こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
士業の仕事は、テレワークの導入により大きく変わりました。ビジネスとしての形が大きく変化し、生産性にも違いが生まれてきている状況です。本来士業の仕事は対面が基本でした。顧客から直接話を聞き、いったいどのようなサービスが必要なのかを判断します。これはどのような士業でも変わりません。少々の差があったとしても、本質的に違いがありませんでした。ここに士業の生産性向上のヒントが隠れているといえます。
士業が抱えるテレワーク導入での問題
士業も多くは個人情報を取り扱うところにポイントがあります。電話ではなかなか対応できない部分があり、セキュリティの問題もクリアしなければいけません。提出書類などの問題により、なかなかペーパーレスが進まないところもテレワーク導入の足かせになりました。
士業は信用商売である側面も持っています。お互いを信用した上で仕事を進めますが、そのために本人確認が欠かせません。テレワークが苦手とする部分であり、お互いの信頼関係の構築がどうしても難しいでしょう。
この背景にはなりすましの問題もありました。士業として、本人であることを確認してもらなければいけない部分を持っています。テレワークを逆手に取り、無資格で仕事をするような人まで出てきました。なりすましの被害は非常に大きな問題であり、テレワークの導入をさらに遅らせたのです。
事務所での働き方の変化
士業としてのテレワークの導入が進まない一方で、事務所としては変化をきたし始めています。 例えば事務所職員をテレワークにするといった方法が、注目されるようになりました。
士業の事務所としては、スタッフが常に常駐が必要不可欠というわけではありません。事務処理などは、テレワークでも十分可能だからです。ITツールの導入も進みつつ、生産性の向上を狙ったテレワークの導入も行われるようになりました。
以前はセキュリティに課題がありましたが、現在のITツールは信用レベルが全く違います。資料やスケジュールの管理なども一括して行えるITツールも増え効率化を推し進められるよう変化してきました。士業も少しずつ変化していることは確かですが、業界としてみると、ITツールを含めテレワークの導入もかなり遅れています。業務改善を目指すためにも、生産性の向上を図った構築が必要です。
士業としてのテレワークの効果
士業がテレワークを導入すると、これまで以上の利益をもたらすことが分かってきました。ITとの相性が悪いと言われ続けてきた業界ですが、本質的な部分で変化を与えてくれる可能性があるからです。もたらす効果を認識できると、導入のメリットが見えてきます。
人事の効率化
士業では人数を最小限に抑えることが基本です。しかし、有能な人材であれば採用を考える必要もあるでしょう。事業の継続性という部分でも、さまざまな年齢層を取り入れなければいけないからです。
現在募集をかけても、なかなか採用できない業界が増えてきました。新型コロナウイルスの影響が根強くあり、士業はさらに敬遠される傾向が強まっています。どうしても対面になる時間が多く、感染のリスクも低くありません。いくら募集をかけたとしても、先入観で避けられてしまいます。
求人を出す場合に、士業でもテレワーク導入済みと書くと、人材が集まりやすく採用までスムーズなことが分かりました。テレワークなら感染のリスクを下げられる上、通勤などの時間の拘束も最小限で済みます。これが応募者の魅力につながっているのは間違いありません。
ペーパーレスによるコスト削減と生産性の向上
テレワーク導入により、生産性に大きな影響を与えるのがコスト削減です。テレワークの導入によりさまざまなツールも必要となりました。特に専用の回線の構築などセキュリティ面に関する部分は、相当力を入れなければいけません。他にもリモートアクセスツールなどの導入も必要で、初期投資はかなりの負担になります。
その代わり、これまでかかってきた移動に関する経費や採用コストなどは大幅に下がりました。ペーパーレスの加速により、内部書類の負担だけでも軽減できるのは大きな特徴でしょう。提出書類も電子化できるものが増えており、社会的な部分でもペーパーレスは進んでいます。
ペーパーレスによる直接的なコスト削減はそこまで大きなものと捉えていないかもしれません。しかし、文書の作成から印刷までの作業工数がなくなり、紙媒体の保管作業や管理も必要なくなります。業務の効率化を推し進められるのに、その情報を保管する場所も必要ありません。電子データであれば、場所はほぼ必要ないからです。何かと紙媒体の多い士業だからこそ、ペーパーレスは大きな恩恵をもたらします。
テレワークがもたらした生産性の向上
顧客とのコミュニケーションが欠かせない士業だからこそ、実はテレワークが生産性を向上させました。本来顧客のもとに向かわなければできなかった営業活動も、テレワークになると数が飛躍的に増加します。移動にかかる時間の制限を考えると、1日に回れる件数は必然的に決まってきました。
テレワーク導入は、この移動時間の足枷がありません。ひとつの打ち合わせが終われば、移動せずに次の顧客へアプローチできます。必然的に訪問数が増え、生産性が向上しました。対応できる範囲も大幅に広がります。これまでは移動する時間やコストを考えると、商圏範囲はかなり限定されていました。テレワーク導入により、距離の概念は薄くなります。もちろん、現実的に行動できる範囲を超えるわけにはいかないため、サテライトオフィスの設置なども必要ですが、生産性は飛躍的に向上します。
BCP対策にも大きなメリットをもたらしています。自然災害や人身事故による交通事故など不測の事態が起きた時に、事業の継続が可能となる状況がBCP対策です、テレワーク導入によって、どこでも仕事ができるようになります。事務所を出なければできないという概念が薄くなるため、BCP対策として非常に有効と考えられるのです。不測の事態が起きても事業活動が継続しやすくなります。減収の可能性も減らすことができるでしょう。士業がテレワーク導入というだけでも、生産性を向上させ、これだけの恩恵を受けられます。
新たなビジネスチャンスを生み出す
生産性の向上以上に、新たなビジネスチャンスを生み出す可能性もあります。距離の概念の喪失が非常に大きな意味を持ち、海外などからの相談も受けられるチャンスが生まれてくるからです。
インターネットの世界にも国境などの線はありません。距離の概念も希薄となることから、新たなチャンスが生まれる可能性は十分に考えられます。もちろん営業展開などによって違いがあるのは確かです。しかし、チャンスの可能性が増えることは、どの士業でも大きな意味があります。
ITツールの導入には、相性が良いとは言えない業界なのは確かです。その体質も変化してきており、社会的にも導入が進められるようになりました。導入する場合には、習得するまでの負担もリスクとして計算しておくことが生産性の向上に関わります。便利なことは確かですが、覚えなければ使いこなせません。複数のITツールを導入するとこうした問題も生じます。このリスクを軽減させるためにも、目的は違えども操作感も似ている統一されたシステムを活用していくべきでしょう。
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