プロジェクト達成までのタスク共有方法

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

プロジェクトを成功に導くためには、タスクの進捗状況を共有し、適切なプロジェクト管理を行うことが大切です。

大きな企業だと、全国各地に拠点が分散していることも多くあります。このような場合、各拠点がどうやって連携してプロジェクト管理していくかが鍵となるのです。

プロジェクト管理の方法は企業によって様々です。しかし大規模な企業でも、こうした各拠点間での情報共有に苦労しているところは多いようです。

今回は、全国各地に拠点を持ち、連携したプロジェクト管理が必要な企業にインタビューしました。その結果判明した、課題点と解決策をご紹介します。

大規模プロジェクトはメンバーが多く、進捗管理や作業量の調整が大変

今回インタビューした企業は育児用品・服飾メーカーで、育児用品や服飾品の製造、販売を行っています。

本社では主に、企画やデザイン、撮影などをしています。また、本社オフィスとは別に、全国各地に販売店舗や製造工場があります。

季節や時期によって、イベントや商品カタログの作成といったプロジェクトが発生します。これらプロジェクトは規模が大きく、各店舗・工場の責任者と本社との連携が必要です。

プロジェクト管理は、本社のプロジェクト責任者が各店舗・工場からの報告を取りまとめて行っています。ただし、その管理方法は責任者によってバラバラだそうです。

また、特に商品カタログの作成は協力会社も含め多くのメンバーがプロジェクトに関わってきます。そのため、各メンバーの進捗管理がとても大変だそうです。

しかも、メンバーによってはデザイン業務から撮影業務など、業務内容が途中で変わることもあります。そのため、上手く作業量を調整しないと社員の負担が重くなってしまうそうです。

こちらの企業では、プロジェクト責任者がメールで各店舗・工場からの報告を取りまとめてプロジェクト管理している、とのことでした。ただし、管理方法はパソコンのメモ帳やExcel、手書きなど責任者によって様々です。

責任者は各店舗・工場からの報告をもとに各タスクの進捗状況を判断します。遅れなどの問題が発生している場合は、人員を追加するなどの適切な指示をメールや電話で出します。

報告ルートがメールであるため、多くの店舗や工場からの報告を取りまとめるのがとても大変です。それに、メールだと別の業務連絡などで埋もれてしまい、報告を見逃す恐れもあります。

また、パソコンのメモ帳やExcel、手書きでの進捗管理はメンバーが大人数だと記載ミスが発生しやすくなります。それに、プロジェクト関係者間で情報共有ができないため、確認のためにメールや電話といった手間が発生するのです。

グループウェアのプロジェクト管理機能を使うことが、こうしたプロジェクト管理にはピッタリです。

プロジェクト内の全タスク状況をクラウド上で管理・共有できます。離れた拠点のタスク状況もパソコンやスマートフォンからチェック可能です。そのため、進捗報告メールも、Excelやメモ帳での取りまとめも不要になります。

また、ガントチャート形式で表示されるため、進捗状況が一目で把握できます。そのため、大人数のプロジェクトでもチェックしやすくなります。

さらに、コメント機能もあります。コメントを付けることで、責任者からの指示出しや、プロジェクト関係者間での情報共有がスムーズにできるのです。

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