こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
作業の効率化や電子帳簿の保存義務が生じる昨今、ペーパーレス化の動きが急速に進んでいます。同時にデジタル化を社内全体に浸透させる動きも加速しています。
ただし、「ペーパーレス化」によってどういった効果が期待できるのか、ペーパーレス化による企業のメリット・デメリットはどういったものがあるかを知らずにペーパーレス化を進めてしまうと導入コストばかり費やして、導入効果が得られないといった事例もあります。
そこで本記事では、書類資料のデータ化に向けて「ペーパーレス化」を実現させたい企業に向けて、円滑なペーパーレス化の方法に加えて、ペーパーレス化の導入効果についてご紹介しています。
目次
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、その名のとおり、紙の資料を失くすことを目的としています。オフィス内に保管している紙媒体の資料を電子化し、電子保存することで、紙・印刷・保管場所のコストを削減。さらに、資料を探す手間、紛失、盗難リスクを最小限に抑えられる効果が期待できます。
また、新型コロナウイルス対策としてテレワークの増加に伴い、電子文書のやり取りが増加。スムーズな業務の効率化に加えて、コスト削減などのメリットが生じる一方で、電子ファイルでのやり取りや社内ルールの整備や機材格差などの課題が浮き彫りになりました。
ペーパーレス化をサポートする3つのアイテム
本章では、ペーパーレス化するための具体的な3つの方法をご紹介しています。ペーパーレス化が推奨されていくにつれて、世間の注目度が高まり、さまざまなサービスが登場しています。
グループウェア
グループウェアは、さまざまな機能が集約されているITツールです。情報の共有・コミュニケーションツール・タスク管理機能など、バックオフィス業務の効率化が期待できます。
書類のやりとりやファイルの送受信もグループウェア内で行うことができるため、ペーパレス化に繋がります。外部機能と連携することも可能であるため、多くの企業が導入しています。
クラウドストレージ
インターネット上にあるファイルやデータを保存・共有できる「クラウドストレージ」を活用することで、ペーパーレス化が実現できます。
クラウドストレージを利用するメリットは、PDF等を社外から閲覧できることに加えて、アクセス権限の設定が可能であるため、情報が洩れるリスクを最小限に抑えることができます。
テレワークを導入する企業が増え続けている現代において、高いセキュリティの中で情報共有がクラウド上でできるクラウドストレージは大きな魅力といえるでしょう。
クラウド校正ツール
記録した文章を解析し、間違った表現や不適切な表現を訂正してくれる「構成ツール」ですが、オンライン上で校正できる「クラウド校正ツール」を利用することで、業務資料等をオンライン上で作成することができます。
校正ツールは自動で文章をチェックしてくれるため、パンフレット等を作成する企業はクラウド校正ツールの利用もおすすめです。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
本章ではペーパーレス化のメリット・デメリットをご紹介しています。メリットとデメリットを比較して、自社にとってメリットが大きい場合は、前述でご紹介したサポートアイテムをお試しください。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化を進めると以下の4つのメリットがあります。
- 業務効率向上
- コスト削減
- 保管スペースの確保
- 情報漏洩防止
では、それぞれのメリットを順次解説していきます。
業務効率向上
ペーパーレス化は紙媒体からデジタル化への転換に繋がります。デジタル化を行うことで保存データを他のデバイスからアクセスできることに加えて、検索するだけで過去データがすぐに見つかります。必要な時にどこからでも、必要な資料を探せるのは大きなメリットといえるでしょう。
コスト削減
ペーパーレス化は、紙代・インク代・印刷代・印刷機器代・郵送代など、紙資料を取り扱う上で必要なコストをすべて削減することができます。コストの他に、コピーや資料の廃棄などに要する手間がなくなるため、従業員の負担の軽減も期待できます。
保管スペースの確保
紙の資料だと保管場所を確保しなければいけないため、保管スペースを別に用意しなければなりません。保管庫コストや保管に伴う備品コストに加えて、セキュリティ面にも配慮する必要があるため、企業の規模が大きくなればなるほど膨大なコストを要します。
一方、ペーパーレス化が実現すれば、資料保管スペースや備品コストが一切かかりません。さらに、デジタル保存により、セキュリティ面も強化されます。
情報漏洩防止
デジタル保存された資料は、アクセス権限やパスワードの設定により、情報漏洩リスクを最小限に抑えることが可能です。紙媒体の保存とは違い、紛失する恐れや劣化による消失、災害等での焼失の被害の心配もありません。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化を進めると以下の3つのデメリットがあります。
- 資料を一目で確認できない
- 導入コスト
- システム障害リスク
では、それぞれのメリットを順次解説していきます。
資料を一目で確認できない
デジタル保存資料だと、ディスプレイのサイズによって資料のサイズが制限されるため、資料として見づらいといった声も聞かれます。画面サイズの変更や重要な部分を太字にするなどの工夫が求められます。
導入コスト
デジタル化への転換には、クラウドシステム費用に加えて、パソコンやタブレッド、スキャナーなどのハードウェアに加えて、それらを保護するセキュリティソフト、Wi-Fi環境などが必要となります。つまり、デジタル化には、イニシャルコスト（初期費用）とランニングコスト（運用費用）が必要不可欠なのです。
ステム障害リスク
クラウド上にデータを保存している場合に、利用しているクラウドサーバーやネット環境にトラブルが発生すると、保存データにアクセスできなくなるリスクがあります。最悪の場合、保存データを失うケースも生じます。
そのため、システムトラブルがいつ発生してもいいように、常習的にバックアップを取るクセを身につけましょう。
社内でペーパーレス化を推進する際のポイント
ペーパーレス化を円滑に進めるためには、紙媒体からデジタル化する目的を明確にして、社内従業員にペーパーレス化を行うメリットなどを伝えます。ペーパーレス化によって業務効率化が実現できるか否かは、社内に順応するかがポイントです。そのため、年齢層が幅広い企業である場合は、情報リテラシが低い従業員にも伝わるような丁寧かつ簡単なプレゼンが求められます。
また、社内への浸透は1回の社内研修ではなく、複数回行うなど、段階的に進めるのがおすすめです。従業員の年齢層や理解度を考慮し、研修レベルで振り分ける。または、部署・チームでお試し利用させる方法もあります。
また、普段から利用しているスマホやタブレット端末を配布し、チャット機能やビデオ会議機能など、使い慣れている機能を利用し、デジタル利用を常習化させる方法もおすすめです。
ペーパーレス化からデジタル化へ
ペーパーレス化を実現する方法とペーパーレス化の導入効果について理解は深められたでしょうか。
ペーパーレス化による効果は、オフィス業務の効率化に加えて、大幅なコストカットにも繋がります。さらに、ITツールを利用することで、書類の電子化・保存・送受信・管理・検索・共有・廃棄までを一元管理することも可能です。
オフィス業務の効率化やコストカットを考える企業は、ペーパーレス化をきっかけにデジタル化への転換を検討してみてはいかがでしょうか。
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