こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「リソース管理」は、プロジェクトを成功させる上で欠かせない要素です。リソース管理が適切に行われないと、利益拡大はおろかプロジェクトの完遂さえ難しくなることもあります。しかし、リソース管理という言葉を聞いたことはあっても、その正しい意味を知らない方も多いでしょう。
そこで本記事では、プロジェクトにおけるリソース管理の基礎知識からメリット、成功のポイントまでお伝えします。リソース管理という言葉に関して理解を深めたい方はもちろん、リソース管理を効率化したい方もぜひご覧ください。
目次
プロジェクトにおけるリソース管理とは？
リソース管理とは、プロジェクトの構成要素である「リソース」を管理することです。リソースは「資源」を意味する英語であり、プロジェクトにとっては利益を生み出すもとになります。
プロジェクトが管理するリソースは、主に次の5つです。リソース管理では、これら全てを適切に把握・活用することが求められます。
- ヒト
- モノ
- カネ
- 時間
- 情報
1つずつ、順番に解説します。
ヒト
経営資源の中でもヒトは、プロジェクトの成否を特に左右する大切な要素です。どんなプロジェクトも、メンバーなしでは完遂できません。メンバーごとのスキルや強み・弱み、メンバー間の関係性などを把握し、適切に業務を割り振ることが求められます。またプロジェクトの進行中も、メンバーの業務量や問題有無を把握することが大切です。
モノ
モノも、経営資源の1つとして欠かせない要素です。各メンバーが用いるパソコン、チームで共用する機材など、プロジェクトに必要な物資は全てモノに該当します。タスクをこなすために必要なモノが不足していては、プロジェクトの進行に大きな支障が生じます。任意のメンバーが任意のタイミングで必要なモノを利用できるように、適切な管理が求められます。
カネ
プロジェクトが利益を上げるためには、経営資源の1つであるカネの管理も必要不可欠です。物資の調達にもメンバーの作業工数にも、必ずコストが発生します。プロジェクト計画時には、予算を適切に割り当てることが求められます。また、プロジェクト進行中に発生した追加コストもしっかり管理しなければなりません。
情報
形のない情報も、プロジェクトにとっては大切な経営資源の1つです。顧客や取引先の情報はもちろん、プロジェクト独自のノウハウなども情報に含まれます。プロジェクトの情報が思いがけない相手に漏えいすれば、そのダメージは計り知れません。そのためプロジェクトの情報管理では、情報共有範囲や管理方法が重要となります。
時間
プロジェクトには納期が付き物である以上、時間の管理も欠かせません。タスクの割り振りや作業指示などを適切に行い、各メンバーの時間を有効活用することが求められます。「時は金なり」という言葉は、プロジェクトのリソース管理にも当てはまります。メンバーの作業時間に対して人件費が発生すると考えれば、時間もカネの一種といえるでしょう。
プロジェクトのリソース管理を行うメリット
プロジェクトのリソース管理を行うメリットは、主に次の2つです。
リソースを最適化できる
リソース管理することは、プロジェクトにおけるリソースの最適化につながります。
リソース管理すれば、現状のプロジェクトが抱えているリソースを正しく把握できます。そのため、リソースの無駄遣いや余剰リソースの持て余しが発生したとしても、すぐに検出・是正できるのです。たとえば、使わない機材のレンタルに余計なコストを費やすようなことを防げるでしょう。
リスクに備えられる
リソース管理することで、リスクに備えた対応も可能となります。
リソース管理すれば、プロジェクト全体の現状を可視化できます。現状をリアルタイムに把握できることで、ハイリスクなリソースや注意すべきリソースも明確となるのです。たとえば、進捗遅れが発生しそうなタスクにメンバーを補充するなど、リスクに備えた対応が可能となるでしょう。
プロジェクトのリソース管理を成功させるポイント
リソース管理では、プロジェクトのさまざまなリソースを管理しなければなりません。プロジェクトのリソース管理を成功させるなら、2つのポイントを押さえておきましょう。
メンバーのことを理解する
プロジェクトのリソース管理ではヒト、つまりメンバーの管理が特に重要となります。個々のメンバーの働きがモノやカネ、時間といったリソースにも影響してくるためです。メンバーの管理を正しく行うためには、個々のメンバーをしっかり理解する必要があります。各メンバーのスキルや強み・弱みを理解することで、最適な業務割り振りが可能となるでしょう。
情報共有しやすい体制を構築する
リソース管理自体は、プロジェクトの管理者が主導することが一般的です。しかし、プロジェクトのリソースには、メンバーにとっても有用な情報が多くあります。たとえば、他メンバーの作業状況を把握できれば、メンバー同士で迅速なフォローが可能です。リソースの中でも情報は、メンバーに共有しやすい体制を構築しましょう。
プロジェクトのリソース管理にはグループウェア「クロジカスケジュール管理」がおすすめ
今回は、プロジェクトにおけるリソース管理の基礎知識からメリット、成功のポイントまでお伝えしました。
プロジェクトのリソース管理を適切に行うことで、リソースを最適化できる、リスクに備えられるなどのメリットが得られます。しかし、管理すべきリソースはヒト、モノ、カネ、情報、時間と多岐にわたります。アナログな手段では、全てのリソースを効率的に管理することはできません。
プロジェクトのリソース管理には、「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。クロジカスケジュール管理はグループウェアの1つで、情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を数多く備えています。たとえば、ヒトや時間を管理できる「プロジェクト管理」や情報を管理できる「社内Wiki」が、リソース管理に役立つでしょう。
また、スケジュール管理に便利な「カレンダー機能」のように、普段の事務作業を効率化できる機能もあります。クロジカスケジュール管理なら初期費用がかからず、リーズナブルな月額料金だけで利用開始できます。リソース管理や日々の業務を効率化したい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
