士が日程調整で抱える課題や、その解決策をご紹介します。日程調整を効率化したい宅地建物取引士の方は、ぜひご一読ください。
目次
不動産業界の宅地建物取引士が日程調整で抱える3つの課題
まずは、不動産業界で働く宅地建物取引士の日程調整でありがちな、3つの課題について解説します。
顧客とオーナーの板挟みで、余計なやり取りが増える
宅地建物取引士の仕事で特に日程調整が大変なのが、内見の案内です。内見の案内では、事前に物件のオーナーへ連絡して鍵を取りに行かなければならないことも少なくありません。顧客とオーナーの予定が嚙み合わないと、顧客に日程の再調整を依頼することとなります。
このように、顧客だけでなくオーナーの都合も考慮しなければならず、余計なやり取りが増えやすいのが課題です。しかも、日程調整のやり取りで良く使われる電話やメールは、あまり効率的ではありません。電話はメモを取りながらのやり取りで時間がかかり、メールも作成や確認に多くの時間がかかります。
移動時間も考慮した正確な日程調整が難しい
宅地建物取引士の仕事では、内見で顧客を案内するために現地へ移動しなければならないことも多いですよね。1人の顧客に対して複数の物件を案内することもあり、移動時間がかかりやすいでしょう。当然ながら移動時間も考慮して日程調整する必要があるため、移動が多く発生すると日程調整は複雑となります。
特に予定が詰まっている場合、移動時間を正確に考慮できないと次の顧客に迷惑をかけることとなってしまいます。1日に複数顧客の対応が必要な宅地建物取引士だと、正確に日程調整を行うことは難しいでしょう。
スタッフ間のスケジュール共有が難しい
需要の高い宅地建物取引士の仕事では、複数スタッフで分担しながら顧客対応を行うケースが多いですよね。特に内見案内では他のスタッフの日程と重複してはならないため、スタッフ間でのスケジュール共有が欠かせません。
しかし、複数の顧客と日程調整が多く発生するとスケジュールが変わりやすく、リアルタイムなスケジュール共有は難しいでしょう。他スタッフの最新スケジュールが把握できないと、内見案内などの予定が重複して日程の再調整が必要となることも。特に引っ越しシーズンなどは多くの顧客からの依頼に対応しなければならず、スケジュール共有は難しくなります。
宅地建物取引士の日程調整には「グループウェア」がおすすめ
不動産業界で働く宅地建物取引士の日程調整には、このように様々な課題が存在するのです。これらの課題を解決し、日程調整を効率化したい方には「グループウェア」をおすすめします。グループウェアは、職場の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。
グループウェアには多くの機能が存在しますが、中でも「日程調整機能」「カレンダー機能」が日程調整に役立ちます。これらの機能を宅地建物取引士の日程調整に活用することで得られる、3つのメリットをご紹介します。
最小限のやり取りで日程調整が完了
日程調整機能だと、参加者や候補日程を設定して日程調整依頼メールを送信し、相手が日程を選択するだけでOKです。電話やメールのやり取りが何往復も発生しないため、効率的に日程調整できるメリットがあります。日程の選択は、システムにより発行したURLにアクセスしてもらう形となり、相手が顧客でもスタッフでも問題ありません。
日程調整依頼メールはグループウェア上から必要な情報設定するだけで簡単に作成でき、直接文面を手入力するよりも効率的です。電話と違い文字データとして残るため確実に日程調整のやり取りが行え、余計なやり取りが増えることもありません。
候補日程の自動選定で、予定の重複を防止
相手に日程調整を依頼する際の候補日程は、日程調整機能を使えば自動選定してくれます。所要時間や移動時間、時間帯といった情報からシステムが最適な日程を選定するので、自分で検討する必要がありません。日程調整の負担が大幅に削減でき、他の業務に専念しやすくなるでしょう。
すでに埋まっている時間帯は候補日程から除外されるため、予定の重複を防止できます。また顧客が選択した日程は、それ以降の日程調整では候補日程から除外されます。そのため、複数の顧客と日程調整する場合でも予定が重複せず、正確な日程調整が可能です。
リアルタイムなスケジュール共有が可能
日程調整機能は、オンラインでスケジュールの管理・共有ができる「カレンダー機能」と連携させることが可能です。日程調整機能で確定した新しい予定は即座にカレンダー機能にも反映されるため、手作業でスケジュール更新する必要がありません。
各スタッフのスケジュールは、パソコンやスマートフォンから手軽に確認できます。日程調整が多くても常にお互いの最新スケジュールを把握できるので、チームワーク促進につながるでしょう。スマートフォンでもスケジュール更新できるため、急な予定変更にも対応可能です。
グループウェアで、宅地建物取引士の日程調整を効率化しましょう！
今回は、不動産業界で働く宅地建物取引士が日程調整で抱える課題や、その解決策をご紹介しました。
多くの顧客に対応していくためには、正確かつ迅速な日程調整が必要不可欠です。日程調整を効率化することで他の業務に専念でき、顧客満足度の向上にもつながります。日程調整に課題を感じる宅地建物取引士の方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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