こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスの生産性を上げる方法として「時間の使い方」はとても重要です。時間や納期が定められている仕事においては、時間の使い方ひとつで収益が大きく変わるといっても過言ではありません。
効率的な時間の使い方を目指すためには、社内全体のスケジュール調整・管理が重要になってきます。とはいえ、社内全体のスケジュール管理ともなると、凄まじい時間と労力を費やさなければなりません。
そこでITツールの「スケジュール管理」機能が人気を集めています。
本記事では、生産性を上げるスケジュールの調整方法からITツールを導入するメリットをご紹介しています。
目次
スケジュール管理が生産性を上げる理由
スケジュール管理は、社内全体の動きを可視化することに繋がるため、どんな業種においても重要視されるポイントです。特に従業員を多く抱えている企業は、スケジュール調整・管理を徹底しています。
ではなぜ、多くの企業がスケジュール調整・管理を重要としているかを本章でご紹介していきます。
作業スケジュールの効率化
どんな仕事においてもいつもでに納品・納入・完成・検収してくれというような「納期限」が存在します。納期限までに仕事を完了できなければ、その後の仕事にも影響が出ます。
納期限を守るためには、個々・チーム・グループのスケジュールを決め、それらを管理する必要があります。そんな時に役立つのが「スケジュール管理」です。スケジュール管理は、「どこで何をいつまでにやるか」をスケジューリングして実行することです。
例えば、1日の動きを以下のように箇条書きするだけでも今日何をするべきかを明確にできます。
- AM 8：00 朝礼
- AM 9：00 取引先との打ち合わせ
- AM 11：00 企画書の提出
- PM 2：00 プロジェクト打ち合わせ会議
- PM 4：00 社内全体打ち合わせ
一日のスケジュールを上司または社内全体が把握できていれば、企業全体の可視化につながり、業務の改善や生産性向上のヒントになることもあります。
言い換えれば、スケジュール管理を疎かにしている企業は、無駄な作業に時間を費やしているケースが多いです。貴重な時間と労力をロスしないためにも、企業全体のスケジュール管理は重要であることに加えて、社内全体の業務効率化にも期待ができます。
作業タスクの明確化
スケジュール管理は、従業員の作業タスクの指針にもなり得ます。特に入社した新入社員は何をいつまでにやらなければいけないかを感覚的に取り組むのは非常に難しい。やるべきことを予定として管理しておくことで作業タスクを整理することにも繋がるのです。
さらに、作業タスクをスケジュールに入れておくことで、作業漏れや会議等のダブルブッキングも最低限に抑える効果も期待できます。限られらた時間の中で最大のパフォーマンスを発揮するためには、やるべきことを明確にして無駄のないスケジュールを組みことも必要になります。
作業順位の整理
スケジュール管理でやるべきことを明確化できれば、自然と優先作業順位も明確になります。時間単位、日単位、週間単位、1ヶ月単位でスケジュールを組むと、やるべきタスクの全体像が把握でき、どのタスクを消化すれば効率的に進めるかがわかります。
優先順位が高いものから作業を進めることは、気持ちの余裕にも繋がるため、従業員のメンタル管理にも効果的です。
生産性を上げるスケジュール調整方法とは
生産性を上げるスケジュール調整方法を実現させるためには、いくつかのポイントを抑える必要があります。本章では、生産性を上げるスケジュール調整方法のコツをご紹介しています。
費用対効果の把握
ただ、スケジュール調整・管理をしたからといって生産性が上がるとはいえません。生産性を上げるスケジュール調整をするためには、「費用対効果」を考えたスケジューリングが重要です。
いくら単価のいい仕事でも、仕事の所要時間が長ければ、意味がありません。仕事の単価と所要時間を考えて、スケジューリングすることで、仕事の質が上がり、企業全体の生産性の向上にもつながります。
スケジュール通りにタスクを消化できるかできないかで、従業員の評価もしやすくなるため、能力にあった仕事の分担もしやすくなるメリットもあります。
より質の高い仕事を求めるのであれば、タイマーなどで秒・分単位でタスク管理する企業もあります。質の高い従業員（ビジネスマン）を育てるためのひとつの方法としてもおすすめです。
タイムスケジュール管理
作業タスクにタイムリミットを設けることで、従業員は作業を時間内に終わらせようとするた仕事の仕方を工夫します。
例えば、毎回使用するメールの文章を雛形として利用できるように保存しておくなど、単純作業の効率化が期待できます。
従業員が自ら考え行動することで主体性が磨かれ、作業のスピードアップは生産性の向上に加えて、従業員の自身にもつながるため無理のないタイムリミットを設けることはとても有効な手段と言えます。
無理のないスケジュール調整
スケジュールを完璧にしたところで、イレギュラーな案件は必ず発生すると思っていて下さい。さらに、イレギュラーな案件やトラブルはいつ発生するかわからないため、臨機応変な対応が求められます。
この課題の解決策は、イレギュラーなケースが発生することを予測したスケジュールをあらかじめ組んでおくことです。スケジュールに遊びを取り入れるという言い方もしますが
、スケジュールに「余裕」を持たせてあげるということです。
もちろん、トラブル等が起こらないに越したことはありませんが、起こった時に対策を講じていては有効な対策を考える時間も少ないため、判断を間違えるケースも発生します。大きなトラブルに発展させないためにも遊びを持たせたスケジュール調整がおすすめです。
生産性を上げるスケジュール調整方法のポイント
スケジュール調整・管理を徹底していても生産性が上がらないケースも発生する場合もゼロではありません。本章では、スケジュール調整・管理で失敗しない方法をご紹介しています。
スケジュール調整の習慣化
スケジュール管理をしていても失敗する人は、判断が遅いということが原因として挙げられます。上述でもご紹介したように質の高いビジネスマンは日常的にタスクの「重要度」を判断してスケジューリングするようにしています。
重要度のランク分けがいまいち理解できないという方は以下の具体例のように設定しておくといいかもしれません。
「クレーム・トラブル対応 →緊急度 ５」
「問い合わせ→ 緊急度 ４」
「上司の指示 → 緊急度 ３」
「メールの返信 → 緊急度 ２」
※緊急度：高５・・・１低
以上のようにあらかじめ緊急度の設定をしておくことでスピーディーな判断ができるようになります。緊急度が高い・低いの判断はこれまでの経験が必要になる場合もあるため、経験豊富な上司に相談して決めるようにしましょう。
スケジュール管理はITツールの利用がおすすめ
これらのスケジュール調整・管理には、時間と労力を費やすこともあります。従業員全体の可視化をエクセル等で行う企業も多いですが、その行為事態が非常に非効率である場合もあります。
エクセルよりも多機能で業務効率が期待できるのが、ITツールのスケジュール管理機能です。社内の情報共有はもちろん、チャット機能やTo Doリスト、スケジュール管理の可視化がITツールひとつで一元管理できます。
基本的に初期コストや運用コストは発生しますが、お試し無料期間を利用して試運転も可能ですので、スケジュール管理ツールに興味のある企業はぜひ参考にしてみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
