こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
目標を達成するためには、現状把握と進捗管理が欠かせません。わかっていてもうまくいかないこともあるでしょう。現在ではさまざまなツールを使って現状把握や進捗管理を行う時代です。仕事としても内容を理解し行動することが求められます。
目次
仕事で行われる進捗管理と現状把握
進捗管理とは
仕事として進捗管理が重要と説いても、それが明確に答えにつながるとは限りません。進捗管理とは、現在どのような業務がどの程度進んでいるか管理する方法です。定期的に計画に突き合わせ状況把握が求められます。仕事として結果に向けて進行しているか、進捗管理でわかります。これが現状把握です。定期的な進捗管理によって、進行状況による現在の立ち位置がわかるからです。現在どこにいるのか、これから何をしなければいけないかもわかります。
仕事で進捗管理が重要な理由
ただの情報だけではなく、進捗管理の理由が重要です。理由が見えてくると、現状把握ができ、どの程度を完了しているか明確にできます。数値化しても表せるでしょう。これは管理職だけの問題ではありません。社員の立場で考えてみると、現在どの程度仕事が進んでいるかによって、これから先の取り組み方に違いが出てきます。もしかしたら、間に合わなくって残業になることを理解するかもしれません。もっとスピードを上げる方法を考えるきっかけにもなる可能性が出てきます。このような達成意識の向上にもつながるため、モチベーション管理にも役立てられてきました。
目標がいい加減だと、モチベーションも高まりません。やる気が出てこない状況が生まれるのも、それぞれの立ち位置がはっきりしないからです。目標が明確になると行動も明確になります。生産性を高めるための重要ポイントで、仕事の組織としても大きな影響を与えます。
進捗管理がうまくいくことで、完了しているものもはっきりするでしょう。この情報を共有できれば、無駄な行動を防げます。仮に問題が発生している可能性があれば、情報共有をしやすくなるのが進捗管理のメリットです。仕事として考えた場合、絶対に欠かせません。人件費が機会損失といった問題まで影響してくるからです。
進捗管理で問題の発見
仕事の中では常に問題が生まれてきます。その問題にどのように対処するかが重要なのであって、問題を全て無くすことが重要ではありません。進捗管理では、現状把握しやすくなることで、問題の発生が分かりやすくなり早期に対処できるでしょう。
進捗管理からなぜわかるかといえば、どこかに明らかな遅れなどが出てくるからです。その遅れの原因を突き詰めていくと問題にぶつかります。この問題は組織としてボトルネックになっている部分もあるかもしれません。その運がわかれば次に解決方法を模索することができます。つまりPDCAサイクルを活用するポイントにもつながるのです。
現状把握を進めることで課題は問題も適切に発見できます。プロジェクトの失敗という大きな問題も早期に回避できるでしょう。
何を優先するべきか、全体ではなく現状から把握もできます。現在の進捗管理が進めば、置かれている部分を優先させ、全体の速度アップが図れます。関わっているメンバーの適切な配置にもつながる答えです。メンバー内で混乱しない手配もできるため、進捗管理は仕事に欠かせません。
仕事の進捗管理も現状把握もうまくいかない理由
進捗管理が重要であるのは間違いありませんが、仕事の中でうまく活用できていない場合が出てきます。うまくサイクルが回せていないような状況が当てはまるでしょう。現状把握が進まないため、仕事としての結果にもつながりません。このような状況にはいくつかの原因が考えられます。
進捗管理に影響する確認の意識
進捗管理は重要でも、仕事の進捗だけをみていると肝心なことがみえません。これは隠れている情報が何かを理解するための行動が欠けている状況です。
仕事は進捗管理ではなく結果を出すことです。そのための方法の一つとして進捗管理を利用しなければいけません。
進捗管理表では現状把握です。今どれくらい進んでいるのか、計画に対して突き合わせしなければいけません。その結果に合わせてメンバーの状態なども含めて管理する必要が出てくるからです。
ここから導き出された情報でさまざまなことがわかってきます。この情報を活かして初めて意味が出てくるのです。木を見て森を見ずではなく、現状把握の先にあるものは何かを理解する必要があるでしょう。
情報が曖昧
進捗管理で必要なことは情報です。情報が曖昧ではっきりとしてないものになると、進捗管理の中で現状把握が難しくなります。進捗管理しているように見えて実は隠れている情報が何も見えてこないからです。
進捗管理とはあくまでもどの程度進んでいるのか表しているものです。これが達成率になると、目標に対する実績を表します。つまりこの二つを混同していると意味が大きく異なるのです。情報共有を進めていく場合にも、間違った情報が伝達されることになるでしょう。
進捗管理もルールがはっきりしていないと、それぞれバラバラの情報が出てくる可能性があります。明確な線引きがなければ、情報として共有できません。仕事として残りがどの程度あるのかもわからないことになります。
例えばAという仕事は担当者が余裕をもって報告してくるとしましょう。これも進捗管理として重要な方法です。リスク管理を徹底する部分ではある程度余裕がなければいけません。しかし、Bという仕事では全て詰め込んでタイトな状態で進捗管理をしていると、情報の精度に差がついてくるのです。どちらに関しても、感覚的に進められている部分もあるかもしれません。
この場合にはどちらが悪いわけではなく、明確な線引きがなかったことが問題です。余裕をもって進捗管理しすぎれば、必要以上の時間をかける、だらだらとした内容になりかねません。逆にタイトな状態を続けていけばいつか破綻する可能性があるでしょう。
情報共有を進めて現状把握した情報を生かす
進捗管理は常に情報の共有が必要です。チームとってさまざまな情報が役立てられますが、進捗管理から導き出される現状把握がどこかで止まると情報共有が進みません。情報共有が進まないと、自分の立ち位置を結果として見失うことになるでしょう。
スケジュール管理ツールなどを使うのも同様の理由があります。進捗管理による行動が反映されているか管理側から判断できるだけではありません。チームとして全員が自分の立ち位置をわかりやすくできるからです。ここに進捗管理の情報共有が含まれていけば精度はさらに上がります。
スケジュール管理ツールの他にも、毎朝のミーティングなどで必ず情報共有をするといったことも必要です。お互い現状把握ができるようになります。しかし、定例時間以外は情報共有が進まず現状把握ができないため、ITツールと組み合わせていくことが大切です。
仕事の現状把握と進捗管理
仕事では、現状把握が重要な意味をもちます。進捗管理によって得られた情報で、現状把握が進み、これからの対策が見えてくるでしょう。この情報は常にスケジュール管理ツールなどに落とし込むと、チーム全体の行動意識にもつながります。PDCAサイクルや現状把握、スケジュール管理などの情報共有を進めて初めて生きてくるため、うまく活用していきましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
