こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
バイトのスケジュール管理は、それぞれシフトに入れる日も時間もまちまちなので非常に苦労する仕事です。スケジュール管理をしっかりとやらないと、業務に大きな支障がでます。
スケジュール管理が円滑に進まないと、バイトメンバーのやる気低下にもつながってくるでしょう。雇用側の最も重要な仕事ともいえるバイトのスケジュール管理について、ポイントや管理方法、使いやすいオススメアプリを解説します。
バイトのスケジュール管理を円滑に行うポイント
バイトメンバーは、常勤の人たちとは意識や目的が違います。バイトメンバーの状況を把握して、スケジュール管理をすることが大切です。雇用者側の事情も徐々に理解できる手立てを打てば、有能なバイトメンバーが育ちます。
バイトメンバーとのコミュニケーションを良好に
スケジュール管理を円滑に進めるために、最も重要なのはバイトメンバーの協力です。バイトのシフト希望を完全に受け入れることはできないでしょう。互いに少々の無理を譲り合ってシフトが成り立ちます。
普段からコミュニケーションを良好に保っていれば、快く調整に応えてくれるでしょう。飲み会や食事などがコミュニケーションだと思いがちです。しかし、顔を合わせたときの挨拶やちょっとした会話の方が、人間関係の円滑化には役立ちます。
バイトメンバー同士の人間関係もしっかり観察すれば、必ずスケジュール管理に役立ちます。「困ったときだけ頼ってくる」と思われないように、普段からのコミュニケーションを大切にしましょう。
バイトを育てる意識が重要
バイトをする人の中には、お金さえもらえればよいと考える人も多くいます。しかし、仕事への責任感や満足感を味わえれば、意欲的に業務を行うようになるでしょう。戦力となってしっかり働いてもらうためには、バイトメンバーの教育が必要です。
「今の若い者は…」と嘆くのではなく、バイトメンバーについてのリサーチを怠らないのが肝要です。業務に活かせる技術を人知れず身につけている人もいるかもしれません。スケジュール管理における適材適所のためにも、有効な情報を手に入れましょう。
仕事内容に精通した有能なバイトメンバーを育てる意識で、バイトメンバーに接することが大切です。力をつけたバイトメンバーは、正社員の不足を補ったり代理を務めたりしてくれるようになります。将来的には正社員として採用する可能性もあると考えて、教育にあたりましょう。
業務に対する技術が向上すれば、バイトのスケジュール管理も調整しやすくなり、非常に楽になります。
バイトのスケジュール管理をする際の注意点
バイトのスケジュール管理は、雇用者とバイト間で取り交わした契約を元に行われるものです。双方の理解に違いがあっては成り立たないので、最初の確認を抜かりなくやっておきましょう。また、法律上決められた収入の制限なども関わってきますので、慎重に進めなくてはいけません。
バイト採用時に書面での契約を行う
バイトを雇用するときには、いくつかの書面で契約をすることになっています。以下のように大きく3つにわけられます。
- 法律上必要だと規定されている書類（マイナンバー）
- 税金、社会保険関係で必要な書類（出勤日数や勤務時間によって必要書類が違う）
- 法律上の拘束はないが、あった方がよい書類（雇用契約書、誓約書、身元保証書、住民票記載事項証明書など）
スケジュール管理を進めていく上で重要なのが、「法律上の拘束はないが、あった方がよい書類」です。雇用してからのトラブルを防ぐためにも、書面を通して契約することをおすすめします。
特にバイトに入るのが学生の場合は、学業との両立を雇用側も考えなくてはいけません。スケジュール管理においても以下の事柄に配慮しましょう。
- 無理のないシフトを組む
- 急なシフト変更をできるだけしない
- 試験や就職活動など、本業に関わる都合は柔軟に対応する
大学でのカリキュラムや行事の予定、生活状況などはある程度把握しておくと、スケジュール管理が円滑になります。学生の立場を理解した上で、就業義務を果たすように要求していくことが大切です。
賃金を支払う相手であり、しっかり戦力として働いてもらわなくてはいけません。契約に関することは書面で確認して、トラブルを防ぎましょう。
バイトの所得制限についてチェックする
バイトには所得制限があります。バイト任せにしておくわけにはいきませんから、スケジュール管理をする中でチェックするように心がけましょう。バイトの所得制限に関する金額についてまとめておきます。
- 住民税は、市（町村）民税、都道府県民税を合わせた地方税の一種です。年収100万円以上の場合に支払うことになっています。
- 所得税は、給与などの所得に応じて支払う税金です。年収103万円以上の場合に支払う必要があります。配偶者控除が受けられなくなるのも103万円を超えた場合です。
- 年収130万円を超えると、保険料を納めなくてはいけません。勤務時間や勤務日数、学生ではないバイト、雇用側の従業員501人以上などの条件によっては、130万円以下でも保険料を納める必要が出てきます。細かく調べて対応する必要があるでしょう。
以上の事柄を十分にチェックしてスケジュール管理をしないと、気づいていなかった税金を納める必要が出てしまい、予定より収入が減ってしまう事態がおきます。事前の確認を丁寧に行い、スケジュール管理の中に賃金計算も含めて考えましょう。
バイトのスケジュール管理方法3種
バイトのスケジュール管理方法を3種ご紹介します。複雑なシフトを決めていく作業になりますから、アプリ仕様が1番オススメです。
紙で管理
昔ながらの紙を使ってのスケジュール管理にも、メリットはあります。柔軟なシフト管理表が作れることです。勤務パターンが特殊な場合は、デジタルで表を作る方が大変な場合も多いでしょう。
過去の知識が積み重ねられてきた紙ベースのスケジュール管理表は、侮れない価値があります。円滑なスケジュール管理のために、そのまま引き継いでいく方がよい場合もあるでしょう。
しかし紙ベースのスケジュール管理表は、作成に莫大な時間と労力が必要です。紛失や汚してしまう、訂正が重なって見づらくなってしまうなどのデメリットも多数あります。スケジュール管理表が原因で業務が滞ることは、あってはいけません。
よいアプリやデジタルツールが数多く出ています。今までのスケジュール管理表のメリットを活かしながら、デジタルツールに移行することを考えるべき時ではないでしょうか。
Excelで管理
Excelを利用してスケジュール管理表を作成する方法もあります。ご存じの通り、Excelは表計算が得意なソフトウェアです。テンプレートもあり、関数を入れれば勤務時間や賃金が即座に出せる表を作成できます。
スケジュール管理表を作成する手間は大きく削減されるでしょう。瞬時に計算ができることと合わせて、Excelを使う大きなメリットとなります。
Excelのデメリットは、うっかり表に入れた数式を変更してしまったり、バイトに入る時刻を打ち間違えてしまったりというミスを発生させる傾向があることです。賃金にも関わってくることなので、バイトメンバーとのトラブルにつながってしまいます。Excelはメッセージをやりとりする機能も十分にあるとはいえず、並行して他のツールを使う必要があるのも、弱点です。
アプリやツールで管理
デジタル化が進んでいる昨今、最もオススメできるのがアプリやツールを使ってスケジュール管理する方法です。使い慣れるまでに多少時間は必要ですが、慣れてしまえばその円滑さに驚くでしょう。
若いバイトメンバーはデジタルに強い人が多いので、すぐに使いこなせるはずです。デジタルツールの導入で、雇用者はスケジュール管理表を作る負担が減ります。
バイトメンバーはスケジュールを確認しやすく、変更の可能性も可視化されます。双方共に大変便利になるのは大きなメリットです。
アプリやツールを選ぶときには、システムがバイトのシフト形態にうまく対応するかどうか、機能をよく調べましょう。マッチしないものを導入すれば、紙ベースやExcelでスケジュール管理を行う以上に煩雑になってしまいます。
バイトのスケジュールにおススメアプリ3選
どうしても複雑になるバイトのスケジュール管理は、アプリで行うことがオススメです。使いやすいアプリを3つご紹介します。
Airシフト
「Airシフト」は、株式会社リクルートが提供しているスケジュール管理アプリです。専用の無料アプリ「シフトボード」を使ってバイトメンバーからシフト希望を提出してもらうと、自動でスケジュール管理表に反映されます。調整や変更時にも、チャット機能を使って連絡が可能です。
さまざまなAirアプリと連携して機能を広げることもでき、バイト形態に合わせたカスタマイズにも対応しています。2か月の無料体験期間があったり、スタッフ1人あたり月額100円（税抜）で利用できたり、コスト面でもオススメできるアプリです。
タイムカードによる勤怠管理、給与計算ソフトとの連携もあるので、雇用者の事務作業を大きく削減できます。ただし、複数店舗には対応しないので、単店舗運営用のアプリです。
- 対応ブラウザ：Google Chrome、Microsoft Edge、Safari、Google Chrome
- シフト希望を自動で表にできる
- 勤怠機能つき
- スタッフ1人あたり月額100円（税抜）、2か月の無料体験期間あり
勤務シフト作成お助けマン
「勤務シフト作成お助けマン」は、鉄道情報システム株式会社が提供しています。複雑な勤務体系や必要人数など、勤務条件を反映したスケジュール管理が可能です。
提出された希望を元に、自動でスケジュール管理表を作成できます。事前に入力した条件も考慮してくれるので、雇用者は微調整を行うだけです。
確定したスケジュールはスマホから確認ができます。複数店舗に対応するので、店舗間の応援調整も対応可能です。勤務回数を考慮して、公平性に配慮したシフト表を作成できます。
- 対応ブラウザ：Google Chrome、Microsoft Edge、Microsoft Internet Explorer 11、Safari
- シフト希望を自動で表にできる
- 早番、遅番、夜勤などの記号を割り当てるシフト表を作成できる「勤務シフト作成お助けマンDay」と、時間を指定する「勤務シフト作成お助けマンTime」がある
- Dayは月額12,000円（税抜）～2か月の無料体験期間あり、Timeは20名までで6000円（税抜）～
シフオプ
「シフオプ」も株式会社リクルートが提供しています。店舗におけるパートやアルバイトのスケジュール管理に使い勝手のよいアプリです。人手不足対策やシフト管理の効率化を期待できます。
スケジュール調整のやりとりや作成、ヘルプまでの機能が充実しています。労務管理などの複雑な設定もできるなど、幅広い対応力をもっているツールです。
- 対応ブラウザ（PC）：Microsoft Internet Explorer 10以降、Mozilla Firefox 23以降、Google Chrome 28 以降
- 対応ブラウザ（スマートフォン）：iPhoneでSafari、AndroidでChrome
- シフト希望を自動で表にできる
- スタッフ1人あたり月額300円（税抜）（1ユーザーあたり）
まとめ｜バイトのスケジュール管理は会話とツールでうまくいく
さまざまな条件を抱える多数のバイトメンバーのスケジュールを管理する大変さは、並大抵のことではありません。しかし、バイトのスケジュール管理は、業務を円滑に展開するためには不可欠です。
バイトだからと軽く考えずに、一緒に業務を遂行するメンバーとして、コミュニケーションを円滑にして関係を深めるように心がけましょう。業務の効率化やレベルアップにつながります。
多少のコストはかかりますが、スケジュール管理にはデジタルツールの使用をおすすめします。業務形態にあったツールを導入して、効率的なスケジュール管理を目指しましょう。
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