こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
過去には戻れませんが、仕事の予定となると話は変わってきます。特にメンバーの動向を把握したい責任者にとっては、過去の予定を後から確認したい場合もあるでしょう。
とはいえ、仕事の予定は急に変わることもあります。予定の変更をしっかり反映しておかないと、後から予定を確認した時に誤解してしまうかもしれません。
予定を管理するために、ホワイトボードを使っている企業も少なくないようです。しかし、ホワイトボードで管理できる日数には限りがあり、過去の予定を長期間保持することはできません。
今回は、ホワイトボードで予定を管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
過去の施工内容が把握できず、時間を無駄にするメンバーも
今回インタビューした企業は不動産仲介・建設事業で、不動産の仲介や現場の建設・工事を行っています。
お客様都合で工事の日程が急遽変わることも頻繁にあります。その場合は予定していた作業がなくなったり、急に仕事が発生したりするので、メンバーの作業量も大きく変化します。そのため、予定の変更をしっかりと管理・共有しなければなりません。
しかし現状の予定管理方法では過去の予定を正確に確認できず、施工内容の詳細を後から把握できません。そのためメンバーの作業実績が分からず、結果として時間を無駄にしていたメンバーが判明することも多いそうです。
ホワイトボードでは、過去の予定を長期間保持できない
こちらの企業では、ホワイトボードで予定を管理・共有している、とのことでした。
ホワイトボードには、直近の工事予定や担当メンバーを記入しており、各メンバーがその予定にしたがって作業を行います。ただし、当日工事の日程が変わった場合でも、ホワイトボードの予定は変更されないことがほとんどです。
ホワイトボードで管理できる予定の日数には限りがあります。そのため、日にちが経つと過去の予定を保持できず、作業実績が分からなくなってしまうのです。
また、ホワイトボードは手書き作業となるため、細かい予定変更が面倒でおろそかになりがちです。そのため予定の変更がリアルタイムに共有できないことも多く、後から工事の内容が変わっていても把握できません。
グループウェアのカレンダー機能で、過去の予定をいつでもチェック可能に
グループウェアのカレンダー機能を使うことが、こうした予定変更が多い職場にはピッタリです。
グループウェアだと、日々の予定をクラウド上で管理・共有できます。過去の予定もバッチリ保持でき、パソコンやスマートフォンからいつでも作業実績をさかのぼってチェック可能です。
それに、予定の管理がしやすいインターフェースで、急な予定の変更が発生してもリアルタイムに共有できます。ですので、予定していた作業がなくなったメンバーをすぐに把握でき、代わりの作業をアサインするといった対応も可能です。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
